Manchmal sind es noch richtig schwere Ledermappen auf dem Hotelzimmer, manchmal aber auch nur ein Schnellhefter: Viele Hoteliers nutzen das Hotelzimmer, um die Gäste mit Informationen zu versorgen. Doch auch vor der klassischen Gästemappe macht die Digitalisierung nicht halt.

Denn mit der Digitalisierung ergeben sich für das manchmal etwas stiefmütterlich behandelte Relikt aus der analogen Kommunikationszeit ganz neue Möglichkeiten. Das Schlagwort heißt Gäste-Service-System. Dahinter verbergen sich schier ungeahnte Möglichkeiten, die das Gast-Erlebnis einfacher und erinnerungswürdiger machen.

Die Vorteile der digitalen Gästemappe sind klar: Die Informationen können wesentlich aktueller sein, kurzfristige Push-Nachrichten können die Gäste zum Zusatzumsatz animieren und Informationen von externen Partnern schnell und aktuell eingebunden werden. Außerdem wird das Personal entlastet, Druckkosten entfallen.

Doch bei der Digitalisierung der Gästemappe auf dem Hotelzimmer stellt sich dann auch die Frage der Technik. Wer plant, den Gästen auf dem Zimmer ein Tablet anzubieten, auf dem die Informationen abgerufen werden können, muss sich über die Konsequenzen im Klaren sein: Die Geräte müssen nicht nur angeschafft, sondern auch gewartet und gereinigt werden. Tablets gehen auch schnell mal kaputt oder werden von Gästen einfach mitgenommen.

Viel einfacher ist es da, dass die Gäste ihre eigenen Geräte – und die meisten Hotelgäste verfügen derzeit über ein Smartphone – einsetzen und über eine hoteleigene App informiert werden. Doch auch solche nativen App-Lösungen haben Nachteile. Zum einen müssen sie programmiert und für verschiedene Betriebssysteme zur Verfügung gestellt werden. Zum anderen ist die Bereitschaft der Gäste eher gering, zusätzliche Apps herunterzuladen, die den Gerätespeicher belasten, herunterzuladen, eher gering. Die Lösung sind sogenannte Progressive-Web-App Lösungen (PWA). Diese müssen nicht heruntergeladen werden, sondern starten automatisch, wenn der Gast mit dem Hotel-Wlan verbunden wird, erfüllen aber eine alle klassischen Funktionen einer App. Die Informationen lassen sich aber auch auf den Smart-TV’s im Hotelzimmer einspielen.

Spezialisierte Unternehmen wie beispielsweise die Gastfreund GmbH (www.gastfreund.net) unterstützen bei der Erstellung digitaler Gästemappen.