Bei der Betriebsprüfung hat sich für Unternehmen etwas verändert – denn die Finanzbehörden setzen verstärkt auf moderne Technik und legen den Schwerpunkt mehr und mehr auf elektronische Betriebsprüfungen. Viele Unternehmen sind auf digitale Prüfungsverfahren aber noch nicht hinreichend vorbereitet, betont der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Wer sich nicht auf die neuen Methoden einstellt, riskiert Nachteile in der steuerlichen Beurteilung von zentralen Geschäftsvorgängen. Gerade mittelständische Unternehmen, also auch Hotels und Gaststätten, sollten die Ablage und Archivierung digitaler Dokumente auf den Prüfstand stellen.

Spezielle Analyseprogramme

Eine elektronische Steuerprüfung stattet die Finanzbehörden mit neuen Möglichkeiten aus. Betriebsprüfer dürfen Daten an einem firmeneigenen PC durchsuchen und bei Bedarf auch Unterlagen auf einem Datenträger mitnehmen. Sie können Dokumente nicht nur stichprobenartig, sondern mit speziellen Analyseprogrammen umfassend prüfen und statistisch auswerten. Das trifft auch ehrliche Steuerzahler: Es drohen unerwünschte Einblicke in Unternehmensinterna oder Nachfragen zu Vorgängen, die eigentlich nicht prüfungsrelevant sind. Schnell komme es dadurch zu nachteiligen Bewertungen der Finanzbehörden, die hohe Steuernachzahlungen nach sich ziehen können, wie der Bundesverband betont.

Viele Unternehmen gehen mit elektronischen Dokumenten nicht so sorgfältig um wie mit Papierbelegen. Wie Papierbelege sollten sich digitale Daten auf eine sachliche Darstellung konzentrieren und nicht unbedacht Vertrauliches Preis geben. „Betriebsprüfer dürfen alle Daten verwerten, die ihnen zugänglich sind“, warnt Axel Uhrmacher, Vizepräsident des BVBC.„Steuerpflichtige müssen selbst dafür Sorge tragen, dass der Zugriff auf steuerlich relevante

Daten beschränkt bleibt.“ Doch wie können sich Unternehmen vor unerwünschten Einblicken bei einer elektronischen Steuerprüfung schützen? Firmen sollten klare Regeln für die digitale Dokumentenablage definieren und konsequente einhalten, rät der BVBC.

Positiv beeinflussen

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen bestehe hier noch ein großer Nachholbedarf. Von Vorteil ist eine gemeinsame Abstimmung zwischen Geschäftsleitung, IT-Abteilung und den steuerlichen Beratern. „Nicht prüfungsrelevante Dokumente wie Personalunterlagen oder Auftragsbücher sollten durch spezielle Zugriffsrechte geschützt werden“, betont BVBC-Experte Uhrmacher. Wer sich gut vorbereitet, kann somit auch die elektronische Steuerprüfung positiv beeinflussen.