Wer erfolgreich sein möchte, braucht motivierte Mitarbeiter. Um diese immer wieder neu anzuspornen, bieten sich beispielsweise Betriebsausflüge an. Ob Kegeln, Wandern oder der Tag im Vergnügungspark: Gemeinsame Aktivitäten schweißen zusammen und zeigen die Wertschätzung des Unternehmers für seine Angestellten. Das Schöne daran: Unter bestimmten Voraussetzungen können Betriebsausflüge steuerlich begünstigt werden. Aktuell festgeschrieben sind diese Kriterien im Zollkodex-Anpassungsgesetz, das seit dem Januar 2015 Gültigkeit hat.

Eine Betriebsveranstaltung liegt grundsätzlich nur dann vor, wenn die Teilnahme nicht auf bestimmte Gruppen beschränkt ist, sondern allen Angehörigen eines Unternehmens oder eines Betriebsteils offen steht. Darauf weist die Steuerberaterkammer Düsseldorf hin. Aber in der Praxis gebe es Ausnahmen: Das bedeutet, dass ein begrenzter Teilnehmerkreis unter bestimmten Umständen ebenfalls steuerlich unschädlich sein kann, nämlich dann, wenn die Begrenzung sich nicht als Bevorzugung ausgewählter Gruppen darstellt, sondern sich die Abgrenzungen aus betriebsstrukturellen Konstellationen ergeben, heißt es. Will meinen: Arbeiten beispielsweise bestimmte Abteilungen besonders eng zusammen (etwa Service und Küche), kann die Auswahl für einen Betriebsausflug sich auf diesen Teilnehmerkreis beschränken. Auch gebe es Veranstaltungsangebote, die nach Art des Dargebotenen nur für einen beschränkten Kreis von Interesse seien.

Grundsätzlich können zwei Veranstaltungen pro Jahr mit Steuerbonus  durchgeführt werden. Doch worin besteht dieser? Waren bislang die üblichen Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer (inklusive Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, so hatte diese jedoch den Nachteil, dass eine Überschreitung auch nur um einen einzigen Cent dazu führen konnte, dass die gesamten Zuwendungen für den Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil beziehungsweise steuerbarer Arbeitslohn zu behandeln waren. Nun kann ein Freibetrag bis zu 110 Euro pro Veranstaltung angesetzt werden. Wird dieser überschritten, so wird lediglich der darüber liegende Anteil steuer- und sozialabgabenpflichtig. Dieser Arbeitslohn aus Anlass einer Betriebsveranstaltung kann pauschal mit 25 Prozent besteuert werden.

Beförderungskosten gehören zum Freibetrag

Gleichzeitig hat der Gesetzgeber den neuen Freibetrag anderweitig reguliert. Entgegen früherer Gepflogenheiten, bei denen nur die „unmittelbar konsumierbaren“ Aufwendungen wie etwa Speisen und Getränke oder in gewissem Umfang auch Musik oder künstlerische Darbietungen von den teilnehmenden Arbeitnehmern zu tragen waren, fließen nunmehr in den Freibetrag alle Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung ein. Dazu gehört auch die Übernahme von Beförderungskosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung selbst. Diese spielen zweifellos bei einem Betriebsausflug eine besondere Rolle, wie etwa eine Dampfer- oder Kahnfahrt oder eine Busfahrt mit attraktivem Besichtigungsprogramm. Nicht vergessen werden dürfen eventuelle Raummieten und alle Elemente eines Unterhaltungsprogramms, Eintrittskarten und kleine Aufmerksamkeiten. Des Weiteren werden auch die Kosten für die Begleitperson in die 110 Euro-Grenze des Arbeitnehmers mit eingerechnet.

Diese Regelung kann künftig schnell zur Überschreitung des Freibetrags und zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen, warnt die Steuerberaterkammer Düsseldorf. Für die Berechnung der Arbeitnehmeranteile an den Gesamtkosten seien alle zu berücksichtigenden Aufwendungen zusammenzurechnen und zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der Arbeitgeber seinerseits werde bei intelligenter Ausflugsgestaltung die Möglichkeit haben, den steuer- und sozialabgabenfreien Rahmen für seine Mitarbeiter einzuhalten beziehungsweise geschickt auszuschöpfen, so der abschließende Rat.