Die relevanten Komponenten bei der Einführung des Hinweisgebersystems
Um das Hinweisgebersystem in der Organisation zielführend etablieren zu können, gilt es zunächst, einen Verantwortlichen für den Kommunikationsprozess zu finden. Mit selbigem sollte dann eine Kommunikationsstrategie erarbeitet werden. Dabei geht es darum festzulegen, wer offiziell mit den Beschäftigten kommuniziert – Geschäftsführer, Unternehmensleitung oder ein Verantwortlicher der zuständigen Abteilung. Ebenfalls sollte ein Ansprechpartner für Rückfragen zum Hinweisgebersystem bestimmt werden, der den Beschäftigten besonders in der Anfangsphase zur Seite steht. Es ist sinnvoll, die einzelnen Schritte der Kommunikation in einem schriftlichen Ablaufplan festzuhalten.
Kommunikationsziele
Die wichtigste Aufgabe der Kommunikationsstrategie ist die Aufklärung und die Verdeutlichung der Transparenz. Es soll bewusst gemacht werden, dass alle Hinweise ernst genommen und umfassend geprüft und bearbeitet werden. Vorbehalte gegenüber dem Hinweisgebersystem sollten sukzessive abgebaut und vorhandene Ängste genommen werden.
Für die Unternehmen selbst ist die Akzeptanz des internen Hinweisgebersystems von großer Bedeutung, damit Betroffene selbiges nutzen und sich nicht in erster Instanz an eine externe Meldestelle wenden. Denn dann geht die Meldung direkt über die Behörde und je nach Schwere des Vorwurfs über die Staatsanwaltschaft ein.
Wer alles über das Hinweisgebersystem informiert werden muss
Die Adressaten sind zunächst einmal potenzielle Hinweisgeber, also die in einem Unternehmen Beschäftigten. Selbstverständlich müssen auch Management und Betriebsrat über das Hinweisgebersystem informiert werden, sofern es nicht in direkter Abstimmung ausgewählt wurde.
Besonders in größeren Unternehmen und Organisationen ist es wichtig, auch alle Lieferanten und Kunden über die Inbetriebnahme des Hinweisgebersystems zu informieren. Ebenso sollten zukünftige Beschäftigte und die Öffentlichkeit an die entsprechenden Informationen gelangen können.
Auf welchem Weg die Kommunikation erfolgen sollte
Intern
Die Beschäftigten können auf kurzem Wege, also über E-Mail oder eine Nachricht im Intranet, über das Hinweisgebersystem informiert werden. Auch eine Meldung in der Mitarbeiterzeitschrift, sofern vorhanden, bietet sich an. Werden Newsletter an die Beschäftigten ausgesendet, kann hier ebenfalls auf die Einrichtung des Meldesystems hingewiesen werden. Aushänge oder Tischaufsteller können die interne Kommunikation unterstützen.
Um den Mitarbeitenden das System vorzustellen, kann auch eine Betriebsversammlung zu Demonstrationszwecken veranstaltet werden. Dort kann nicht nur das System anhand einer Demo vorgeführt werden, es bietet sich eine erste Gelegenheit, um Rückfragen zu klären und auf die Relevanz der Meldestelle hinzuweisen.
Extern
Um das Hinweisgebersystem über die interne Kommunikation hinaus publik zu machen, bietet sich vor allem die Unternehmenswebseite an, da sie jederzeit verfügbar und allen Interessenten zugänglich ist. Neben einem gut sichtbaren Link oder Button zum Meldesystem empfiehlt es sich, an dieser Stelle einen Fragen- und Antwortenbereich (FAQ) anzulegen, um potenzielle Nachfragen vorwegzunehmen und allgemeine Rückfragen im Vorfeld zu beantworten.
Um die Relevanz einer Meldung zu unterstreichen, können Beispiele zu Verstößen und rechtlichen Konsequenzen aufgezeigt werden.
Hinweis: Die Unternehmen können selbst entscheiden, ob die interne Meldestelle auch für Außenstehende zugänglich ist. Unternehmen können so allerdings frühzeitig durch ihre Stakeholder auf potenzielle Risiken aufmerksam gemacht werden und übergreifende Transparenz fördern.
Informationspflichten nach Inbetriebnahme des Hinweisgebersystems
Folgende Aspekte sind im Rahmen des Auskunftsrechts im Kontext von Hinweisgebersystemen zu beachten:
Auskunftsrecht des Betroffenen: Wenn ein Betroffener von einem Hinweis erfährt und ein Auskunftsrecht geltend macht, muss die Organisation in der Lage sein, ihm Informationen über die gegen ihn erhobenen Daten bereitzustellen. Dies muss jedoch in einer Weise geschehen, die die Identität des Hinweisgebers nicht preisgibt. Die Informationen müssen grundsätzlich umgehend, jedoch spätestens nach einem Monat erteilt werden. Bei Verweigerung der Auskunft kann ein Bußgeld verhängt werden.
Einschränkungen des Auskunftsrechts: In bestimmten Fällen kann das Auskunftsrecht eingeschränkt werden, z.B. wenn die Offenlegung der Informationen die Ermittlungen behindern würde. Die Auskunft betrifft die Verfolgung von Straftaten oder den Schutz anderer betroffener Personen.
Datenspeicherung und -löschung: Daten, die durch das Hinweisgebersystem erhoben werden, müssen spätestens nach drei Jahren gelöscht werden. Längere Aufbewahrungspflichten können, je nach Fall, durch weitere Rechtsvorschriften bestehen.
Es ist wichtig, dass Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem einrichten, sich sowohl über ihre Verpflichtungen als auch über die Rechte der Betroffenen im Klaren sind. Sie sollten sicherstellen, dass das System die Datenschutzvorschriften einhält und gleichzeitig die Identität der Hinweisgebers schützt.
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