Noch ist es ein bisschen hin bis Weihnachten – aber zum einen vergeht die Zeit schneller, als einem das manchmal lieb sein kann, und zum anderen stehen Unternehmer – also auch Hoteliers und Gastronomen – immer wieder vor der Frage, wie mit Geschenken für Partner, Lieferanten und Mitarbeiter steuerlich umzugehen ist. Dabei ist Achtsamkeit geboten, betont die Steuerberaterkammer Düsseldorf. Denn der Fiskus zeigt sich nicht gerade großzügig, wenn es um die Anerkennung von Geschenken als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geht. Enge finanzielle Grenzen sowie bestimmte Regeln und Aufzeichnungspflichten müssen beachtet werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Kompliziert ist das Schenken auch dadurch, dass für die unterschiedlichen Gruppen von Beschenkten, also Arbeitnehmer oder Geschäftspartner, verschiedene Bezugsgrößen gelten.

Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer steuerfrei

Zuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer sind für den Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig, müssen jedoch beim Arbeitnehmer als geldwerte Vorteile bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden. Seit Anfang 2007 können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer (und Nichtarbeitnehmer) auch einer Pauschalsteuer mit einem Steuersatz von 30 Prozent, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, unterworfen werden. Damit ist die Besteuerung beim Empfänger abgegolten. Anzuwenden ist die Pauschalierung allerdings laut der Steuerberaterkammer nur dann, wenn die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Lohn erfolgen und beim Arbeitnehmer ein besonderer Anlass vorliegt; zudem darf es sich nicht um Geldgeschenke handeln. Steuerfrei für Arbeitnehmer – und damit auch von der Pauschalsteuer für Arbeitgeber befreit – bleiben sogenannte Aufmerksamkeiten, die einem Arbeitnehmer oder seinen Familienangehörigen wegen eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Hier darf der Bruttowert seit 2015 bis zu 60 Euro betragen.

Betrieblicher Grund

Geschenke an Kunden oder andere Geschäftspartner werden als Betriebsausgaben berücksichtigt, wenn der Wert pro Jahr und Beschenktem insgesamt nicht mehr als 35 Euro beträgt, erläutert die Düsseldorfer Kammer. Es handle sich hierbei um eine sogenannte Freigrenze, sodass auch bei geringfügiger Überschreitung der Grenze der steuerliche Abzug völlig entfalle. Nicht auf den Geschenkwert angerechnet werde die Verpackung, es sei denn, sie habe einen außergewöhnlichen Wert an sich, und eventuell anfallende Versandkosten. Der Geschenkanlass sei nicht festgelegt, aber es müsse für die jeweilige Zuwendung eine betriebliche Veranlassung geben. Folglich seien rein persönliche Geschenke, bei denen es keine Verknüpfung mit dem Beruf oder dem Betrieb des Schenkers gebe, steuerrechtlich irrelevant.
Doch wie funktioniert der steuerliche Abzug? Auch das erläutern die Steuerexperten. „Geschenke sind in aller Regel einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zu erfassen. Die Aufwendungen müssen fortlaufend und zeitnah verbucht werden, und der Name des Beschenkten muss aus den Unterlagen ersichtlich sein. Eine detaillierte Namensangabe ist grundsätzlich nicht erforderlich, wenn der Geschenkwert sehr gering ist. Das betrifft generell Zuwendungen, deren Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen. Andererseits sind aber auch die Geschenke zu dokumentieren, deren Wert über der 35-Euro-Grenze liegt. Für sie gilt: Ist ein Geschenk wegen Überschreitens der Grenze nicht abziehbar, so darf auch die übernommene Pauschsteuer nicht steuermindernd abgezogen werden.“ 

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