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Kassensystem zwischen Bondrucker und Lieferdienst-App: wie den Spagat meistern?

Bestellungen aufnehmen, Rechnungen splitten und dabei stets das Lager und die Bestände berücksichtigen: Gastronomen müssen parallel viel im Blick behalten. Ein Kassensystem, das genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, hält ihnen dabei den Rücken frei und ermöglicht intelligente ergänzende Angebote wie die Anbindung an Lieferdienste oder die Integration von Prämien und Gutscheinen zur Kundenbindung.
Intero Technologies GmbH; Campaign Creators, Unsplash
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Als Kombination aus Software und Hardware sind Kassensysteme in den meisten Nutzungsfällen äußerst individuell und mit unterschiedlichen Funktionen und Komponenten ausgestattet. Zum Standard gehören in der Regel ein Warenwirtschaftssystem, die Buchhaltung und die Möglichkeit für E-Commerce – alle Elemente sind dabei allerdings sehr heterogen und funktionieren gemeinsam nur als IT-Lösungslandschaft. Sie sind via Schnittstellen verbunden und darüber sozusagen „zusammengeschustert“. Andere Funktionalitäten etwa für Marketing oder Kundengewinnung bzw. ein CRM sind daher oft nicht inkludiert.
In der Gastronomie sind bestimmte Funktionalitäten jedoch besonders relevant – etwa die Integration verschiedener Zahlungsarten und die Anbindung von deren Anbietern, um einen einfachen und komfortablen Bezahlvorgang zu gewährleisten. „Das ist oft aber nur mit zusätzlicher, teurer Hardware möglich“, sagt Reiner Hannaske, Account Manager beim Odoo Gold Partner Intero Technologies. Auch die Filialfähigkeit ist bei Franchise-Konzepten oder Betrieben mit mehreren Standorten ein Thema. Idealerweise kann das POS-System auch Mitarbeiter-Verwaltung und Zeiterfassung abbilden. „Daneben sind Spezialfunktionen wie die Verwaltung von Gutscheinen und Kundenkarten oder Tischreservierungen notwendig,“ so Hannaske weiter.

Bei manchen Kassenlösungen sind die Funktionalitäten bei der Einführung festgelegt und nicht mehr anpassbar, wieder andere erlauben die Anbindung von zusätzlichen Funktionen – allerdings nur über Schnittstellen. Manche Systeme geben die Hardware vor, andere sind dagegen plattformübergreifend und mit verschiedenen mobilen Endgeräten einsatzfähig. Das Problem: „So entsteht schnell oder auch über die Zeit eine komplizierte Schnittstellenlandschaft zu Lager, Payment-Anbietern oder E-Commerce“, fasst Hannaske zusammen.

Die Schwächen von Kassensystemen

Werden Anwendungen nachträglich oder einzeln angebunden bzw. kommunizieren sie nicht, wird die fehlende Integration zu einem großen Problem: Wegen der Medienbrüche müssen Eingaben – sei es im Lager oder bei der Bedienung und Abrechnung – manuell erfolgen. Datenlücken und -fehler entstehen, Prozesse verzögern sich und insgesamt zieht die geringe Daten- und Prozesssicherheit negative Folgen nach sich. Das wird direkt in der sinkenden Kundenzufriedenheit und einem verbesserungswürdigen Service deutlich, was sich wiederum auf die Motivation des Teams niederschlagen kann.

Auch aus der Warte der Technik ist ein fragmentiertes POS-System nicht ideal, sagt Hannaske: Die Schnittstellen für Datenaustausch verursachen in der IT Kosten; die Administration kann nicht effizient erfolgen, da verschiedene Lösungen betreut werden müssen, was mit Mehraufwand bei der Pflege und Fehlerbehebung einhergeht. Ebenfalls stellt sich das Rechtemanagement bei Insellösungen als komplizierter dar. „Auch die Releasefähigkeit kann zum Stolperstein werden“, erklärt Hannaske: Gerade bei Updates können Schnittstellen Konflikte zwischen den Systemen verursachen und müssen angepasst werden. Liegt kein konsistentes Datenmodell zugrunde und erfolgt die Zusammenstellung der relevanten Informationen aus verschiedenen Anwendungen, sind Analysen und Auswertungen mit viel Aufwand verbunden.

Eine integrierte Lösung für die Gastronomie

Eine integrierte Lösung wie Odoo Restaurant benötigt als einheitliche Systemumgebung keine Schnittstellen: „Alle Funktionen sind dabei in ein Software All in One Paket eingebunden und Geschäftsbereiche können über den POS hinaus unterstützt werden,“ erklärt Hannaske.

Gastronomie-Betriebe sind damit flexibel: Sie können mit einem kleinen Umfang starten und das System individuell anpassen. Es wächst mit, denn neue Funktionalitäten können auch zu einem späteren Zeitpunkt einfach integriert werden. Die regelmäßige Erweiterung und Anpassung an die Anforderungen des Markts werden über jährliche Updates sichergestellt. „Individuelle Anpassungen lassen sich insgesamt einfacher gestalten, da Odoo als Open Source konzipiert ist und über eine große, agile Community verfügt“, so Hannaske weiter. „Sie erlaubt die Entwicklung eigener Apps für konkrete, individuelle Bedarfe.“ Als zeitgemäße Lösung ist Odoo Restaurant cloudbasiert und plattformunabhängig auf allen Endgeräten einsetzbar. Als Web-Anwendung ist darüber hinaus keine Installation notwendig – Kosten für Auf- und Umrüstung entfallen damit: Es wird keine feste Kasse benötigt, stattdessen werden alle Endgeräte und Plattformen wie Android oder Apple unterstützt.

Mehr Zeit für die Gäste

Mit einem solchen intelligenten POS-System verbringen Wirte weniger Zeit mit Buchungen und der Verwaltung, sondern stattdessen mehr Zeit im Kundenservice. Odoo Restaurant beinhaltet alle für die Gastronomie notwendigen Funktionen. Dazu zählen neben Warenwirtschaft und Buchhaltung Management, Kasse und Bonierung sowie Tischreservierung.

Die integrierte, konfigurierbare Raumplanung macht einen schnellen Überblick möglich: Es wird auch über Etagen hinweg sofort ersichtlich, welche Tische belegt und wie viele Kapazitäten frei sind oder welcher Gast noch auf sein Essen wartet. Rechnungen können zudem einfach gesplittet und Umsätze auf Tische oder auf einzelne Sitzplätze gebucht werden. Bezahlt werden kann nach Wunsch des Gastes komfortabel z. B. mit Karte oder per Smartphone-Bezahldiensten.

„Auch Speisekarten können angelegt und online für die Webpräsenz eingebunden werden – die Pflege kann dann zentral erfolgen,“ weist Hannaske auf einen weiteren Vorteil hin. Ebenso können Außer-Haus-Bestellungen abgebildet werden; denkbar wäre zum Beispiel die Anbindung einer App zu Lieferdiensten. Darüber hinaus können Incentive-Systeme wie Treuekarten, Gutscheine und Prämien mit dem System verwaltet werden. „Die Apps von Odoo erlauben damit auch in der Gastronomie ein Multi-Channel-Business und den Vertrieb von Produkten über verschiedene Kanäle“, fasst Hannaske zusammen.

Mit der App Lager wird das Lagermanagement integriert – es erlaubt eine Kontrolle der Bestände in Echtzeit und genaue Prognosen, was das Beschaffungsmanagement erleichtert; jede Transaktion aus der Kasse wird automatisiert ans Lager übermittelt. Odoo unterstützt dabei mehrere Kassen; Umsätze und Bargeld können in Echtzeit kontrolliert werden. Damit sind Bestände und Funktionen nicht an ein einziges Kassenterminal gebunden, sondern können über alle Endgeräte aufgerufen werden. Dort können Änderungen eingegeben und Auswertungen eingesehen werden.

Integrierte Sicht auf den Gesamtprozess

„Das System ist auch ideal für Mehrbetriebsfilialen und Franchise geeignet – alle Standorte können zentral gesteuert und auch die Mitarbeiterverwaltung oder Schichtpläne können damit geleistet werden,“ so Hannaske weiter.
Eine solche POS-Lösung bietet eine integrierte Sicht auf den Gesamtprozess und vereinfacht das Controlling. Dieser Überblick erlaubt es zum einen, Workflows zu optimieren, und zum anderen macht er eine leichte Prozessautomatisierung bei Reservierung, Rechnungsstellung und Lagerverwaltung möglich. Aufgrund der Integration erleichtert dies zudem die Administration, indem sie ohne Verzögerungen oder Ausfälle etwa wegen Schnittstellenupdates umgesetzt werden kann. „Damit steigen die Prozessqualität, die Kundenzufriedenheit und am Ende der Umsatz,“ fasst Hannaske zusammen.

Nicht zuletzt trägt ein modernes POS-System in der Gastronomie auch zur Zukunftsfähigkeit bei – verändert sich das Setup, wird expandiert oder werden neue Angebote gemacht, ist kein Systemwechsel notwendig, da Odoo als skalierbares System mitwächst. Branchenspezifische Kassenlösungen schränken Unternehmen dagegen oft ein oder blähen sich unnötig auf.

Odoo mit Partner implementieren

Die Konfigurierung und Implementierung von Odoo benötigt indes Erfahrung. Deswegen sollten sich Gastronomiebetriebe von einem erfahrenen Partner beraten lassen. Gemeinsam findet man die beste Lösung abhängig von den Kundenanforderungen, der Betriebsgröße und der IT-Struktur. Der Partner hält z. B. die Expertise vor, wie sich Prozesse mit Odoo optimal abbilden lassen und kann den gesamten Prozess von der Aufnahme der Anforderungen, über die Inbetriebnahme bis zum Support durchgehend begleiten. Sinnvoll ist es darüber hinaus, einen Partner mit Branchenexpertise zu wählen. Die Anforderungen von Behörden und Gesetzgeber und damit an die Compliance sind in Deutschland besonders hoch: So erforderte es zum Beispiel die Kassensicherheitsverordnung, jedes POS-System mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachzurüsten, um Fälschungs- und Manipulationssicherheit zu gewährleisten. Als erster Partner in Deutschland entwickelte Intero Technologies hierfür ein Modul für Odoo mit Anbindung an die Cloud TSE Lösung von fiskaly.

Fazit

Ein Kassensystem in der Gastronomie muss eine Vielzahl von Funktionalitäten abdecken – von der Tischreservierung bis zur Lagerhaltung. Es ist sinnvoll, dafür eine integrierte Lösung wie Odoo zu wählen. Sie erlaubt reibungslose Prozesse auch über mehrere Standorte hinweg, lässt sich individuell an die Bedürfnisse anpassen und bietet Transparenz und Überblick um so die Basis für guten Service, zufriedene Gäste und damit ein Mehr an Umsatz zu schaffen.

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