Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels eine gute Personalplanung?
Florian Klima: Gerade weil es im Gastgewerbe immer schwerer wird Personal zu finden, ist es wichtiger denn je die Mitarbeiter, die man hat, zu halten. Um das zu erreichen sollten alle Mitarbeiter zufrieden sein und sich fair behandelt fühlen. Aus unserer Sicht kann eine gute Personalplanung hierzu entscheidend beitragen. Die Zufriedenheit wird im Kontext der optimalen Personalplanung vor allem dadurch gewährleistet, dass Schichtwünsche berücksichtigt, Ruhezeiten eingehalten und Überstunden vermieden werden. Mehr Transparenz bei der Berechnung von Arbeitszeiten, Löhnen, Zuschlägen etc. führt dazu, dass Mitarbeiter nachvollziehen können wie Ihr Gehalt zustande kommt und sorgt deshalb für eine höhere Wertschätzung und schafft den Grundbaustein für einem fairen Umgang.

Wie wichtig ist eine digitale Lösung für eine gute Personalplanung?
Patrick Pötzsch: Ab einem Mitarbeiterstamm von über zehn Personen ist es ohne digitale Unterstützung nach unserer Erfahrung kaum machbar, eine optimale Personalplanung umzusetzen – zumindest nicht ohne das Hauptgeschäft, nämlich Gastgeber zu sein, zu vernachlässigen. Gerade die zahlreichen Kommunikationsschleifen zwischen Planer und Mitarbeiter sind ohne digitale Unterstützung enorm aufwendig. Es gibt immer wieder Verfügbarkeiten, Wünsche und spontane Absagen, die zu berücksichtigen sind. Wenn man dann noch darauf achten will, dass gesetzliche Bestimmungen eingehalten, nicht zu viel Überstunden produziert und die Wochenendschichten fair verteilt werden, ist man mit einem händischen Prozess schnell überfordert. Digitale Lösungen machen das Herumtelefonieren unnötig, geben einen sehr guten Überblick und warnen, wenn Vorgaben nicht eingehalten werden. Zudem haben die Mitarbeiter jederzeit Einblick auf den aktuell gültigen Dienstplan, ganz einfach via Smartphone-App.

An welcher Stelle können digitale Lösungen besonders gut helfen und haben Vorteile gegenüber einer Papierlösung?
Florian Klima: Wie oben bereits erwähnt sorgen digitale Lösungen für Transparenz und schaffen zudem mehr Flexibilität. Cloudlösungen wie gastromatic bieten die Möglichkeit jedem Mitarbeiter entsprechend seiner Funktion und Kompetenz Zugang zum System zu verschaffen um ihn mit Aufgaben in seinem Zuständigkeitsbereich zu vertrauen. Transparenz entsteht in Systemen wie gastromatic durch eine umfassende Rechte- und Rollenverwaltung. Diese Features helfen dabei, Verantwortung an den richtigen Stellen zu übertragen und auf der anderen Seite auch die Arbeit der einzelnen Bereiche zu überwachen und kontrollieren oder um die Mitarbeiter einfach nur Up-to-Date zu halten was Schichtzeiten und persönliches Arbeitszeitkonto angeht. Durch diese Möglichkeiten werden Kommunikationsschleifen um ein Vielfaches verkürzt, und man spart dadurch extrem viel Zeit ein.

Das Arbeitszeitgesetz bedeutet für die Unternehmer einen erheblichen bürokratischen Dokumentationsaufwand. Wie kann eine Lösung wie Gastromatic da helfen?
Patrick Pötzsch: Gastromatic ist gerade in Bezug auf die Erfüllung der Dokumentationspflichten eine enorme Arbeitserleichterung. Über eine Tablet- oder Smartphone App erfassen alle Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten ganz eigenständig. Ob der Mitarbeiter sich tatsächlich persönlich einstempelt oder sich überhaupt im Betrieb befindet, kann ganz einfach via Fotoverifizierung oder GPS-Standort kontrolliert werden. Nach der Erfassung der Arbeitszeiten prüft das System einerseits nach Plausibilität, kontrolliert aber auch alle Zeiten im Hinblick auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigt schließlich mögliche Konflikte auf.
Florian Klima: Um es klar zu sagen: Das System hilft also nicht nur bei der Erfassung der Zeiten, sondern auch noch dabei alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Nachdem der zuständige Planer alle Zeiten kontrolliert, wenn nötigt korrigiert und schließlich akzeptiert hat, werden die Zeiten mit einem Klick akzeptiert und können zur Lohnabrechnung vorbereitet werden.

Wie groß ist der Aufwand der Umstellung auf eine digitale Lösung?
Patrick Pörtzsch: Eine Systemumstellung bedeutet natürlich immer mit etwas Aufwand verbunden. Grundsätzlich ist der Aufwand auf eine digitale Lösung umzustellen für Betriebe, die vorher noch komplett analog gearbeitet haben um einiges größer, also für Betriebe, die sich vorher auch schon digitalen Helferlein bedient haben. Der größte und zeitaufwendigste Faktor ist am Anfang die Konfiguration und die Datenpflege des neuen Systems. Ist ein System einmal eingerichtet und gut geschult, klappt es mit etwas Fleiß und Übung nach unserer Erfahrung schnell problemlos und bringt schon nach kurzer Zeit den gewünschten Mehrwert. Wichtig ist auch dabei, dass man einen Partner auswählt, der während der ersten Schritte unterstützt und mit Rat und Tat zur Seite steht.
Florian Klima: Im Laufe der Zeit konnten wir durch unsere Erfahrung unseren Onboardingprozess soweit optimieren, dass unsere Kunden durch gute Prozesse und kluge Features im Handumdrehen alle Daten einspielen und loslegen können.

Jeder Betrieb ist anders, jeder Mitarbeiter anders: Wie genau kann Gastromatic an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Betriebes angepasst werden?
Florian Klima: Wir haben sehr früh erkannt, dass das Gastgewerbe eine sehr vielseitige und komplexe Branche ist, in der nahezu kein Betrieb, Konzept oder System dem anderen gleicht. Dennoch haben wir den Anspruch an uns als „Branchenspezialist“, dass jeder im Gastgewerbe beheimatete Betrieb seine Strukturen und Prozesse mit gastromatic abbilden, sie aber auch optimieren und verbessern kann. Ich denke wir können mit Stolz behaupten, dass uns das durch die vielseitige Struktur und tiefgreifende Einstellungsmöglichkeiten gelungen ist. Gastromatic ist das einzige Produkt auf dem Markt, das sich bereits in der Basisversion in großen Teilen „customizen“ lässt. Der modulare Aufbau der Software und die zusätzlich-verfügbaren „Profifeatures“ lassen die Software so komplex wie erforderlich werden. Die intuitive Bedienbarkeit ist in jedem Modul und Komplexitätsstufe durch die klare Linie und den logischen Aufbau gewährleistet, dadurch erreichen wir nahezu die komplette Bandbreite des Gastgewerbes.