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Elektronische Bons statt Papierverschwendung

Die Bonpflicht stößt wegen der Ausgabe von Bons in Papierform vermehrt auf Kritik. Viele Unternehmer und Verbraucher sehen darin eine Papierverschwendung. Mit digitalen Lösungen gibt es nunmehr umweltfreundliche Alternativen. Welche Anbieter offerieren bereits elektronische Kassenbons und wie können Gastronomen das System dieser eBons einsetzen?

© Jens Rother | iStockphoto

Warum gibt es die Bonpflicht und welche Inhalte müssen auf dem Bon stehen?

Der Gesetzgeber hat die Bonpflicht als Teil des Kassengesetzes und der Kassensicherungsverordnung mit Wirkung ab 1. Januar 2020 eingeführt, um Steuerhinterziehungen in der Gastronomie zu unterbinden. Demnach müssen Hotel- und Gastronomiebetriebe, die elektronische Kassensysteme einsetzen, zu jedem Geschäftsvorgang einen Bon erstellen und an den Gast ausgeben. Gemäß § 6 Kassensicherungsverordnung müssen diese Inhalte auf dem Bon stehen:

  • Name und Adresse des Betriebes
  • Ausstellungsdatum
  • Uhrzeit der Transaktion (Beginn und Ende)
  • Menge der Dienstleistungen beziehungsweise Waren
  • Leistungsumfang und Leistungsart
  • Transaktionsnummer
  • Rechnungssumme und Steuerbetrag; Gesamtsumme mit Steuersatz
  • Seriennummer des Aufzeichnungssystems

Zahlreiche Unternehmer und Verbraucher werten das Ausdrucken von Bons als Papierverschwendung, vor allem, wenn die Kunden die Papierbelege gar nicht haben möchten.

Gibt es Alternativen?

Als Alternativen zu den Kassenbelegen in Papierform gibt es sogenannte elektronische Kassenbons (eBons) oder digitale Bons. Bei dieser Option wird der Kassenbeleg nicht auf Papier gedruckt, sondern elektronisch ausgegeben. Das Aussehen der
Bons bleibt im Vergleich zur Druckversion unverändert. Demnach bildet ein eBon das Logo und die steuerrechtlichen Angaben ab. Elektronische Kassenbons haben gegenüber Papierbelegen einige Vorteile:

  • Unternehmer müssen Bonrollen weder besorgen noch wechseln.
  • Durch den Entfall der Bonrollen reduzieren sich die Kosten.
  • Der Wegfall von Papierbelegen schont die Umwelt.
  • Die Verwendung von eBons kommt dem Umweltbewusstsein vieler Kunden entgegen.
  • Gastronomen und Hoteliers profitieren von einer schnelleren Rechnungserstellung und einfacheren Buchhaltung.
  • Digitale Bons lassen sich bequem verwalten.

Demnach sind eBons für Gastronomen und Hoteliers eine kostengünstige Alternative, um die Belegpflicht der Kassensicherungsverordnung ohne Papierverbrauch zu erfüllen. Außerdem können Hotelmitarbeiter Zimmerrechnungen digital erstellen und an die Rezeption weiterleiten.

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Wer bietet bereits eBons an?

Das Unternehmen GreenBill, der Kassensystemhersteller eBon und Kasse Speedy bieten bereits eBons an. Als Voraussetzung für die Nutzung elektronischer Bons nennen die Anbieter unter anderem ein Kassensystem mit stabiler Internetverbindung. Hoteliers und Gastronomen beziehen das eBon-System je nach Anbieter über einen Kassenhändler, den Webshop oder die Homepage.

Wie kann ich als Gastronom das System der eBons bei mir einsetzen?

Gastronomen, die den Anbieter GreenBill wählen, erhalten eine sogenannte GreenBill Box mit Netzteil und vorinstallierter Software zur Miete. Hinzu kommt ein Zugang zum GreenBill-System für die Speicherung und Verwaltung der Belege. Bei der GreenBill Box handelt es sich um einen Mini-Computer, der als LAN-Drucker in das Netzwerk des Unternehmens implementiert wird. Der Gastronom muss zusätzlich zur Kasse lediglich ein Tablet mit LAN- oder WLAN-Verbindung zur Verfügung stellen, auf dem der elektronische Bon für den Kunden dargestellt wird. GreenBill verlangt weder eine App noch eine Kundenanmeldung. Die Installation einer speziellen Software auf dem Kassensystem ist ebenfalls nicht erforderlich. Bei diesem eBon-System wird jeder Beleg auf dem Tablet abgebildet. Der Kunde entscheidet dann, ob er den Beleg scannen, als E-Mail versenden, drucken lassen oder auf den Bon verzichten möchte. Für den Fall, dass der Gast den Bon ablehnt, ist aufgrund der digitalen Archivierung der Rechnungen die Belegpflicht dennoch erfüllt.

Alternativ können Gastronomen eBons von bon-online.de nutzen. Sie verwenden dafür die benutzerfreundliche eBon-App für Apple oder Android-Handys, um elektronische Bons zu scannen, herunterzuladen und zu verwalten. Dieses eBon-System funktioniert aber auch über die Kamera App moderner Mobiltelefone oder eine andere App, mit der QR-Codes lesbar sind. Der Datenschutz bleibt gewahrt, weil die Software des Anbieters keine persönlichen Daten übermittelt oder diese vorab ausblendet. Gastronomen, die eBons von bon-online.de nutzen, sollten ihre elektronischen Bons innerhalb von 30 Tagen abholen und auf dem Mobiltelefon speichern, damit die Belege nach der automatischen Löschung nicht verloren gehen.

Das eBon-System von Kasse Speedy können Gastronomen einsetzen, indem sie die aktuelle Version von der Website des Anbieters herunterladen und auf der Kasse einen PDF-Drucker einrichten. Für die Ablage der Kassenbelege können die Anwender zwischen einer automatischen Speicherung auf dem Drucker, dem E-Mail-Versand oder dem Versenden über Apps wählen. Bei jedem Zahlvorgang steht der Kunde vor der Wahl, ob er einen gedruckten Kassenbeleg, einen elektronischen Bon oder gar keine Quittung bekommt. Unabhängig davon speichert das System jeden Rechnungsbeleg als PDF.

Der Gesetzgeber verlangt bei der Ausgabe elektronischer Bons die Zustimmung der Kunden. Dafür gibt es keine spezielle Formvorschrift. Demnach können Unternehmen die Zustimmung der Kunden stillschweigend einholen, indem sie in einem Aushang auf die Verwendung von eBons hinweisen.

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