Immer mehr Gastronomen investieren in die Digitalisierung – und hoffen, dass damit ihre Probleme, angefangen bei der gesetzeskonformen Datenverarbeitung bis hin zum Fachkräftemangel, gelöst sind.

Doch im Aktionismus vergessen viele den Blick auf das große Ganze. Entscheidend ist nicht der Einsatz von digitalen Lösungen, sondern die Frage, welche Ziele damit erreicht werden sollen. An dieser Stelle lohnt sich ein Blick auf Unternehmen, die mit digitalen Daten schon seit längerer Zeit erfolgreich umgehen: Amazon beispielsweise arbeitet mit einer radikalen Kundenorientierung. Im Prinzip weiß der Riese aus den USA manchmal schon, was die Kunden wollen, bevor diese selbst das Bedürfnis haben.

Wie funktioniert das System? Bei Amazon steht der Kunde mit seinen Bedürfnissen und Erwartungen im Mittelpunkt. Die Basis ist das Wissen über den Kunden und die Umsetzung dieser Erkenntnisse in Daten und Algorithmen für die systeminternen Prozesse. Je umfassender dieses Wissen ist, desto individueller kann der einzelne Kunde betreut werden.

Das Wissen kann jedoch nur genutzt werden, wenn es in einen Kontext gestellt bzw. nach logischen Regeln im Hinblick auf ein zu lösendes Problem ausgewertet wird. Es geht primär nicht darum, was alles durch die Digitalisierung möglich gemacht wird, sondern worin die Ziele des Unternehmens liegen.

Im Anschluss an die Zieldefinition stellt sich die Frage, welche Daten benötigt werden, um mit der Anwendung der digitalen Lösung das Problem zu beheben und Regeln zu schaffen. Bei Entscheidungen über IT-Systeme, gleichgültig ob Kasse, Bestellsystem, ERP-System oder andere digitale Lösungen, wird dieser Aspekt häufig übersehen.

Jede IT-Anwendung fußt auf einer Datenstruktur. Wenn diese entweder den notwendigen Detaillierungsgrad nicht aufweist, z. B. bei Getränken die Gebindeart nicht erfasst werden kann oder Rezepte nicht mit einzelnen Ressourcen hinterlegt sind, können auf diesen Daten aufsetzende Regeln nicht ausgeführt werden.

Mindestens genauso gravierend ist die Datenqualität. Falsch zugeordnete Daten führen zu falschen Ergebnissen bei der Auswertung. Wird beispielsweise ein neues Gericht in der Kasse so angelegt, dass ein alter Datensatz mit neuem Namen versehen, aber die darunterliegenden Ressourcen nicht geändert werden, versagt das beste Ressourcenmanagement und die Auswertungen von Verbräuchen liefern falsche Ergebnisse.

Das Datenmanagement ist eine große Herausforderung, denn die Gastronomie hat bislang kaum mit systematischen Analysen gearbeitet, war auf eine saubere Erfassung von Daten nicht angewiesen. Dementsprechend fehlt die Sensibilität für Datenqualität, die nun im Rahmen der einzelnen Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung erarbeitet werden muss.

Da trotzdem eine ausreichende Datenqualität sichergestellt werden soll, müssen möglichst viele relevante Daten aus übergeordneten Datenquellen wie Produktkatalogen der Lieferanten kommen oder im System selbst erzeugt werden. Dies gelingt mit komplexen Allround-Systemen, die die komplette Prozesskette mit Bestellsystem, Warenwirtschaft und Kasse abdecken, wesentlich besser als mit unabhängigen Einzellösungen, die im schlimmsten Fall nicht miteinander kompatibel sind.

Um im Angesicht des breit gefächerten Angebotes zur Digitalisierung der Geschäftsbereiche die richtige Wahl zu treffen, sollte im ersten Schritt eine Definition der Ziele erfolgen und im Anschluss daran eine Erhebung der hierfür benötigten Datenstruktur.

Für die Digitalisierung gilt: Die Datenstruktur und das Datenmanagement folgen der Strategie. Und dann erst kann eine Entscheidung für ein IT-System erfolgen, das jederzeit in der Lage sein muss, alle anfallenden Daten zu verarbeiten, um die gewünschten Ziele und Anforderungen zu erfüllen.

Dr. Thomas Meuche ist Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule Hof, Beirat bei mehreren Familienunternehmen und beschäftigt sich als Gesellschafter der ServicePlus GmbH intensiv mit der Digitalisierung der Gastronomie. ServicePlus hat ein integriertes Gastro-Managementsystem entwickelt.