An die Vorschriften zum Mindestlohn, zur täglichen Höchstarbeitszeit und damit zusammenhängenden Dokumentationspflichten haben sich die Betriebe mittlerweile gewöhnt und gelernt, damit im Alltag rechts- und planungssicher umzugehen. Nach jetzigem Stand steht ab 1. Januar 2017 jedoch bereits die nächste gesetzliche Vorgabe ins Haus. Das Stichwort ist GDPdU, also die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“.

„Mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010 wurden die Anforderungen an die elektronische Kassenführung definiert. Spätestens ab Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. Die Daten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend“, sagt Steuerberater Alexander Kimmerle, Kanzleileiter in Kempten bei der Ecovis BLB Steuerberatungsgesellschaft, einem Kompetenz-Partner des DEHOGA Bayern.

Claudia Baldauf, Steuerberaterin der Consilia München, Premium-Partner des Verbandes, betont: „Alle Organisationsunterlagen rund um die jeweilige Kasse wie etwa Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle von Umprogrammierungen wie Artikelstammdatenveränderungen, Bedienereinrichtung und Kellnereinrichtung sind wie bisher aufzubewahren. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Neu ist auch, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde. Dies ist auch für Unternehmen anzuwenden, die wegen ihrer Größe von der Buchführung befreit sind.“

Finanzamt kann Umsätze schätzen

Der Ansatz dahinter laut der Steuerberaterin: „Bei einer Betriebsprüfung muss dem Finanzbeamtem ein Auslesen der Daten aus der Kasse möglich sein. Dazu sind die Kassendaten in einem auswertbaren Format vorzulegen. Sofern eine Kasse bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, muss sie von dem Unternehmen umprogrammiert werden.

Ob Bargeschäft oder Kartenzahlung: Ab Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden.

Ob Bargeschäft oder Kartenzahlung: Ab Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. (Foto: Foto: © Nordroden – iStockphoto.com)

Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher aufgerüstet werden. Auch eine Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar. Sollte diese Auswertungsmöglichkeit für den Prüfungszeitraum nicht möglich sein, kann das Finanzamt nach Ermessen Umsätze hinzu schätzen, da die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nicht erfüllt wurden. Dies führt letztendlich zu Steuernachzahlungen bei der Umsatzsteuer und Einkommen- oder Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer.“

Und Alexander Kimmerle warnt vor einer aktuell diskutierten weiteren Verschärfung: „In einem aktuellen Gesetzesentwurf ist die Einführung einer ‚Kassennachschau‘ geplant. Unangekündigt können dann Finanzbeamte beim Unternehmer erscheinen und eine sofortige Auslesung der Kassendaten in Echtzeit fordern. Kommt diese Regelung, kann jeder Gastronom unangemeldeten Besuch vom Finanzamt erhalten. Hier droht eine erhebliche Verschärfung, weil bislang nur die Steuerfahndung unangekündigt kam.“ Unter Umständen könne sogar eine leichtfertige Steuerverkürzung oder -hinterziehung angenommen werden, wenn der Verdacht bestehe, dass beispielsweise Einnahmen vorsätzlich oder leichtfertig nicht versteuert worden seien. Auch Zwangsmittel von bis zu 25.000 Euro könnten festgesetzt werden, um die ordnungsgemäße Buchführung durchzusetzen.

Kimmerles Fazit:
Der Gastronom müsse noch stärker als bisher peinlichst genau auf eine fehlerfreie Programmierung und Bedienung seiner Registrierkasse sein achten und die Dokumentationspflichten in seinem Arbeitsablauf einbinden, damit diese jederzeit gewährleistet seien.

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