Viele Hoteliers, gerade mit kleinen und mittleren Betrieben, verlassen sich auch in diesen hochtechnisierten Zeiten gerne noch auf das gute, alte Reservierungsbuch – trotz entsprechender Software. In das Buch tragen sie die Buchungen ein, verwalten die Zimmerkontingente und tragen (bei ihren Stammgästen) die Vorlieben und „No-Gos“ ein. Dabei gibt es eine Reihe von Management-Systemen, die Unternehmern die Arbeit erleichtern und das Reservierungsbuch endgültig ersetzen können.
Doch warum sind so viele Hoteliers bislang nicht komplett umgestiegen? Weshalb ist das Reservierungsbuch noch immer tägliches Arbeitsmittel in Betrieben? „Wir haben viele Hoteliers mit schönen Häusern und guten Ansätzen kennengelernt, die aber den bisher verfügbaren Ideen aus verschiedenen Gründen nicht trauen. Entweder sind die Systemeauf die Kettenhotellerie ausgerichtet, zu teuer oder sehr aufwändig in der täglichen Anwendung“, berichtet Patrick Schulte aus Erfahrung. Er ist Geschäftsführer von ibelsa, einem IT-Unternehmen mit Sitz in Berlin-Neukölln. ibelsa hat ein Hotel-Management-System entwickelt, das sich vor allem an kleine und mittlere Hotels und kleine Ketten richtet – also an den allergrößten Teil in der Branche.

Ansprüchen der Branche gerecht werden

„Wir sind dem Motto ‚Halte es einfach’ gefolgt. Unser Ansatz war, ein Produkt auf den Markt zu bringen, das sich schnell in die bestehende Struktur einbinden und von jedem leicht bedienen lässt und das genau den Ansprüchen gerecht wird, die der typische deutsche Hotelier hat“, ergänzt sein Geschäftspartner Philipp Berchtold, der selbst aus einer Hoteliersfamilie stammt und lange national und international im Fach gearbeitet hat. Das klingt alles wunderbar, aber doch eher nach Marketing. Die Frage, die sich Hoteliers in einem solchen Zusammenhang stellen, ist einfach: Wie funktioniert das System und welchen Nutzen hat es für mich konkret? „Für unser System ibelsa.rooms ist nur ein Computer mit Internetanschluss nötig. Das Programm ist onlinebasiert, Hoteliers und ihre Mitarbeiter können über jeden Browser und von überall her auf ibelsa.rooms zugreifen. Damit wandert das gute, alte Reservierungsbuch in die Cloud“, sagt Patrick Schulte, der darin einen der entscheidenden Vorteile sieht. „Wir passen uns an die Technik im Hotel an. Kein Kunde muss neue Hardware kaufen.“

Mit ibelsa.rooms lassen sich, das hat auch eine Vorführung der Software ergeben, die relevanten Arbeitsprozesse im Hotel zentral steuern. Dazu gehören neben der Reservierung von Zimmern und der Verwaltung beim Check-in auch die Erstellung der Abschlussrechnung, ein Channel-Manager für die Online-Buchbarkeit, ein komplettes CRM-System (Customer Relations Management = Kundenbeziehungsmanagement) sowie die Anbindung an ein bestehendes Kassensystem. „Wir haben den Anspruch, Hoteliers mit ibelsa.rooms einen kompletten Service zu bieten. Dieser beginnt eben bei der Zimmerbelegung und endet beim Management von Kontingenten, Preisen und Kundendaten, um eine optimale Markt- und Markenpositionierung zu erreichen“, sagt Berchtold.

Bei den integrierten Channel Managern wie SitemInder, CultSwitch, DIRS21, channelmanager.de und ParityRate handelt es sich laut Angaben von ibelsa um eine Zwei-Wege-Anbindung zwischen den Buchungskanälen – vom Portal bis zur eigenen Website – und ibelsa.rooms. So werde die Möglichkeit geschaffen, die Verfügbarkeiten und Preise in den entsprechenden Kanälen zentral zu verwalten und gleichzeitig die Reservierungen direkt ins digitale Buch zu übertragen. Das biete dem Hotelier Flexibilität und Dynamik, da keine Programmierung von Schnittstellen zum externen Channel-Manager nötig sei. „Vor allem nach dem Fall der Ratenparität sollten Hoteliers darauf achten, dass die hoteleigenen Preise die besten sind. Dabei hilft die zentrale Datenpflege über ibelsa.rooms mit den integrierten Channel-Managern“, erläutert IT-Experte Patrick Schulte. Apropos Preise: ibelsa.rooms berechnet für sein System vier Euro monatlich pro Zimmer. Dadurch zahlt beispielsweise ein Hotel mit 30 Zimmern 120 Euro im Monat für die Nutzung der vollständigen Software, inklusive Updates und Support.

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