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Ratgeber Kassensysteme: Das ideale Kassensystem für jeden Betrieb

Das Gastgewerbe wird immer digitaler – und das ist gut so. Kassensysteme nehmen hierbei eine ganz besondere Position ein, spiegeln sie doch nicht nur das Kassieren, sondern mit stetig neuen Funktionen eine ganze Bandbreite digitaler Möglichkeiten wider. Und das Beste: Es ist kein Ende in Sicht, regelmäßig werden die Nutzer digitaler Kassensysteme von neuen Funktionen und der Kompatibilität mit anderen Systemen, zum Beispiel in Küche oder Housekeeping, überrascht.

Moyo Studio | iStockphoto

Eine gute Bedienung und flexible Abrechnung bedarf heute kaum mehr als einen Fingertipp und macht die alltäglichen Betriebsabläufe in Restaurant, Café und der Bar effizienter und damit zukunftsfähig. Denn ein gutes Kassensystem kann mehr und vermittelt zwischen Service- und Küchenpersonal, während der Gastronom alle wichtigen Daten bis hin zur Warenkalkulation transparent erblicken und schneller reagieren kann. Die Bestellannahme mit Bleistift und Papier, vom Service in die Küche getragen, ist mit dem Bild eines wirtschaftlichen Gastronomiebetriebes, der im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig bleiben will, Personalmangel zu überbrücken weiß und ein attraktives Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter schaffen möchte, kaum noch zu denken. 

Das bargeldlose Bezahlen ist bereits seit vielen Jahrzehnten üblich. In Supermärkten, an der Tankstelle, in Hotels und in Boutiquen ist es seit Langem möglich, mit der Kredit- oder der Debitkarte zu bezahlen. In Bars und Restaurants bestand dieses Angebot jedoch bis vor einiger Zeit nur selten.shapecharge - iStockphoto.com

Kassensystem-Finder

Um interessierten Gastronomen und Hoteliers die Recherche zu erleichtern, bietet Gastgewerbe-Magazinden „Kassen-Finder“ an. Daten eingeben, absenden und auf passende Angebote renommierter Hersteller warten.

Dos und Don’ts zur Kassen-Nachschau

Seit 2018 werden in Deutschland Kassen-Nachschauen durchgeführt. Wer sein digitales Kassensystem ordnungsgemäß bedient, muß die spontane Kontrolle nicht fürchten. Die absoluten „Do’s and Don’ts zur Kassennachschau“.

Mit der richtigen Kasse ist die Kassennachschau kein Problem.pixdeluxe | iStockphoto.com

Das ideale Kassensystem für jeden Betrieb finden

Mit einem Kassensystem ist also nicht nur der Gast gut und schnell bedient, auch für den Gastronomen entstehen entscheidende Vorteile. Doch welches Kassensystem ist das richtige für den eigenen Betrieb? Auf welche Funktionen es ankommt, was bei der Ausstattung mit einem Kassensystem speziell für die Gastronomie zu beachten ist und welche Finanzierungsmöglichkeiten es gibt, sollten Gastronomen im Vorfeld prüfen. Im Interview mit Michael Ebner, Geschäftsführer vom Kassenanbieter Gewinnblick, wird deutlich, was ein Kassensystem leisten muss.

Digitale Kassensystem immer mobiler

Kartenzahlungen zählen schon lange zu den beliebteren Zahlungsmethoden, da sie flexible Zahlungen ermöglichen, Bargeld wird immer weniger in den Geldbörsen der Nation. Auch im Ausland bezahlen Deutsche gerne mit Karte, erspart es doch das mühsame Umrechnen und die Organisation fremder Währungen. Im Beitrag „Bargeldlose Bezahlsysteme für zukunftsfähige Gastronomiebetriebe“ werden die Ansprüche der Gäste und Informationen rund um Sicherheit und Möglichkeiten der bargeldlosen Zahlungen erörtert.

In vielen Gastronomiebetrieben ist der Umkehrschluss – nämlich das Anbieten bargeldloser Zahlungen als Wettbewerbsvorteil zur Gewinnung der Touristen als Gäste – noch nicht angekommen. Besonders asiatische Touristen entdecken Deutschland immer häufiger als Reiseziel. Mit bargeldlosen Zahlungssystemen kann die neue Zielgruppe für eine Umsatzsteigerung sorgen. Im Artikel „Mit Mobile Payment Lösungen Umsatzwachstum sichern“  werden die verschiedenen Möglichkeiten vorgestellt.

Jedem Betriebstyp das passende Kassensystem

Kassensysteme müssen nicht nur alle rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen abdecken, auch die Betriebsart hat maßgeblichen Einfluss auf die Auswahl des Systems. Die kleine Bar kommt vielleicht mit einem Standgerät und einem mobilen Gerät aus, in einem Restaurant mit 25 Tischen und an die hundert Sitzplätzen sieht dies schon ganz anders aus. Auch jenseits der Skalierbarkeit sind die Ansprüche divergent, auf unseren Fachartikeln zu den Betriebstypen Bar, Hotel, Restaurant, Cafè & Bistro und Außengastronomie werden diese erläutert.

Fiskallösung kontra Angst vor der Steuerprüfung

Ab 2020 ist die Schonfrist vorbei und jeder gastronomische Betrieb muss bei einer Steuerprüfung umgehend liefern. Der Gesetzgeber hat es kurz und bündig formuliert: Jede im Einsatz befindliche Kasse muss GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sein und die Fähigkeit zum tagesaktuellen Kassensturz aufweisen. Das Prinzip der Einzeldatenerfassung ist ebenso bindend wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und eines Programmierprotokolls. Die Verfahrensdokumentation besteht meist aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Das Programmierprotokoll hingegen dokumentiert die Programmierung der Kasse und der eingesetzten Software. Eine sichere Lösung können hier Kassensysteme bieten, die Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wie DATEV bieten und auf Knopfdruck Kassen- und Umsatzdaten an Steuerberater oder Finanzbeamten liefern. Doch auch Ende 2021 gibt es weiterhin Verzögerungen bei der Meldepflicht, da neben dem amtlichen Vordruck auch die erforderliche elektronische Meldungsmöglichkeit fehlt. Die Diplom-Finanzwirtin und Betriebsprüferin Andrea Köchling gibt bereits im Februar 2021 eine entsprechende Einschätzung zur Situation ab.

Hersteller Kassensysteme

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