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Kassensysteme: Wann kommt die neue Kassensicherungsverordnung?

Die neuen Regelungen der Kassensicherungsverordnung kommen. Ein wenig mehr Zeit könnte Gastronomen und Hoteliers bleiben, wenn sich die Fristverlängerung bis zum 30.09.2020 bewahrheitet, darauf verlassen sollte man sich jedoch nicht. Was bedeutet dies für die Branche und wie lässt sich das Kassensystem manipulationssicher umrüsten?
KassensicherungsverordnungPortra, iStockphoto

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Manch einer mag es für bürokratischen Wahnsinn halten, andererseits gilt im Zusammenhang mit Kassensystemen zurecht Transparenz und Sicherheit als oberstes Ziel. Das Stichwort lautet Manipulationsschutz. Fakt ist, wer sich nach der Auseinandersetzung mit den Themen Kassennachschau und DSGVO glaubt zurücklehnen zu können, der irrt. Aktuelles Thema: Die Neuerungen der Kassensicherungsverordnung. Warum Gastronomie und Hotel betroffen sind, was zu tun ist und alle Termine im Überblick. 

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Der aktuellen Thematik liegt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ zugrunde. Registrierkassen müssen digital so umgerüstet werden, dass Manipulationen und damit finanzielle Einbußen faktisch auszuschließen sind. Dabei gelten strenge Vorschriften und eine lückenlose Beweisbarkeit seitens des Gastronomen und Hoteliers im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt. Kassennachschauen sind in der Branche längst Realität geworden. 

Damit dem Fiskus durch mögliche Kassenmanipulationen keine Gelder verloren gehen, werden die Vorschriften weiter ausgearbeitet und strenger reguliert. Sie werden in der Kassensicherungsverordnung festgehalten, kurz „KassenSichV“. Diese Verordnung regelt genauestens, wie das eingangs erwähnte Gesetz zum Manipulationsschutz im Betrieb umzusetzen ist. Die wichtigsten Punkte des KassenSichV zusammengefasst:

  • Gastronomen und Hoteliers müssen durch eine technische Sicherheitseinrichtung, kurz „TSE“, auf manipulationssichere Registrierkassen umrüsten. Der Gesetzgeber hat die Frist für die TSE, die am 1. Januar 2020 abläuft, mit einer Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 verlängert.
  • Das Dateiformat für die sichere Übermittlung der Kassendaten muss standardisiert und kompatibel mit der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (Taxonomie / DSFinV-K) sein.
  • Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
  • Die Belegausgabepflicht gilt ab dem 1. Januar 2020 für alle Gastronomen und Hoteliers, die elektronische Kassensysteme nutzen. Sie betrifft Gastronomiebetriebe mit Registrierkassen und iPad-Kassensystemen, nicht jedoch solche mit offenen Ladenkassen.

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KassenSichV 2020 – Daten und Fakten

Dass eine lückenlose Transparenz über die Geschäftsvorgänge gegeben sein muss, Daten sicher gespeichert werden müssen und digitale Kassensysteme auf dem neuesten Stand zu halten sind, ist der Branche längst nicht mehr neu. Die Vorgaben zum digitalen Kassensystem im Verlauf:

  • Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für sämtliche Kassendaten. 
  • Seit Anfang 2017 gilt eine Einzelaufzeichnungspflicht, wobei alle mittels elektronischer Registrierkasse aufgezeichneten Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren sind.
  • Seit Anfang 2018 gibt es die Kassennachschau. Unangekündigt können Amtsträger der Finanzbehörde die Aufzeichnungen im Betrieb auf Ordnungsmäßigkeit hin überprüfen. 
  • Zu Anfang 2020 soll folgendes hinzukommen: Es sollen spätestens dann nur noch vollständig manipulationssichere Kassen zu benutzen sein. Dazu muss eine technische Sicherheitseinrichtung in das Kassensystem integriert sein.
  • Fristverlängerung? Es steht ein Aufschub dieser Neuerung durch das Bundesfinanzministerium im Raum. Folgt das Ministerium dem Vorschlag der Wirtschaftsverbände, so wird es sich um eine Fristverlängerung der Kassensicherungsverordnung bis zum 30.09.2020 handeln.

Wie wird die technische Sicherheitseinrichtung in das Kassensystem integriert? 

Was genau verbirgt sich nun hinter der Verordnung, eine technische Sicherheitseinrichtung vorzunehmen und wie ist dies konkret in der Praxis umzusetzen? Grundsätzlich gilt für Gastronomen und Hoteliers, im Austausch mit den Herstellern ihres Kassensystems zu bleiben, ihre Kassen gesetzeskonform umzurüsten und neue Softwareupdates zu installieren. Die technischen Kriterien sind letztendlich noch nicht vollends geklärt. Klar ist dennoch das Ziel, dass es eine verbindliche, einheitliche und zertifizierte Lösung für die Sicherheitseinrichtung geben wird. Diese beinhaltet ein Sicherheitsmodul mit einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle der Datenübermittlung, die einheitlich gilt. 

Die Kassensicherungsverordnung – Was ist jetzt zu tun?

In jedem Fall sollten Gastronomen und Hoteliers daran denken, ihre Kassen dem Finanzamt zu melden. Ansonsten gilt erst einmal, sich nicht unnötig Sorgen um das eigene Kassensystem zu machen. Wer sich weiterhin über den aktuellen Stand und die Fristen bezüglich der KassenSichV informiert und die Hinweise seines Kassensystemherstellers beachtet, wird mit den kommenden Neuerungen nicht akut in Konflikt geraten..

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