Auch in Hotellerie und Gastronomie gibt es Fahrzeuge, die auf das jeweilige Unternehmen zugelassen sind – sei es als Dienstwagen für Geschäftsführung und Vertrieb als, Vans und Transporter für Shuttle-Dienste und (spezielle) Nutzfahrzeuge für Catering und Einkaufsfahrten.

„Damit wollen gastgewerbliche Unternehmen größtmögliche Flexibilität und Mobilität erreichen und möglicherweise für leitende Angestellte auch Anreizsysteme schaffen. Zugleich ist es aber erforderlich, dass Fuhrparks keine übermäßigen Kosten aufwerfen“, sagt Peter Lohmann, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der Albers & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft aus Hilden bei Düsseldorf. Der Berater vertritt seit vielen Jahren überwiegend gastgewerbliche Unternehmen in der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Gestaltung und Optimierung. „Bei der Frage nach den Kosten ist gerade die fiskalische Seite nicht unerheblich. Firmenfahrzeuge wirken sich immer steuerlich aus. Dabei kommt es vor allem auf das Finanzierungsmodell an.“

Kauf oder Leasing

(Foto: privat)

Peter Lohmann hat dabei vor allem Kauf und Leasing im Blick. Beim Kauf erwirbt das Unternehmen die Fahrzeuge aus dem Cash oder über einen Kredit. In beiden Fällen kann es die gesamten Netto-Anschaffungskosten über sechs Jahre hinweg verteilt von der Unternehmensbesteuerung absetzen und gleich zu Beginn die Umsatzsteuer für jedes Fahrzeug geltend machen. Bei einer Finanzierung werden zudem noch die Kosten für den Kredit als Betriebsausgaben angesehen. „Das ist eine betriebswirtschaftliche Fragestellung, die gut strukturiert werden muss. Denn um einen Fuhrpark einzurichten, bedarf es Kapital. Man nehme nur fünf Pkw der Mittel- und Oberklasse für Geschäftsführung und Vertrieb, dazu zwei Vans als Shuttle-Fahrzeuge und drei Transporter für Catering und Einkauf in der Hotellerie – da kommen mehr als 350.000 Euro zusammen. Den einmaligen Mittelabfluss beziehungsweise die Kreditkosten muss ein Hotelier auch erst einmal stemmen“, sagt Peter Lohmann. Er weist in dem Zusammenhang darauf hin, dass gekaufte Fahrzeuge in der Regel lange gefahren werden sollen. Das erhöhe die Risiken von teuren Reparaturen ab einer gewissen Lebensdauer. Zudem müssten die späteren Verkaufserlöse als Betriebsgewinne versteuert werden.

Beim Leasing hingegen sind die Raten als monatliche Kosten durchlaufend planbar und regelmäßig als Betriebsausgaben voll absetzbar, die Liquidität wird geschützt. Zudem laufen Leasing-Verträge in der Regel maximal vier Jahre und enden, bevor die Reparaturen beginnen. Die Leasing-Fahrzeuge werden in der Regel weiterhin bei der Leasing-Gesellschaft bilanziert und gehen zu keinem Zeitpunkt ins Betriebsvermögen über. „Aber natürlich laufen die Verträge auch dann weiter, wenn Dienstwagennutzer den Betrieb verlassen oder in einer wirtschaftlich angespannten Situation Geld eingespart werden soll“, warnt Lohmann. „Die finanzielle Planbarkeit kostet also möglicherweise Beweglichkeit in einer Krisensituation.“

„Die Art der Anschaffung ist also eine wichtige Frage, der Hoteliers und Gastronomen gerade bei einer gewissen Größe definitiv Zeit widmen sollten. Die Planung entscheidet über den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.“

Weitere steuerliche Effekte des Fuhrparks

Neben den Abschreibungen beziehungsweise Leasingkosten können Hotels und Restaurants auch weitere Kosten der betrieblichen Fahrzeuge steuerlich geltend machen. Zu den typischen weiteren Kosten eines Fuhrparks gehören das Personal (Fuhrparkleiter, Kfz-Mechaniker), Treibstoff, Pflegemittel, Reparatur und Wartung. Für die Abwicklung wichtig: Das Unternehmen sammelt die für den Fuhrpark anfallenden Bereitstellungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten auf einer eigenen Sammelkostenstelle, die in der Regel dann auch „Fuhrpark“ heißt, und verteilt sie dann auf die jeweiligen Kostenstellen und Unternehmensbereiche, die den Fuhrpark in Anspruch nehmen, rät Steuerberater Peter Lohmann.