GASTGEWERBE MAGAZIN: Welche wichtigen Vorschriften gibt es für Registrierkassen? Worauf müssen Gastronomen achten?

Torsten Lambertz

Torsten Lambertz (Foto: Privat)

Torsten Lambertz: Beim Einsatz von Registrierkassen müssen Gastronomen alle Belege für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Besonderes Augenmerk legen Betriebsprüfer darauf, dass alle steuerlich relevanten Daten unverändert und vollständig vorliegen. Nachträgliche Änderungen können Gastronomen durch programmseitige Sicherungen und Sperren ausschließen.

Soweit mit Hilfe einer Registrierkasse unbare Zahlungen wie etwa mittels EC-Cash erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Daten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und die zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet sein. Die Ein- satzorte und Einsatzzeiträume einer Registrierkasse sind zu protokollieren und die Protokolle aufzubewahren. Außerdem müssen die Aufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes Gerät getrennt geführt und verwahrt werden.

Warum sind in diesem Zusammenhang neue Kassensysteme wichtig? Warum ist es für den Gastronom wichtig, mit der neuesten Technik ausgestattet zu sein?

Das Finanzamt legt bei der Besteuerung eines Betriebes die Daten aus der Buchführung und den Aufzeichnungen zugrunde. Fehlen wichtige Informationen, werden Finanzbeamte schnell misstrauisch. In den Fokus geraten vor allem Betriebe, deren Geschäfte überwiegend in bar abgewickelt werden. Von großer Bedeutung sind hier die Aufzeichnungen der Betriebseinnahmen.

Nicht vollständig und richtig erfasste Barerlöse berechtigen den Prüfer dazu, Hinzuschätzungen vorzunehmen. Vor diesem Hintergrund ist es besonders wichtig, dass die eingesetzten Kassensysteme die gesetzlichen Vorgaben umsetzen können. Oft genügen schon vergleichsweise geringfügige Maßnahmen wie etwa die Aufstockung der Speicherkapazität oder aber ein Softwareupdate. Spätestens ab 2017 müssen alle Registrierkassen die Voraussetzungen gemäß Kassenrichtlinie erfüllen.

Geben Sie Tipps zur richtigen Kassenführung?

Grundsätzlich müssen Gastronomen ihre Bargeschäfte vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Die Kasseneinnahmen sind täglich zu dokumentieren. Zudem dürfen Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Um bei einer Betriebsprüfung keine Überraschungen zu erleben, sollten Gastronomen die von der Finanzverwaltung formulierte Kassenrichtlinie möglichst umfassend beachten. Zwar sind diese Verwaltungsanweisungen für Steuerpflichtige nicht bindend. Doch wer sich daran hält, kann sich womöglich langwierige Auseinandersetzungen mit dem Fiskus ersparen.