Personalplanungs-Software

Personalplanung: Mit der richtigen Software zu mehr Effizienz

Um ein Unternehmen zum Erfolg zu führen, ist vor allem in der Gastronomie die Personalplanung ein elementarer Bestandteil der Unternehmensplanung. Häufig ist die Umsetzung einer sinnvollen und realistischen Personalplanung schwieriger als gedacht.

Durch den Fachkräftemangel, der vor allem in der Gastronomie stets spürbarer wird, gerät eine effiziente Personalplanung immer mehr in den Vordergrund
© Planday

Die Mitarbeiter sind in fast allen Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg – sie gelten im Volksmund als Motor eines Unternehmens. Durch den Fachkräftemangel, der vor allem in der Gastronomie stets spürbarer wird, gerät eine effiziente Personalplanung immer mehr in den Vordergrund. Ein vollbesetztes Restaurant kann mit nur zwei eingeteilten Mitarbeitern genauso wenig geführt werden wie ein Hotel ohne Reinigungskräfte. Das vorhandene Personal sollte also möglichst effizient genutzt werden. Hier kommt die Personalplanung ins Spiel.

Personalplanung – was ist das eigentlich genau?

Vielen Unternehmern und Mitarbeitern dürfte klar sein, dass die Personalplanung die Organisation der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter bezeichnet. Doch die Personalplanung ist mehr als nur das. Sie wird in folgende Fachbereiche unterteilt:

Personalbestandsplanung:

Die Personalbestandsplanung hat hauptsächlich den Zweck, das vorhandene Personal zu ermitteln – es wird also der Ist-Zustand festgestellt. Sie ist zwingend notwendig, um das vorhandene Personal effektiv einsetzen zu können.

Personalbedarfsplanung:

Die Personalbedarfsplanung ermittelt den Soll-Zustand eines Unternehmens auf personeller Ebene. Dabei werden auch zukünftige Entwicklungen in die Planung mit einbezogen.

Personalentwicklung:

Hauptsächliches Thema der Personalentwicklung ist die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Durch bessere Qualifikationen der Mitarbeiter sollen Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert werden.

Personalbeschaffung:

Die Personalbeschaffung kommt zum Einsatz, wenn bei der Personalbedarfsplanung ein Defizit entdeckt wurde. Um mit der Konkurrenz mithalten zu können, ist die Beschaffung neuer Mitarbeiter bei einem Wachstum des Unternehmens unabdingbar.

Personalfreisetzungsplan:

Der Personalfreisetzungsplan erfasst bevorstehende Kürzungen des Personals etwa durch Entlassungen oder Stundenkürzungen. Durch eine genaue Planung der Kürzungen lassen sich in vielen Fällen kostengünstige Lösungen für das Unternehmen finden.

Personalplanung mit Excel – Wie funktioniert das?

Wer die Personalplanung mit Hilfe von Excel vornehmen möchte, kann die eigens dafür vorgesehenen Vorlagen nutzen. Diese gibt es für verschiedene Teilbereiche wie beispielsweise „Personalbestand – Zugänge und Abgänge planen” oder „Vorlage Stellenbestand und Personalbedarf abgleichen”. Die Daten werden in die verschiedenen Vorlagen eingegeben und sind nun übersichtlich verfügbar. Ein großes Problem bei der Nutzung von Excel ist die Intransparenz. Egal wer beispielsweise die Stunden in Excel einträgt – es können Fehler passieren, die zu Missverständnissen und Misstrauen führen. Der Vorwurf, dass die Stunden falsch eingetragen wurden kommt schnell auf und es kann anschließend nur schwer festgestellt werden, wer dafür verantwortlich ist und ob dies mit Absicht geschehen ist.

Personalplanung mit einer Software

Wer seine Personalplanung mit Hilfe einer Software optimieren möchte, wird auf eine Vielzahl von Anbietern stoßen, die Software speziell für die Personalplanung in der Gastronomie anbieten. Bevor eine solche mitunter kostspielige Software gekauft wird, sollten sich Gastronomen fragen, für welche Bereiche der Personalplanung sie die Software nutzen möchten und wie häufig sie eine solche Software nutzen würden. Für größere Unternehmen ist es in jedem Fall sinnvoll, eine Software für die Personalplanung zu nutzen, da so eine lückenlose Organisation gewährleistet werden kann.

Vorteile der Personalplanung mit Software

Die Nutzung einer Software für die Personalplanung bringt für den Unternehmer einige Vorteile mit sich. Zum einen sind solche Softwares explizit auf die Bedürfnisse der Planung für die Gastronomie entwickelt worden. Jeden Tag wird eine verschiedene Anzahl an Mitarbeitern benötigt und kommt es zu Krankheitsfällen, geraten Excel-Tabellen meist an ihre Grenzen. Zum anderen sind solche Software-Anwendungen nur wenig anfällig für Fehler. Genaue Anleitungen und möglicherweise auch Schulungen sollen die Nutzung einer Software für die Personalplanung vereinfachen und Fehler auf ein Minimum reduzieren.

Einer der größten Vorteile bei der Nutzung einer Software ist die Zeitersparnis. Nach einer Einarbeitung in das Programm sollte es Vorgesetzten möglich sein, die Software mit geringem zeitlichen Aufwand zu nutzen. Die genauen Daten eines jeden Mitarbeiters werden in der Software hinterlegt. Wie viele Stunden leistet ein Mitarbeiter monatlich? An wie vielen Tagen arbeitet er und zu welcher Uhrzeit? Durch das Eintragen dieser Daten in die Software können sie bei der Erstellung von Schichtplänen berücksichtigt werden. Vorgesetzte sparen so eine Menge Zeit, die sie für wichtigere Dinge nutzen können.

Softwares für die Personalplanung überzeugen außerdem durch ihre vielseitigen Funktionen. Sie sind häufig Schichtplaner, Zeiterfassung und Urlaubsplaner in einem. Außerdem wird durch ihre Nutzung sichergestellt, dass die Arbeitszeitgesetze, beispielsweise zu den Pausenzeiten oder der maximalen täglichen Arbeitszeit, eingehalten werden.

Viele Personalplanungs-Softwares haben zudem den Vorteil, dass sie auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden können. So kann die Personalplanung beispielsweise auch per Tablet oder Smartphone durchgeführt werden. Auch die Angestellten profitieren davon, da sie nach Beendigung ihrer Arbeitszeit die Zeiten ganz komfortabel per Smartphone in das System eintragen können. Besonders vorteilhaft ist dabei natürlich auch, dass das System parallel verwendet kann und so keine Wartezeiten entstehen. Außerdem wird der Datenstand fortlaufend synchronisiert, sodass jeder Nutzer immer auf den aktuellen Datenstand zugreifen kann.

Um die Sicherheit ihrer Daten müssen sich Nutzer einer Software für die Personalplanung grundsätzlich erst einmal keine Gedanken machen: Bei den meisten Programmen liegen die Daten auf den Servern des Kunden – das heißt, der Nutzer ist selber verantwortlich für seine Daten. Wer sich also darum kümmert, dass seine Server ordentlich gesichert sind, muss nicht um seine Daten fürchten.

Optimierte Abläufe mit Planday

Der Hersteller Planday liefert eine umfangreiche und effiziente Software für die Personalplanung. Sie überzeugt mit ihren vielen verschiedenen Funktionen: Sie ist Personalplaner, Schichtplaner, Zeiterfassung und Berichterstattung in einem. Die Vorgänge der Personalplanung werden somit erleichtert und optimiert, damit Unternehmen das Beste aus ihren Angestellten herausholen. Mit Planday werden nicht nur Dienstpläne erstellt und Zeiten präzise erfasst, sondern auch Urlaube und Verfügbarkeiten geplant sowie die Personalverwaltung dynamisch gestaltet. Für Unternehmer bedeutet dies stets einen vollen Überblick zu haben, bis zu 75 % weniger Verwaltungszeit und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

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