Grundsätzlich gilt: E-Mails, die die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben, müssen entsprechend den gültigen Fristen aufbewahrt werden. Dies gilt ausdrücklich und insbesondere auch für Angebote oder Rechnungen, die per E-Mail versendet werden. Begleitschreiben hingegen müssen nicht aufgehoben werden. Abhängig von der steuerlichen Relevanz müssen die Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden.

Die E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen natürlich auch auffindbar sein. Dies bedeutet, dass sie folgende Grundsätze erfüllen müssen:

  • jederzeit verfügbar
  • vollständig
  • manipulationsgeschützt
  • maschinell auswertbar

Ein Ausdrucken und Abheften der E-Mails reicht nicht aus.

Die digitale Aufbewahrung bedeutet einen großen Aufwand für die Unternehmen, denn neben Ein- und Ausgangsrechnungen müssen auch Angebote und relevante Korrespondenz aufbewahrt werden. Experten raten – auch für kleinere Unternehmen – zu softwarebasierten Lösungen, denn eine manuelle Aufbewahrung der digitalen Post ist meist nur mit großem Aufwand zu bewältigen und immer mit der Unsicherheit verbunden, dass dabei Fehler gemacht werden. Bei den Softwarelösungen kann man sich dann zumindest darauf verlassen, dass sie über alle nötigen Funktionen verfügt und die Anforderungen an die Rechtssicherheit erfüllt. Bei der Auswahl der Software ist auf folgende Punkte zu achten:

  • Vollständige Erfassung und Archivierung aller E-Mails
  • Archivierung originalgetreu und ohne Verluste von Informationen
  • Manipulationssicherheit aller archivierten E-Mails
  • Zugriffsschutz, damit keine E-Mail vorzeitig gelöscht werden kann
  • Lückenlose Einsicht und elektronische Suchfunktion bei einer Betriebsprüfung