„Angst muss keiner haben“, sagt Detlef Kutta – und sorgt damit erst einmal für Beruhigung der Gemüter. Vieles werde im Zusammenhang mit der DSGVO übertrieben. Es sei Unsicherheit geschürt worden, Angst und Panik seien entstanden. Viele Angebote seien überteuert.
Kutta weiß um die Probleme der kleinen und mittelständischen Betriebe. „Die finden schwer einen Einstieg in das Thema und sehen nur einen riesigen Berg von Anforderungen, gespickt mit Fachbegriffen, vor sich“, sagt der Experte. Dabei sei es für kleine Unternehmen relativ einfach – vor allem für die, bei denen weniger als zehn Mitarbeiter Zugang zu den Daten des Unternehmens haben und die deshalb keinen Datenschutzbeauftragten haben müssen. „Mit unserem Software-Tool kann jedes Unternehmen den Einstieg in die Dokumentation des Datenschutzes leicht realisieren. Damit können die wichtigsten Dokumentationen direkt am Bildschirm erstellt werden.“
Kernelement für diese Unternehmen ist das Verfahrensverzeichnis, auch „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO“ genannt. „Darin wird beschrieben, wie mit den Daten umgegangen wird“, so Kutta. Die Erstellung eines solchen Verzeichnisses ist gar nicht so schwer, denn die meisten Unternehmen haben mit Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zu tun. „Das kann man relativ schnell und einfach konform zur DSGVO machen“, sagt er. Denn: „Jedes Unternehmen darf natürlich alle Daten speichern, die zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur ordnungsgemäßen Unternehmensführung notwendig sind.“ Nur die Prozesse, also was wo und in welcher Form abgespeichert wird, müssen in dem Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert werden.
Die von Detlef Kutta empfohlene Software bildet genau dieses Verzeichnis ab. Erstellt wird es anhand eines Fragebogens, der alle relevanten Bereiche abfragt, analysiert und bewertet. „Die Software-Lösung ist deshalb praktisch, weil sie im Fall von Änderungen schnell angepasst und als PDF-Datei abgespeichert werden kann.“
Vier bis fünf Stunden schätzt Detlef Kutta braucht ein Unternehmer, begleitet von einem Experten per Videokonferenz, um das Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen. Vorab bekommt der Unternehmer eine Liste mit den benötigten Daten und den zu klärenden Fragen. Ebenfalls enthalten in dem exklusiv für Gastronomen zusammengestellten Paket ist eine Kurzform des sogenannten TOM, der technisch-organisatorischen Maßnahmen. Darin geht es vor allem um eine Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur – sowohl der Hard- wie auch der Software – und um Fragen der Sicherheit sowie der Löschung von Daten. Auch die vorgeschriebene notwendige Risikofolgeabschätzung kann sofort gemacht werden. Zum Schluss wird automatisch ein kurzes Datenschutzkonzept zur Verfügung gestellt.
Kutta sieht für die aktuelle Panik die Schuld auf zwei Seiten: „Die Unternehmen haben es zwei Jahre versäumt sich fit zu machen, die Politik hat es aber auch versäumt, die an sich sinnvolle Verordnung praxistauglich zu machen.“
Dennoch müsse jeder Unternehmer sich dringend mit dem Thema beschäftigen, um heute die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, aber auch um für die Zukunft eine klare Struktur für den Umgang mit den Daten zu haben.
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