Kassensysteme

Das ideale Kassensystem für jeden Betrieb

Daten transparent und zentral speichern und umfangreiche Prozesse abbilden und verwalten. Digitale Kassensysteme können weitaus mehr als es die konventionelle Registrierkasse vergangener Jahre zu bieten hatte.

Das richtige Kassensystem für jeden Betrieb.
© Ozgur Coskun | iStockphoto.com

Eine gute Bedienung und flexible Abrechnung bedarf heute kaum mehr als einen Fingertipp und macht die alltäglichen Betriebsabläufe im Restaurant, Café und der Bar effizienter und damit zukunftsfähig. Denn ein gutes Kassensystem kann mehr und vermittelt zwischen Service- und Küchenpersonal, während der Gastronom alle wichtigen Daten bis hin zur Warenkalkulation transparent erblicken und schneller reagieren kann. Die Bestellannahme mit Bleistift und Papier, vom Service in die Küche getragen, ist mit dem Bild eines wirtschaftlichen Gastronomiebetriebes, der im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig bleiben will, Personalmangel zu überbrücken weiß und ein attraktives Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter schaffen möchte, kaum noch zu denken. Dass die Zettelwirtschaft für die Gastrobranche der Vergangenheit angehört, zeigt aber auch ein weiterer Faktor, der sich spätestens mit der berüchtigten Kassennachschau allen Gastronomen aufdrängt.

Mit einem Kassensystem ist also nicht nur der Gast gut und schnell bedient, auch für den Gastronomen entstehen entscheidende Vorteile. Doch welches Kassensystem ist das richtige für den eigenen Betrieb? Auf welche Funktionen es ankommt, was bei der Ausstattung mit einem Kassensystem speziell für die Gastronomie zu beachten ist und welche Finanzierungsmöglichkeiten es gibt, sollten Gastronomen im Vorfeld prüfen. Der folgenden Ratgeber hilft, beim Angebot der Kassensysteme für die Branche den Überblick zu behalten.

Gut beraten: Das rechtskonforme Kassensystem

Neben Bedienerfreundlichkeit und Kalkulationsvorteilen sind bei der Implementierung eines geeigneten Kassensystems für den eigenen Betrieb insbesondere die Auflagen durch das Finanzamt im Zuge der Grundsätze zur Aufbewahrung von Daten in elektronischer Form (GoBD) zu bedenken. Wer sich hier nicht mit den rechtlichen Aspekten seiner Kasse auseinandersetzt, kann bei einer unangekündigten Prüfung schnell in eine unangenehme und teure Situation geraten. Und eine solche Prüfung ist längst kein Märchen mehr: Kassennachschauen finden in der Gastronomie statt – wer sich allerdings entsprechend vorbereitet und bei seinem Kassensystem auf Rechtskonformität geachtet hat, hat nichts zu befürchten.

Zwar ist es für Gastronomen nicht verpflichtend, eine elektronische Registrierkasse zu führen, aber: Seit dem 01.01.2017 muss jeder Gastronom und Hotelier, der eine solche Kasse – und dazu zählt auch das elektronische Kassensystem – besitzt, die elektronische Archivierung seiner Daten sicherstellen. Dazu gehören Daten wie:

  • sämtliche hinterlegten Produkte und Waren inklusive deren Preise
  • Ort und Zeit, in dem die Kasse im Einsatz war
  • Stornobuchungen
  • Änderungen von Stammdaten
  • die Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse.

Die wichtigsten Fakten zum Umgang mit Daten der Kasse im Überblick:

  • Für sämtliche Daten gilt eine Aufbewahrungspflicht für die Dauer von 10 Jahren.
  • Jeder Vorgang, also jede Ausgabe und Eingabe in das System, muss einzeln dokumentiert werden und abrufbar sein.
  • Alle Daten müssen jederzeit verfügbar, lesbar und auswertbar sein.
  • Es muss sichergestellt werden, dass alle Daten manipulationssicher aufbewahrt werden.

Tipp: Informieren Sie sich beim Kassenanbieter zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und Kassennachschau. Dieser sollte Ihnen ausführliche Auskunft zur GoBD-Konformität des Systems und möglichen Updates geben können.

Das digitale Kassensystem

Sichere Datenverwaltung und schnellere Serviceabläufe sind die wesentlichen Vorzüge smarter Kassenlösungen. Doch Kasse ist nicht gleich Kasse. Auf die Anforderungen in der Gastronomie spezialisierte Hersteller bieten unterschiedliche Systeme, Funktionen und Endgeräte an. Grundsätzlich wird hierbei zwischen digitalen Registrierkassen und Tablet-System unterschieden. Die klassische Registrierkasse ist zwar noch im Einsatz, wird aber kaum noch eine Zukunftschance haben.

Bevor der eigene Betrieb ausgestattet wird, sollten sich Gastronomen und Hoteliers einige Fragen stellen:

  • Wie viele Kassen werden benötigt?
  • Hardware und Software?
  • Werden nur stationäre oder auch mobile Kassen benötigt?
  • Werden weitere Endgeräte benötigt, die mit dem Kassensystem vernetzt sind?
  • Wie wird das Kassensystem installiert und Software-Updates durchgeführt?

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