Kassensysteme

Gut beraten: Das rechtskonforme Kassensystem

Neben Bedienerfreundlichkeit und Kalkulationsvorteilen sind bei der Implementierung eines geeigneten Kassensystems für den eigenen Betrieb insbesondere die Auflagen durch das Finanzamt im Zuge der Grundsätze zur Aufbewahrung von Daten in elektronischer Form (GoBD) zu bedenken.

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Wer sich hier nicht mit den rechtlichen Aspekten seiner Kasse auseinandersetzt, kann bei einer unangekündigten Prüfung schnell in eine unangenehme und teure Situation geraten. Und eine solche Prüfung ist längst kein Märchen mehr: Kassennachschauen finden in der Gastronomie statt – wer sich allerdings entsprechend vorbereitet und bei seinem Kassensystem auf Rechtskonformität geachtet hat, hat nichts zu befürchten.

Elektronische Archivierung muss bei jedem Kassensystem gewährleistet sein

Zwar ist es für Gastronomen nicht verpflichtend, eine elektronische Registrierkasse zu führen, aber seit dem 01.01.2017 muss jeder Gastronom und Hotelier, der eine solche Kasse – und dazu zählt auch das elektronische Kassensystem – besitzt, die elektronische Archivierung seiner Daten sicherstellen. Dazu gehören Daten wie:

  • sämtliche hinterlegten Produkte und Waren inklusive deren Preise
  • Ort und Zeit, in dem die Kasse im Einsatz war
  • Stornobuchungen
  • Änderungen von Stammdaten
  • die Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse.

Die wichtigsten Fakten zum Umgang mit Daten der Kasse im Überblick:

  • Für sämtliche Daten gilt eine Aufbewahrungspflicht für die Dauer von 10 Jahren.
  • Jeder Vorgang, also jede Ausgabe und Eingabe in das System, muss einzeln dokumentiert werden und abrufbar sein.
  • Alle Daten müssen jederzeit verfügbar, lesbar und auswertbar sein.
  • Es muss sichergestellt werden, dass alle Daten manipulationssicher aufbewahrt werden.

Tipp: Informieren Sie sich beim Kassenanbieter zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und Kassennachschau. Dieser sollte Ihnen ausführliche Auskunft zur GoBD-Konformität des Systems und möglichen Updates geben können.

Das digitale Kassensystem

Sichere Datenverwaltung und schnellere Serviceabläufe sind die wesentlichen Vorzüge smarter Kassenlösungen. Doch Kasse ist nicht gleich Kasse – auf die Anforderungen in der Gastronomie spezialisierte Hersteller bieten unterschiedliche Systeme, Funktionen und Endgeräte an. Grundsätzlich wird hierbei zwischen digitalen Registrierkassen und Tablet-System unterschieden, die klassische Registrierkasse ist zwar noch im Einsatz, wird aber kaum noch eine Zukunftschance haben.

Bevor der eigene Betrieb ausgestattet wird, sollten sich Gastronomen und Hoteliers einige Fragen stellen:

  • Wie viele Kassen werden benötigt?
  • Hardware und Software?
  • Werden nur stationäre oder auch mobile Kassen benötigt?
  • Werden weitere Endgeräte benötigt, die mit dem Kassensystem vernetzt sind?
  • Wie wird das Kassensystem installiert und Software-Updates durchgeführt?

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