Kassensysteme

Kassensystem kaufen oder Leasen: passende Lösungen für jeden Gastronomiebetrieb

Ein modernes digitales Kassensystem bringt für Gastronomiebetriebe zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen zeichnet es sich häufig durch vergleichsweise geringe Anschaffungskosten aus, da es möglich ist, handelsübliche Smartphones und Tablets für die Umsetzung zu verwenden.

Kasse kaufen oder leasen?
© TeroVesalainen | Pixabay.de

Zum anderen bietet es viele nützliche Zusatzfunktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern. Sehr praktisch ist beispielsweise die Funkbonierung. Diese erlaubt es den Kellnern, die Bestellungen direkt vom Tisch in die Küche zu übermitteln. Das reduziert die Bearbeitungszeit und spart unzählige Laufwege. Darüber hinaus hilft das Kassensystem bei der Tisch- und bei der Personalplanung. Außerdem ist es möglich, ein System für die Warenwirtschaft zu integrieren. All diese Funktionen steigern die Effizienz der Arbeitskräfte in einem Gastronomiebetrieb erheblich. Viele Betreiber scheuen sich jedoch davor, hohe Ausgaben für ein neues Kassensystem zu tätigen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, das digitale Kassensystem zu leasen. Auf diese Weise ist keine hohe Investition notwendig. Stattdessen fällt lediglich eine monatliche Gebühr an, die sich jedoch in einem überschaubaren Rahmen hält.

Ein neues Kassensystem anschaffen: eine sorgfältige Planung ist wichtig

Wenn der Betreiber eines Gastronomiebetriebs ein digitales Kassensystem einführen will, dann sollte er diesen Schritt sorgfältig planen. Nur so ist gewährleistet, dass der Nutzen größer ist als die Kosten. Darüber hinaus stellt eine sorgfältige Planung sicher, dass das neue System alle gewünschten Funktionen ausführt.

Der erste Schritt besteht darin, sich zu überlegen, welche Aufgaben das digitale Kassensystem übernehmen soll. Es stellt beispielsweise einen großen Unterschied dar, ob in einem Einmannbetrieb der Betreiber lediglich eine zentrale Kasse am Tresen benötigt oder ob in einem großen Restaurant jeder einzelne Kellner mit einem Handrechner ausgestattet werden soll. Das hat einen großen Einfluss auf die Anzahl der benötigten Geräte. Darüber hinaus ist es wichtig, zu bestimmen, wie viele Bondrucker und Kartenlesegeräte in das System integriert werden sollen. Eine praktische Zusatzfunktion vieler digitaler Kassensysteme stellt das Küchenmonitoring dar. Dabei wird den Köchen direkt an ihrem Arbeitsplatz angezeigt, welche Bestellungen die Kunden aufgegeben haben. Zu diesem Zweck ist es notwendig, zusätzliche Bildschirme in der Küche zu installieren. Auch diese sollten bei der Planung berücksichtigt werden.

Einen weiteren wichtigen Teil der Planungen stellt es dar, sich zu überlegen, welche Funktionen für den jeweiligen Betrieb notwendig sind. Zahlreiche Systeme ermöglichen es, einen Reservierungsplan für die Tische, ein Warenwirtschaftssystem für den Einkauf oder ein Programm für die Personalverwaltung zu integrieren. Viele Gastronomiebetriebe verwenden hierfür jedoch bereits eine separate Software, die sie auch weiterhin nutzen möchten. In diesen Fällen ist es nicht notwendig, dass das neue Kassensystem diese Funktionen bereitstellt. Das kann die Anschaffungskosten ebenfalls beeinflussen.
Darüber hinaus ist es bei digitalen Kassensystemen möglich, verschiedene Sonderanforderungen umzusetzen. Wenn es sich beispielsweise um eine Gartenwirtschaft oder um einen Biergarten handelt, ist es empfehlenswert, wetterfeste Geräte zu verwenden. Das führt dazu, dass die Angestellten diese auch bei schlechtem Wetter nutzen können. Das hat ebenfalls Einfluss auf die Gesamtkosten für dieses Projekt.

Leasing: Eine praktische Alternative zum Kauf des Kassensystems

Gerade in größeren Betrieben können die Ausgaben, die für ein neues digitales Kassensystem anfallen, beträchtlich sein. Das schreckt viele Gaststättenbetreiber ab, ist jedoch kein Grund dafür, auf die Vorteile dieses Systems zu verzichten. In diesem Fall bietet es sich an, die Geräte zu leasen, so fallen keine hohen Investitionskosten an. Stattdessen ist es lediglich notwendig, eine monatliche Gebühr zu entrichten. Das kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen, sodass es lohnenswert ist, über diese Alternative nachzudenken. Dabei gibt es auch eine praktische Zwischenlösung: die Nutzung von Tablet-Kassensysteme. Dabei kauft der Anwender die Hardware selbst. Da es sich dabei jedoch um handelsübliche Tablets handelt, sind die Preise dafür relativ gering. Darüber hinaus bezahlt er für die Nutzung der Software eine monatliche Gebühr.

Die Betreiber der Gaststätte profitieren davon, dass beim Leasing die Einrichtung des neuen Kassensystems ihre Liquidität nicht beeinträchtigt. Insbesondere wenn nur wenig liquide Mittel vorhanden sind und es für den Kauf des Kassensystems notwendig wäre, einen Kredit aufzunehmen, ist das sehr vorteilhaft. Dabei bleibt außerdem die Flexibilität erhalten. Wenn es sich herausstellen sollte, dass das neue Kassensystem die Erwartungen nicht erfüllt, ist es möglich, den Vertrag wieder zu kündigen. Darüber hinaus lässt sich die Ausstattung genau an die Bedürfnisse anpassen. Das führt dazu, dass der Kunde nur die Leistungen bezahlt, die er tatsächlich benutzt. Die Gebühren für das Leasing sind außerdem voll von der Steuer absetzbar. Insbesondere für Unternehmen, die Gewerbeertragssteuer bezahlen müssen, wirkt sich das sehr positiv aus.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich die Gaststättenbetreiber weder um die Wartung noch um die Aktualisierung der Geräte kümmern müssen. All das übernimmt der Leasing-Anbieter. Für die Anwender ist daher sichergestellt, dass ihnen stets voll funktionsfähige Geräte mit aktueller Software zur Verfügung stehen, ohne dass dafür zusätzliche Kosten anfallen.

Die Vorteile des Leasings im Überblick

  • Geringe Investitionskosten: Liquidität bleibt voll erhalten
  • Genaue Anpassung der Ausrüstung an den Bedarf
  • Hohe Flexibilität bei der Ausgestaltung der Konditionen
  • Steuerliche Vorteile: Leasinggebühren sind voll absetzbar
  • Die Wartung ist inbegriffen
  • Aktualisierungen der Software durch den Anbieter

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