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Anforderungen an Verfahrensdokumentation zur Kasse

Die Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten für Kassen in gastgewerblichen Betrieben sind kompliziert und komplex. Gerade die das Gastgewerbe prägenden Klein- und Kleinstunternehmen stehen vor Herausforderungen, die nur sehr schwer zu erfüllen sind. Dabei geht es nicht nur um die Kasse selbst, sondern auch der Umgang mit ihr muss dokumentiert werden.
Eine Verfahrensdokumentation zur Kasse sollte sofort zur Hand sein.andresr | iStockphoto.com

Alle Inhalte zu Kassensystemen im Überblick

Grundlage für die heutige Kassenführung ist das Gesetz zum Schutz der digitalen Grundaufzeichnungen. Demnach müssen seit 1.1.2017 Unterlagen, welche mittels elektronischer Registrierkassen erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO).

Ferner gilt eine Einzelaufzeichnungspflicht, wonach aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle von Beginn an verfolgen lassen.
Seit dem 1.1.2018 gibt es mit der Kassennachschau (§ 146b AO) ein neues Rechtsinstitut. Damit können zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Allein dieser Regelungsgehalt eröffnet den Finanzbehörden ein sehr weites Prüfungsfeld.

Verfahrensdokumentation nötig

Im dazu ergangenen Anwendungserlass wird ausgeführt, dass auf Anforderung des Amtsträgers die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen ist. D.h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle sowie durchgeführte Programmänderungen vorzulegen. Es kann also grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die Finanzämter im Rahmen der Kassen-Nachschau auch eine Verfahrensdokumentation fordern und entsprechend prüfen werden.

Was also ist eine Verfahrensdokumentation und wo ist diese rechtlich geregelt?

Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 14. November 2014 Vorgaben zur Betriebsprüfung gemacht. Da sich demnach die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungs-Systems bezieht, muss dafür eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Auch Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungs-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus

  • einer allgemeinen Beschreibung,
  • einer Anwenderdokumentation,
  • einer technischen Systemdokumentation und
  • einer Betriebsdokumentation.

Und sie ist wichtig, denn der Bundesfinanzhof hat im Urteil (BFH vom 25.03.2015 – X R 20/13) in einem 5. Leitsatz geurteilt: „Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“

Insofern kann nur dringend dazu geraten werden, eine Verfahrensdokumentation, wo diese noch nicht vorhanden ist, zu erstellen und alle für eine Kasse nötigen Handbücher, Programmieranleitungen und Dokumentationen vorzuhalten und aufzubewahren.

Michael Ebner, Geschäftsführer vom Kassenanbieter Gewinnblick im Interview

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