„Die Meldepflicht betrifft sowohl bestehende als auch neu in Betrieb genommene Systeme. Unternehmer, die die neuen Vorgaben nicht einhalten, riskieren empfindliche Strafen“, warnt Steuerberaterin Karin Korte. Gemäß der geltenden Abgabenordnung können Verstöße gegen die Meldepflicht mit einem Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden. „Darüber hinaus können nicht gemeldete Kassensysteme im Rahmen von Betriebsprüfungen zu steuerlichen Mehrbelastungen oder Schätzungen führen“, so Korte.

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme: Diese müssen bis spätestens zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden.
• Nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme: Hier gilt eine Meldefrist von einem Monat ab der Inbetriebnahme des Systems.
• Außerbetriebnahme von Kassensystemen: Auch die Abmeldung eines nicht mehr genutzten Systems muss innerhalb eines Monats erfolgen.

Die Meldung neuer oder bestehender Kassensysteme hat ausschließlich digital beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen:

1. Über „Mein ELSTER“: Die Online-Plattform der Finanzverwaltung bietet ein Formular zur Meldung an.
2. ERiC-Schnittstelle: Diese technische Lösung eignet sich insbesondere für Unternehmen mit komplexen IT-Strukturen.
3. Upload einer XML-Datei: Unternehmen können ihre Meldung auch über das Hochladen einer XML-Datei einreichen.

„Die erforderlichen Angaben umfassen unter anderem die Art des Systems, dessen Seriennummer sowie das Datum der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme“, erklärt Korte. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, welche ihrer im Betrieb genutzten Kassensysteme unter die neue Meldepflicht fallen und welche Anschaffungen gegebenenfalls in nächster Zeit geplant sind, um die jeweiligen Fristen im Auge zu behalten. Für die digitale Meldung muss zudem sichergestellt sein, dass die erforderlichen technischen Mittel vorhanden sind.

„Die Nutzung von Mein ELSTER oder die Erstellung von XML-Dateien sollte vorab getestet werden“, rät Korte. Wer insbesondere angesichts einer komplexen IT-Architektur im Unternehmen unsicher ist, sollte fachkundige Unterstützung nutzen, um spätere Sanktionen zu vermeiden und auf den Start der Meldepflicht gut vorbereitet zu sein.