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Dos und Don’ts zur Kassen-Nachschau

Seit 2018 werden in Deutschland in größerem Umfang Kassen-Nachschauen durchgeführt. Ohne vorherige Ankündigung werden während der offiziellen Öffnungszeiten Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme direkt vor Ort überprüft.
Mit der richtigen Kasse ist die Kassennachschau kein Problem.pixdeluxe | iStockphoto.com

Alle Inhalte zu Kassensystemen im Überblick

Fall 1: Keine Kasse…

Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach wie vor nicht. Wer noch nie eine Kasse hatte, braucht auch weiterhin keine Kasse einzuführen, was für manche Betriebe durchaus sinnvoll sein kann. Diese Methode birgt allerdings Fehlerquellen und bedarf einigen Aufwandes. Um alles nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) richtig zu machen, müssen Kontrollen eingerichtet, durchgeführt und protokolliert werden. Dazu gehören Zugangs- und Berechtigungs- (wer darf was, wie und wann?), Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen, Vorbeugemaßnahmen gegen bewusste und unbewusste Abänderungen von Daten, Programmen oder Dokumenten (wer darf stornieren?).

Fall 2: Kasse im Einsatz…

Wer heute schon eine Registrierkasse im Einsatz hat, muss folgende Anforderungen erfüllen:

  1. Registrierkassen müssen jeden Verkauf oder Vorgang im Detail einzeln elektronisch aufzeichnen.
  2. Diese Aufzeichnungen müssen jederzeit dem Finanzamt in elektronischer Form übergeben werden können.
  3. Um Manipulationen vorzubeugen, dürfen die Daten nicht verändert werden und falls doch, die Veränderungen nachvollziehbar sein.
  4. Ist die komplette Speicherung innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.
  5. Jede nachträgliche Veränderung an einer Registrierkasse ist entsprechend zu dokumentieren.
  6. Unterlagen wie Bedienungs- oder Programmieranleitungen, Verfahrensdokumentationen und Programmabrufe sind nach Änderungen z.B. Preisänderungen bereitzuhalten. Das gleiche gilt unter anderem für Protokolle über die Einrichtung von Kellner- oder Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. zum Ausdrucken von Proformarechnungen) und die täglichen Z-Berichte.

Um diese Anforderungen zu erfüllen reicht bei vielen Kassensystemen das Aufspielen eines Software-Updates aus. Die Kassen und die entsprechende Software sollten aber auf jeden Fall auf dem aktuellsten Stand sein, denn sonst kann bei einer Betriebsprüfung die Kassenführung als „formell nicht ordnungsgemäß“ beurteilt und verworfen werden. Das führt zu Schätzungen und in der Regel zu mitunter empfindlichen Steuernachzahlungen.

Datensicherheit

Alle registrierten Kassenvorgänge sind gespeicherte Daten. Für diese gilt, dass im Hinblick auf die Datensicherheit der Unternehmer alleinverantwortlich ist, um seine Daten vor Verlust, Vernichtung, Unauffindbarkeit oder Diebstahl zu sichern. Da helfen keine Testate oder Zertifikate. Wenn eine Registrierkasse außer Betrieb genommen wird, muss sichergestellt sein, dass die dort gespeicherten Daten nicht verloren gehen. Dafür empfiehlt es sich, sie auf einem anderen Speichermedium abzuspeichern oder in das neue Kassensystem zu übernehmen. Wichtig ist auch, dass die Kassendaten zehn Jahre lang aufbewahrt bzw. gespeichert werden – entweder in der Kasse selbst oder auf einer Cloud-Lösung, im Idealfall aber mehrfach.

Noch ein Tipp:

Die von den Registrierkassen erzeugten Einzelaufzeichnungen sollten unbedingt schon vor einer Betriebsprüfung vom Unternehmer selbst oder dem Steuerberater stichprobenartig überprüft werden. So lassen sich unangenehme Überraschungen bei einer Prüfung vermeiden.

Vorbereitung der Kasse für die Kassen-Nachschau

Die Kassenhersteller beschäftigen sich ebenfalls intensiv mit dem Thema digitaler Betriebsprüfung. Gastronovi weist die Gastronomen darauf hin, dass alle Vorgänge in der Kasse nachvollziehbar und nachprüfbar sein müssen. „Nutzt der Gastronom eine Software, die die Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich aufbereitet, spart das Zeit und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Prüfung“, so Gastronovi. Wer gut vorbereitet sei, könne auch einer unangekündigten Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegenblicken.

Auch beim Kassenanbieter Gastrofix hat man sich mit dem Thema beschäftigt. Herausgekommen ist ein Whitepaper, in dem neben den rechtlichen Grundlagen auch Tipps und Expertenratschläge zu finden sind. Sie können sich das Whitepaper hier kostenlos herunterladen.

6 To-Dos, um der Kassen-Nachschau entspannt zu begegnen

Auszug aus dem Whitepaper von Gastrofix, zusammengestellt von Steuerberater Arno Böttcher

1. Technische Voraussetzungen schaffen
Machen Sie Ihre Kasse fit für die neuen steuerlichen Anforderungen

2. Taggenaue Kassenbuchführung beherzigen
Zögern Sie den Tagesabschluss im Kassenbuch nicht hinaus. Das Kassenbuch muss jeden Tag stimmen.

3. Alle Arbeitsabläufe intern prüfen
Checken Sie, ob in ihrem Betrieb alles mit rechten Dingen zugeht – auch das Verhalten der Angestellten. Betrug darf nicht toleriert werden.

4. Information der Mitarbeiter
Informieren und schulen Sie die Mitarbeiter, wie sie sich zu verhalten haben, wenn das Finanzamt in der Tür steht und Sie selbst nicht da sind.

5. Zweit- und Drittkassen nicht vergessen
Melden Sie dem Finanzamt alle Kassen und spielen Sie nicht mit verdeckten Karten.

6. Steuerberater einbeziehen
Der Steuerberater hilft Ihnen, alle Gesetzestexte und Steuervorschriften zu verstehen und richtig zu agieren.

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