Voraussetzung für eine Digitalisierung des Einkaufs ist eine klar strukturierte Warenwirtschaft. Nur wer weiß, was er hat, weiß auch, was er vielleicht nicht mehr hat – und was er folglich bestellen muss. Was im Einzelhandel längst üblich ist, wird jetzt mehr und mehr auch in Gastronomie und Hotellerie eingesetzt: eine digitale Warenwirtschaft. Alle Bestände an Verbrauchsmaterial – von den Getränken über das Fleisch bis hin zum Toilettenpapier – werden mit dem aktuellen Bestand und einer Mindestmenge, die stets vorhanden sein muss, erfasst. Saisonale Schwankungen können dabei durchaus berücksichtigt werden.

Doch wie kommt man zu dieser Warenwirtschaft und wie wird sie gepflegt? Hier gibt es mehrere Systemansätze.

  • Die Ideallösung:
    Die Warenwirtschaft ist mit der Kasse verbunden und alle Bestellungen werden automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem abgezogen. Dazu ist es aber notwendig, dass bei den Speisen beispielsweise auch die Rezepturen und Parierverluste hinterlegt sind. Weitere Verbrauchsartikel müssen händisch eingegeben werden. Beim Gastro-Manager von ServicePlus ist dieses System beispielsweise automatisch integriert.
  • Das digitale Lager:
    Alle Warenbestände sind digital erfasst, Entnahmen werden beispielsweise mit einem Scanner dokumentiert. Wird der Mindestbestand unterschritten, erfolgt eine Warnung und es kann bestellt werden. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen, die an den eigenen Betrieb angepasst werden können.
  • Die digitale Bestellung:
    Das Lager wird manuell geführt, notwendige Bestellungen beispielsweise mit einem Scanner erfasst und dann an die Lieferanten übertragen. Ein solches System bietet beispielsweise die hogast als Einkaufsgemeinschaft für ihre Mitglieder unter dem Stichwort easy going an.

Wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung des Einkaufs ist allerdings auch, dass die Lieferanten entsprechende Schnittstellen anbieten. Dies sorgt zum einen für eine hohe Markttransparenz, weil alle Preise online verfügbar sind, zum anderen aber auch für eine maximale Optimierung der Prozesse, denn Fehler werden durch die Automatisierung minimiert, optimale Preise können erzielt werden.

Einkauf-Anbieter

Warenwirtschaftssysteme gibt es in verschiedenen Formen und mit unterschiedlichen Anbindungen. Wichtig bei der Auswahl ist ein für den eigenen Betrieb passendes Tool, das idealerweise Schnittstellen mit anderen digitalen Lösungen im Unternehmen oder mit den Lieferanten bietet. Eine Auswahl:

GastroManager von servicePlus
> www.serviceplus.de

KOST Warenwirtschaftssystem
> www.hoga-data.de

ROP-R8
> www.ropit.de

ppm prime procurement management
> www.ppm-system.de

hogast
> www.hogast.de