Voraussetzungen
Wer im Unternehmen auf der Suche nach einer verantwortlichen Person für die Betreuung des Hinweisgebersystems ist, muss einige Aspekte berücksichtigen. So legt § 15 HinSchG fest, dass die mit einer internen Meldestelle beauftragten Personen, die notwendige Fachkunde sowie Unabhängigkeit sicherstellen können. Mit Unabhängigkeit ist gemeint, dass andere Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Konkret können die Interessenkonflikte aus verschiedenen Gründen entstehen:
Persönliche Beziehungen: Wenn der Verantwortliche persönliche Beziehungen zu Personen hat, über die Beschwerden eingereicht werden, kann dies zu einem Interessenkonflikt führen. Er könnte versucht sein, Informationen zurückzuhalten oder die Untersuchung in eine bestimmte Richtung zu lenken.
Karriere- und Beförderungsaspekte: Der Verantwortliche könnte Informationen unterdrücken oder verfälschen, wenn er glaubt, dass die Aufdeckung eines Problems seiner eigenen Karriere schaden könnte.
Finanzielle Interessen: Wenn der Verantwortliche finanziell von bestimmten Geschäftsentscheidungen oder -praktiken profitiert, kann er weniger motiviert sein, Meldungen zu verfolgen, die diese Geschäftspraktiken in Frage stellen.
Unternehmensloyalität: Ein übermäßiges Gefühl von Loyalität gegenüber dem Unternehmen oder dessen Geschäftsführung kann den Verantwortlichen dazu verleiten, Meldungen zu unterdrücken oder zu minimieren, um das Image des Unternehmens zu schützen.
Mangel an Unabhängigkeit: Wenn der Verantwortliche nicht unabhängig von anderen Abteilungen oder Führungskräften im Unternehmen agiert, kann dies seine Fähigkeit beeinträchtigen, objektiv zu handeln.
Um diese Interessenkonflikte zu minimieren, sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Verantwortliche für das Hinweisgebersystem unabhängig, gut geschult und mit klaren Richtlinien ausgestattet ist. Optionen wären hier ein externer Datenschutzbeauftragter oder eine Ombudsperson.
Verschwiegenheitspflichten
Wer für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen in einem Unternehmen oder einer Organisation verantwortlich ist, wird unter Umständen mit Sachverhalten konfrontiert, die einer vertraglichen Verschwiegenheitspflicht, einer Rechtsvorschrift des Bundes über die Geheimhaltung oder über Verschwiegenheitspflichten, dem Steuergeheimnis nach § 30 der Abgabenordnung oder dem Sozialgeheimnis nach § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch unterliegen. Sollte dieser Fall eintreten, müssen die genannten Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungsvorschriften berücksichtigt werden. Dabei gilt, dass die Geheimnisse bei der Bearbeitung der Meldung nur soweit weitergegeben werden dürfen, wie es für das Ergreifen von Maßnahmen notwendig ist.
Fachkunde
Wer mit der Betreuung für die interne Meldestelle beauftragt wird, sollte neben Soft Skills wie verbindlichen Auftreten, Durchsetzungsfähigkeit und strukturiertem Arbeiten auch eine entsprechende Fachkenntnis vorweisen können oder sich aneignen. Dazu gehören neben den Grundkenntnissen von Recht und Datenschutz auch die Inhalte des Hinweisgeberschutzgesetzes. Zu beachten sind auch immer die entsprechenden Fristen zur Rückmeldung, bzw. Maßnahmenergreifung – bei Missachtung drohen Bußgelder und die Gefahr, dass der Hinweisgeber sich unmittelbar an die Öffentlichkeit oder eine externe Meldestelle wendet.
Haftung
Wer sich für eine Meldestelle verantwortlich zeichnet, haftet persönlich. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen externen oder internen Verantwortlichen handelt. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, ein Team aus geeigneten Personen zusammenzustellen, um verschiedene rechtliche Aspekte berücksichtigen zu können.
Wichtig: Auch wenn die interne Meldestelle an einen externen Dienstleister ausgelagert wird, obliegt die Pflicht geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen, immer beim jeweiligen Unternehmen.
Entgegennahme und Bearbeiten von Meldungen
Bevor das Hinweisgebersystem an den Start gehen kann, müssen die Workflows für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen definiert werden. Sind die Verantwortlichen bestimmt, können die jeweiligen Rechte definiert und zugeteilt werden – wer nimmt Meldungen auf, an welcher Stelle müssen weitere Verantwortliche hinzugezogen werden und ist die Definition von Eskalationsstufen nötig?
Im Laufe der Bearbeitung einer Meldung steht die regelmäßige Kommunikation im Vordergrund. Wichtig ist zunächst, dass der Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist von sieben Tagen eine Rückmeldung zum Eingang seiner Meldung erhält. Wenn möglich, sollten die sieben Tage nicht ausgeschöpft werden, damit der Hinweisgeber sich nicht allein gelassen, sondern ernstgenommen fühlt. Die Kommunikation erfolgt sowohl mit anonym als auch mit vertraulich meldenden Personen. Sind Maßnahmen zur Beseitigung des Missstandes definiert und ergriffen worden, sollte auch dies an den Hinweisgeber kommuniziert werden.
Fazit
Die Verantwortung für das Hinweisgebersystem in einem Unternehmen zu übernehmen, erfordert nicht nur Neutralität und die Vermeidung von Interessenkonflikten, sondern auch die entsprechende Fachkenntnis und der korrekte Umgang mit sensiblen Informationen. Im Idealfall übernimmt ein geeignetes Team, beispielsweise aus Datenschutzbeauftragtem und Anwalt, diese Aufgabe, da sie im Umgang mit den jeweiligen Gesetzen geschult sind.
Nicht zu vernachlässigen ist die regelmäßige Optimierung und Anpassung des Hinweisgebersystems. Der Verantwortliche sollte mit Gesetzesänderungen vertraut sein und auch die Nutzerfreundlichkeit im Blick haben. Bei der Einrichtung eines Systems sollte auf einfache und verständliche Erläuterungen geachtet werden, Mehrsprachigkeit ist je nach Betrieb ein großes Thema und beeinflusst die Auswahl des Hinweisgebersystems.
