Wer in der Gastronomie arbeitet, der weiß, es gibt an sieben Tagen die Woche viel zu tun. Es geht um Optimierung, um viele Kennzahlen und Dinge, die der Gast wünscht. Manch ein Gastronom sprüht dabei über vor Ideen, ihm fehlt es aber vielleicht an Know-How und Zeit. Viele haben in der Regel operative Probleme und können sich um Buchhaltung, Finanzen, Einkauf und Marketing kaum kümmern. Doch wie sieht es beispielsweise mit einem sicheren WLAN-Zugriff aus – nicht nur für den Gast, sondern auch für den Gastronomen? Wie lassen sich Lieferprozesse vereinfachen? Und ist der Einsatz der Mitarbeiter richtig gewählt? Außerdem wäre eine optimale Tischauslastung wünschenswert – und die Möglichkeit, Tische zu jeder Uhrzeit zu reservieren und nicht mehr nur, wenn der Gastronom an den Telefonhörer gehen kann. Einige Hersteller bieten in diesem Zusammenhang Hilfe und entlastende Software an, die in wenigen Schritten große Daten sammeln, verwerten und bei internen Abläufen unterstützen. Wir stellen einige davon vor.

Kompliziert: Professionelle Dienstplanung

Jeder, der eine Gastronomie betreibt oder vielleicht kurz vor der Existenzgründung steht, kommt um das Thema Dienstplanung nicht herum. Die meisten unterschätzen jedoch das große Potenzial eines wirklich durchdachten Schichtplans.

Das Konzept stimmt, die Einrichtung und die Speisekarte auch, jetzt geht es darum, die Mitarbeiter optimal einzuteilen. Doch was gilt es hierbei, genau zu beachten? Denn weder Unter- noch eine Überbesetzung helfen dem Betrieb. Außerdem wäre es gut, wenn die Mitarbeiter, die den höchsten Umsatz pro Bon machen, auch maximal viele Bons pro Schicht bewältigen „dürften“. „Eine professionelle Dienstplanung ist nur durch Kenntnis von Betriebskennzahlen zu realisieren“, erklärt Florian Klima, Geschäftsführer von vertical cloud solution.

Aus diesem Grund müssten folgende Indikatoren bestimmt werden: die Kassenbons pro Stunde, die Anzahl der Kassenbons pro Stunde pro Mitarbeiter und der Umsatz pro Kassenbon pro Mitarbeiter. „Über seine Kasse sollte der Gastronom relativ einfach bestimmen können, wie viel Kassenbons pro Stunde in seiner Gastronomie an einem durchschnittlichen Umsatztag generiert werden“, schildert er. „Um die benötigte Kennzahl eines durchschnittlichen Umsatztags zu generieren, bildet der Gastronom einen Durchschnittswert mit einem Betrachtungszeitraum von mindestens 14 Tagen. Bei saisonalen Umsatz- und Frequenzschwankungen sollten die Werte zudem separat nach Jahreszeiten getrennt werden. Für spezielle Umsatztage kann der Gastronom analog vorgehen und einen separaten Durchschnittswert bilden“, so der Geschäftsführer.

Kassenbons pro Stunde

Bei der Anzahl der Kassenbons pro Stunde pro Mitarbeiter gehe es darum herauszufinden, wie viele Kassenbons ein einzelner Mitarbeiter pro Stunde „bewältigen“ könne. „Um einen aussagekräftigen Wert zu ermitteln, muss der Gastronom auch hier einen Durchschnittswert bilden, der mindestens 14 Arbeitseinsätze des jeweiligen Mitarbeiters beinhalten sollte“, so Klima. Grundsätzlich ließe sich sagen, dass eine sehr gute Servicekraft in einem klassischen, servicebasierten Cafébetrieb bis zu 25 Bons pro Stunde „bewältigen“ könne. „Die Kennzahl ,Umsatz pro Kassenbon pro Mitarbeiter‘ gibt dem Gastronom Auskunft darüber, wie viel Umsatz ein einzelner Mitarbeiter durchschnittlich pro Kassenbon generiert. Auch hier gilt, dass der Gastronom einen Durchschnittswert pro Mitarbeiter ermitteln sollte.

Zur Ermittlung des Durchschnittwerts gilt es, auch mindestens 14 Arbeitseinsätze zu betrachten.“ Grundsätzlich ließe sich hier sagen, dass eine sehr gute Servicekraft ungefähr zehn bis zwölf Euro Umsatz pro Kassenbon mache. Dies gilt auch für einen klassischen Cafébetrieb. Ziel der effizienten Dienstplanung sei es nun, die anfallenden Kassenbons pro Stunde ideal mit dem zur Verfügung stehenden Personal abzudecken. Ideal bedeute folgende Bedingungen so gut wie möglich zu erfüllen: Die erste Bedingung sieht vor, dass die Mitarbeiter so verteilt werden, dass die anfallenden Kassenbons pro Stunde „bewältigt“ werden können. Wenn dies nicht der Fall sei, spreche man von einer Unterbesetzung, mit der Folge, dass einige Kunden nicht oder nicht ausreichend bedient werden könnten, also unzufrieden mit dem Service beziehungsweise dem Betrieb seien. Bedingung Nummer zwei sei es, eine Überbesetzung zu vermeiden. „Der Gastronom sollte versuchen, die Überbesetzungen so gering wie möglich zu halten“, so Klima.

Optimale Personaleinteilung

In Bezug auf die ermittelten Kennzahlen bedeute dies, dass die anfallenden Kassenbons pro Stunde nur minimal unter der Summe der Kassenbons pro Stunden liegen dürften, die durch die einzelnen Mitarbeiter bewältigt werden können. Optimal wäre also, wenn im Betrieb in einer Stunde beispielsweise 20 Bons pro Stunde anfallen und ein Mitarbeiter genau 20 Bons pro Stunde bewältigen könne. Bedingung Nummer drei sei es, den Umsatz zu maximieren.

„Zusätzlich zur ersten und zweiten Bedingung sollten die Mitarbeiter im Dienstplan so verteilt werden, dass diejenigen, die den höchsten Umsatz pro Bon machen, auch maximal viele Bons pro Schicht bewältigen ,dürfen‘“, empfiehlt Klima. „Wie man sieht, ergibt sich hieraus eine äußerte komplizierte Optimierungsaufgabe, die man nicht ohne geeignete mathematische Modelle lösen kann. Insbesondere dann nicht, wenn der Gastronom einen sehr großen Mitarbeiterpool zur Verfügung hat. Aus diesem Grund hat vertical cloud solution einen Lösungs-Algorithmus entwickelt, der die optimale Personaleinteilung im Bruchteil einer Sekunde berechnen kann. Durch die Bestimmung und die Analyse der Betriebs-Kennzahlen in Verbindung mit unserem Lösungs-Algorithmus kann man eine optimale Schichtstruktur und Personalbesetzung schnell bestimmen.“

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