Und das wird für einen Unternehmer nicht nur teuer, sondern kann sogar existenzgefährdend sein. Denn es handelt sich dann ja oftmals nicht nur um eine Erhöhung der Steuerlast, insbesondere für Umsatzsteuer und gegebenenfalls Einkommensteuer sowie Gewerbesteuer, sondern häufig auch um Zinszahlungen für nachzuzahlende Steuern“, erläutert Carl A. Schulze-Berndt, Geschäftsführer der HOGA Hotel- und Gaststätten-Beratungsgesellschaft mbH aus München, einer auf Hotellerie und Gastronomie spezialisierten Unternehmensberatung. Damit verweist er auf das gleiche Problem wie beispielsweise Steuerberater Hans Bossin.

Carl A.Schulze-Berndt

In solchen Fällen werden Schulze-Berndt und sein Team, das aus Betriebswirten mit profunden und praktischen gastgewerblichen Erfahrungen besteht, tätig. Das sei immer häufiger so, Betriebsprüfungsfälle gehören bei den Münchnern mittlerweile genauso zum Portfolio wie die klassischen betriebswirtschaftlichen und betriebstechnischen Fragestellungen. Denn: „Die Umsatzzuschätzung durch den Prüfer beruht nur auf Durchschnittswerten, welche nur Empfehlungen, aber keine Rechtsnormen darstellen. Restaurant ist nicht gleich Restaurant, deshalb können allgemeine Durchschnittswerte nicht einfach auf jedes Unternehmen angewendet werden – aber genau das tut der Prüfer in der Regel, ohne die Eigenheiten und individuellen Rezepturen des Betriebes zu beachten. Jedem Wirt ist es zunächst selbst überlassen, wie er seine Speisen zubereitet“, sagt der Experte. „Unsere Aufgabe ist es, dem Prüfer eine realistische Gegenschätzung entgegenzuhalten.“

Um dies zu illustrieren, gibt Carl A. Schulze-Berndt ein plakatives Beispiel: „Ein Münchner Betrieb sollte nach der Außenprüfung eine sehr große Summe nachzahlen, weil der Prüfer unter anderem die Umsätze des Kaffeeverkaufs – gemessen am Wareneinsatz – für zu niedrig hielt. Er setzte schlicht pro Tasse nur zwei Gramm Kaffee an – obwohl das Unternehmen fast zehn Gramm aufwendete. Somit konnte dieser Betrieb gar nicht den Soll-Umsatz, den die Kalkulation des Finanzamtes ermittelte, erreichen!“ Gleiches gilt auch für die Zubereitung von Speisen, die Liste ließe sich hier unendlich befüllen: Ein Schnitzel bei Gastwirt A entspricht hinsichtlich Größe, Qualität etc. nicht dem des Restaurants B, auf eine Garnitur wird beispielsweise in einem Betrieb verzichtet oder in einem anderen werden für die Garnitur nur hochwertige Zutaten verwendet und so weiter und so weiter. Auch das erzielbare Preisniveau gastronomischer Betriebe ist bekannterweise regional sehr unterschiedlich.

Erhalten Gastronomen einen solchen Hinweis ihres Prüfers, müssen sie den Kopf nicht in den Sand stecken und verzweifeln. „Wir leben in einem Rechtsstaat“, sagt Schulze-Berndt, „und deshalb kann man durch eine glaubwürdige und plausible Gegendarstellung immer noch gegen die Zuschätzung angehen. Der Staat kann ja nicht einfach vorschreiben, wie viel ein Unternehmer mit seinem Gericht oder Getränk zu verdienen hat!“ Für diese Gegendarstellung bedürfe es aber einer nachvollziehbaren Kalkulation und eines ausführlichen Berichtes durch Fachleute, so der HOGA-Geschäftsführer weiter. „Wir als gastgewerbliche Unternehmensberater haben die Fähigkeiten und Kenntnisse, dem Betrieb kurzfristig weiterzuhelfen.“

Doch was genau machen die HOGA-Berater im konkreten Fall? „Wir gehen in die Betriebe und analysieren die Sachverhalte direkt vor Ort. Durch unser branchenspezifisches Know-how helfen wir bei der korrekten Kalkulation von Getränken und Speisen, protokollieren die genaue Zusammensetzung von Gerichten unter Berücksichtigung aller plausiblen Korrekturen wie Schankverluste, Gratiszugaben, Personalverzehr, Schnittverluste, Verderb etc., die für eine realistische Schätzung oder Rekonstruktion des Umsatzes wichtig sind. Unsere Berater stehen in der Küche und erfassen die Vorgänge“, fasst Schulze-Berndt die Arbeit zusammen.

Mit diesen Werten erarbeiten die Berater dann eine Gegendarstellung mit realistischen Umsatz- und Warenaufwandsberechnungen, die die individuellen Gegebenheiten des einzelnen Betriebes berücksichtigt und die als Grundlage für die Verhandlungen mit dem Prüfer der Finanzbehörde dient. Carl A. Schulze-Berndt beschreibt die HOGA-Berater als Branchensachverständige, die mit einer objektiven Stimme Gutachten auf der Basis von dem erstellen, was im Einzelfall tatsächlich verkauft oder gekocht wird.

Schulze-Berndt rät Gastronomen und Hoteliers gleichermaßen, sich möglichst selbst um das Kaufmännische zu kümmern. Natürlich sei der Steuerberater wichtig, aber für den Unternehmensberater gehe es nicht an, dass Betriebsinhaber ,überlebenswichtige‘ kaufmännische Tätigkeiten wie zum Beispiel die Führung des Kassenbuchs unterschätzen beziehungsweise sogar aus den Händen geben: „So etwas kann man nicht delegieren, diese Zeiten sind vorbei.“

Eine solche Beratung mit dem Schwerpunkt der Wareneinsatz- und Preiskalkulation ergibt aber nicht nur kurzfristig Sinn, um Probleme bei der Betriebsprüfung zu beheben. Schließlich lernen die Unternehmer, Fehler zu vermeiden und können langfristig mit einem optimierten Wareneinsatz und einer für sie passenden Kalkulation arbeiten. „Zu viele Unternehmen wurschteln sich allein und ohne Hilfe durch solche Prüfungen, weil diese ja eine sehr delikate Angelegenheit sind. Und dann machen sie hinterher die gleichen Fehler wie vorher.“

Schulze-Berndt sieht in der Beratung von Unternehmen im Rahmen der Betriebsprüfung auch die Brücke zu den sonstigen Beratungsleistungen der HOGA Hotel- und Gaststätten-Beratungsgesellschaft mbH: „Das alles gehört zum großen Bereich der betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, die für jedes Unternehmen wichtig sind, wie Wirtschaftlichkeits- und Liquiditätsberechnungen oder auch die Analyse der Ist-Situation (Stärken-/Schwächen-Analyse) mit Optimierungsvorschlägen für Konzeption, Wareneinsatz, Personalmanagement und mehr.“

HOGA-Beratungen werden gegebenenfalls mit attraktiven öffentlichen Zuschüssen – bis zu maximal 70 Prozent – gefördert, zum Beispiel vom Bund und den Ländern und von der Europäischen Union.

Weitere Informationen auf:
www.hoga-muenchen.de

Dirk Ellinger, Foto: DEHOGA Thüringen

Auch Dirk Ellinger, Hauptgeschäftsführer des DEHOGA Thüringen, hat sich aus branchenspezifischer Sicht mit dem Thema der Betriebsprüfungen auseinandergesetzt und kritisiert so manches Vorgehen von Prüfern: „Im Freistaat Thüringen laufen gerade in unserem Gewerbe Betriebsprüfungen auf Hochtouren. Das Ziel der Prüfer scheint nicht allein darin zu liegen, Steuernachzahlungen aufgrund von Mängeln in der Buchhaltung zu erzielen, sondern auch darin, Zahlen, Daten und Fakten zu sammeln, um so Schank-, Putz-, Schäl-, Gar-, Schnitt- und Zubereitungsverluste zu ermitteln.

Das Gesetz der großen Zahl lässt grüßen. Da wird doch tatsächlich von Kollegen verlangt, mit den Prüfern gemeinsam Gerichte, die auf der Karte stehen, vor- und zuzubereiten, um die Verluste dabei unter ,Amtlicher Aufsicht‘ zu ermitteln. Da werden Herstellerangaben von Kaffeemaschinen angezweifelt, wie denn die tatsächliche Menge des Kaffeepulvers oder der Bohnen pro Tasse wären, und dabei wird auch schon einmal in Zweifel gezogen, dass es einen Unterschied zwischen der Einzelbrühung und der Brühung einer großen Menge gibt.“

Leider seien die Steuerberater bei solchen Problemen bisweilen überfordert, da diese weder Köche noch Buffettiers seien und manchmal auch mit zu wenig Nachdruck auf die Mandanten einwirkten und erklärten, wie ein Buchhaltungssystem aufzubauen und zu führen ist, stellt Ellinger fest. Dazu kämen dann auch noch für den Unternehmer ungünstige Urteile – wie das des Finanzgerichtes Rheinland-Pfalz, das erst kürzlich entschieden hat, dass ein Steuerpflichtiger, der für die Erstellung seiner Steuererklärung eine Steuer-Software benutzt, Fehler in der Erklärung zu seinen Lasten gehen. Selbst wenn diese durch das Programm verschuldet sind. „Der Tenor des Gerichts lautet also: Steuerpflichtige müssen sich solche Software-Fehler wie ein Verschulden eines steuerlichen Beraters anrechnen lassen“, führt Ellinger aus.

Ellinger legt Unternehmern natürlich auch die ordnungsgemäße Buchführung nahe, die auch Carl A. Schulze-Berndt und die Steuerberater der DEHOGA Partnergesellschaften anmahnen. Grundsätzlich habe der Unternehmer die Mitwirkungspflichten nach § 90 Abgabenordnung. Danach müssen die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offen gelegt werden. Das bedeutet laut Dirk Ellinger natürlich auch die tägliche Führung des Kassenbuches und Unveränderbarkeit der Daten. Zusammenfassend sagt er: „Die Thematik ist sehr komplex, ein Patentrezept gibt es nicht, da die steuerlichen Vorschriften in Deutschland sicherlich die kompliziertesten der Welt sind und jeder Ausnahmetatbestand geregelt ist.“