1. Bei dem Einsatz von Registrierkassen sind sämtliche Tagesendsummenbons (Z-Abschläge) aufzubewahren. Die Tagesendsummenbons weisen in aller Regel eine fortlaufende Nummer (Z-Nummer) auf. Überprüfen Sie, dass alle Nummern vorliegen, gleich, ob auf den Tagesendsummenbons ein Umsatz verbucht ist oder nicht.
  2. Sofern neben den Tagesendsummenbons auch Kellnerberichte, sogenannte X-Abschläge, aus dem Kassensystem gezogen werden, sind auch diese aufzubewahren. Zusätzlich empfiehlt sich die Anfertigung und Aufbewahrung eines von der jeweiligen Servicekraft unterschriebenen Abrechnungsprotokolls, das neben dem Datum insbesondere auch die Höhe des Umsatzes aufweist.
  3. Sämtliche Organisationsunterlagen zur Kasse sind aufzubewahren. Hierzu gehören insbesondere: Bedienungs- und Programmier-
    anleitungen, Programmabrufe (Protokolle) nach jeder Änderung der Programmierung, z. B. Eingabe neuer Preise oder Änderungen der Speisekarte, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher, Kopien von Rechnungen, die mit der Registrierkasse erstellt worden sind. (Eine umfangreiche Aufstellung der aufzubewahrenden Unterlagen ist dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 9.1.1996 zu entnehmen. Zwar ist dieses Schreiben zwischenzeitlich durch das Schreiben vom 26.11.2010 aufgehoben worden, gleichwohl sollten die im Schreiben vom 9.1.1996 aufgeführten Unterlagen weiterhin unbedingt aufbewahrt werden.)
  4. Sofern die Barerlöse mittels elektronischer Kasse erfasst werden, sind die elektronischen Kassendaten grundsätzlich seit dem 1.1.2002 zu speichern und auf Verlangen dem Prüfer zu übergeben. Kassensysteme, die dies technisch (noch) nicht konnten, durfte der Gastronom gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 längstens bis zum 31.12.2016 weiter verwenden. Seit dem 1.1.2017 müssen Kassensysteme in jedem Fall die Daten speichern und diese über eine Schnittstelle exportieren können. Sofern das vom Gastronomen eingesetzte Kassensystem vor dem 1.1.2017 eine entsprechende technische Aufrüstung ermöglichte, war der Gastronom gehalten, diese vorzunehmen, will heißen, in diesem Fall kann er sich nicht auf die bis zum 31.12.2016 währende Übergangszeit berufen. Unabhängig hiervon sollte der Gastronom sich aber vergewissern, dass die gespeicherten elektronischen Daten den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, vgl. BMF-Schreiben vom 14.11.2014) entsprechen.
  5. Eine Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse existierte weder vor dem 31.12.2016 noch ist sie seit dem 1.1.2017 gegeben. Gastronomen durften in der Vergangenheit – und können also auch in Zukunft – eine sogenannte „offene Ladenkasse“ führen. Sie sind jedoch alsdann zum Nachweis der Vollständigkeit ihrer Bareinnahmen verpflichtet, einen Kassenbericht (!) zu führen. Ein ordnungsgemäßer Kassenbericht fängt immer und zwingend mit dem ausgezählten Kassenbestand am Ende eines Tages an. Ausgehend von diesem Kassenendbestand werden unter Abzug des Kassenanfangsbestandes und der Einlagen sowie unter Addition der Ausgaben und Entnahmen des Tages die Kasseneinnahmen rechnerisch ermittelt. Diese Form des Kassenberichtes ist die einzig ordnungsgemäße. Dementsprechend unterscheidet sich ein Kassenbericht auch von einem Kassenbuch. Gastronomen, die eine offene Ladenkasse verwenden, sollten diesen Unterschied kennen. Des Weiteren empfiehlt es sich, über den ausgezählten Kassenendbestand ein Zählprotokoll (5 Hundert-Euro-Scheine, 3 Fünfzig-Euro-Scheine etc.) zu fertigen und dieses zusammen mit dem Kassenbericht aufzubewahren.

Weitere Tipps zur Vermeidung von Mehrergebnissen bei steuerlicher Außenprüfung und zum Umgang mit dem Betriebsprüfer finden Sie hier.