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Häufige Fragen zur digitalen Kassenführung

Es lassen sich erhebliche Unannehmlichkeiten und Probleme ersparen, wenn bei der Auswahl eines digitalen Kassensystems und der Kassenführung darauf geachtet wird, dass dieses rechtskonform ist. Dabei sind besonders die DSGVO und die GoBD sehr wichtig. Mit einer zusätzlichen DATEV-Schnittstelle sowie einer Datenschutzerklärung befinden sich Unternehmen auf der sicheren Seite und sind bereit für eventuelle Prüfungen.
qimono | Pixabay.de

Alle Inhalte zu Kassensystemen im Überblick

Was bedeutet GoBD-Konformität?

Unter GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ zusammengefasst. Das Bundesfinanzamt hat diese Grundsätze im Jahr 2014 eingeführt. Zu den Grundsätzen der Kassenführung, die konforme Unternehmen erfüllen sollten, gehören:

  • Die Abarbeitung der Buchführung möglichst im Folgemonat
  • Die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Die Aufbewahrungspflicht von Belegen, Daten und Stammdaten

Was beinhaltet die DSGVO-Konformität?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt seit Mai 2018 in der ganzen Europäischen Union. Hier geht es darum, dass personenbezogene Daten sicher erhoben und gespeichert werden, dazu gehören E-Mail-Adressen, Postadressen, Namen und Steuernummern. Jedes gastronomische Unternehmen benötigt eine eigene Datenschutzerklärung, die auch auf der Website einsehbar sein sollte. Betriebe über zehn Personen benötigen einen Datenschutzbeauftragten, außerdem müssen Mitarbeiterschulungen sowie transparente Verfahren zum Erheben von Daten, etwa bei Reservierungen oder Quittungs-Ausstellungen, angeboten werden.

Was ist eine DATEV-zertifizierte Schnittstelle?

Da inzwischen viele persönliche Daten von Kunden online gesammelt werden, ist es essenziell, zur Verschlüsselung mit einer vom DATEV zertifizierten Schnittstelle zu arbeiten. Sie hilft dabei, Stammdaten und Bewegungsdaten von Kunden in einer eigenen Datenbank, die sicher und DSGVO-konform ist, zu speichern und zu exportieren. Ein geschulter Experte kann die DATEV-Schnittstelle im Unternehmen einrichten und die Buchhaltung in der Nutzung ausbilden.

Wie funktioniert die Kassennachschau?

Diese Kassenprüfung seitens des Finanzamts kann oft überraschend kommen. Dann steht plötzlich ein Prüfer vor der Tür, der die Kassenbuchführung und Zugang zur physischen Kasse verlangt. Alle steuerlich registrierten Betriebe können mit diesem Besuch rechnen. Er soll verhindern, dass Kassen manipuliert werden und kann eine komplette Betriebsprüfung nach sich ziehen. Wer allerdings eine gut funktionierende Kasse und ein modernes, mit den Normen konformes Kassensystem hat, muss sich nicht vor der Kassennachschau fürchten.

Welche Funktionen sollte ein Kassensystem haben?

Um alle Ausgaben und Einnahmen einer gastronomischen Einrichtung zu überblicken, vereint ein gutes Kassensystem die Buchführung, den Zahlungsverkehr, die Planung der Liquidität, die Verwaltung der Mittel sowie gegebenenfalls das Mahnwesen. Mit einem guten Rechnungswesen lassen sich die Jahresplanung sowie der alljährliche Rechnungsabschluss problemlos vornehmen.

Was bedeutet Einheitskasse?

Zum deutschen Kassenrecht gehört das Prinzip der Einheitskasse. Das bedeutet, dass Abrechnungen nur an einer zentralen Kasse vorgenommen und verarbeitet werden. So sind Zahlungsvorgänge und Datenverarbeitung deutlich sicherer und übersichtlicher. Zugleich gibt es ein Vier-Augen-Prinzip: Kassengeschäfte wie etwa Auszahlungen sollten nicht von der gleichen Person vorgenommen werden wie die Anordnung und Planung dieser Ausgaben.

Die fünf wichtigsten Fakten zur Kassenführung

  1. Seit 2018 ist jederzeit eine Kassennachschau möglich
  2. Seit Mai 2018 gilt zudem die DSGVO
  3. Buchführung und Kassensystem sollten GoBD-konform sein
  4. DATEV-Schnittstelle ist empfehlenswert
  5. Digitales Kassensystem ist eine gute Investition in die Zukunft

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