Fünf Risikofaktoren bei Zutrittsmethoden für Über-Nacht-Lieferungen

Mehr Sicherheit ist laut aktueller Studien der Hauptgrund, aus dem Immobilienbesitzer ihre Gebäude mit intelligenten Systemen aus den Bereichen SmartHome oder Zutrittskontrolle ausrüsten. Ein Anwendungsgebiet, bei dem sich die Vorteile besonders deutlich zeigen, sind die sogenannten „Dark Deliveries“. Bei vielen Betrieben, insbesondere Restaurants, Kantinen und Lebensmittelgeschäften, werden Waren häufig nachts geliefert. Eine Problematik ist jedoch die Zutrittsregelung für die Lieferanten und wechselnden Fahrer. Zutrittsmanagementexperte Brivo erläutert die Risiken und Herausforderungen bei Über-Nacht-Lieferungen, die zeigen, warum sich digitale Lösungen wie Mobile Credentials immer stärker durchsetzen.
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Solche Lösungen ermöglichen es Nutzern bestimmte Zutrittsrechte zuzuweisen, sich beispielsweise über ein Smartphone zu authentifizieren und dieses quasi als Schlüssel für den Zugang zu Gebäuden oder bestimmten Bereichen zu nutzen.

Über-Nacht-Lieferungen werden, neben den Lieferanten, oft von Logistikunternehmen und Drittanbietern umgesetzt, bei denen die Fahrer außerhalb der Geschäftszeiten Zugang zum Gebäude, den Lager- oder Kühlräumen haben müssen. Dies war in der Vergangenheit häufig eine Vertrauensangelegenheit. Bei immer häufiger wechselnden Dienstleistern und Fahrern ist das Risiko für die meisten Verantwortlichen nicht mehr tragbar.

Fehlendes Backup und Kommunikationslücken bei der „Torwächter-Methode“

Eine Methode für den Einlass von Lieferanten ist, dass ein Mitarbeiter oder Sicherheitsdienst auch zu später oder früher Stunde anwesend ist, um die Identität der Zulieferer zu verifizieren und alle notwendigen Türen zum Gebäude und den Lagerräumen oder dem Kühlraum zu öffnen. Diese Vorgangsweise birgt jedoch mehr mögliche Fehlerquellen als auf den ersten Blick vermutet. Wird ein interner Mitarbeiter mit der Zutrittskontrolle beauftragt, dann gibt es oft kein Backup. Fällt der Beauftragte aus, muss ein Manager notfalls mitten in der Nacht eine lange Anreise auf sich nehmen, damit etwa mehrere Kilogramm Fisch nicht vor verschlossener Tür stehen blieben – falls der Ausfall des Zuständigen überhaupt weitergegeben wird. Gibt es einen Sicherheitsdienst, der für das Gebäude zuständig ist, dann muss dieser die Lieferanten verifizieren können. Hier kommt es häufig zu Kommunikationsbrüchen, denn sowohl auf Seite der Lieferanten und Fahrdienste als auch beim Sicherheitsdienst wechselt das Personal häufig.

Vertrauensfrage bei der „Schlüsselstrategie“

Einem Lieferanten des Vertrauens stellten die Verantwortlichen in der Vergangenheit häufig auch einfach einen Schlüssel zur Verfügung. Was für einen Restaurantbesitzer mit 1-2 Lieferanten vielleicht noch machbar ist, lässt sich bei größeren Betrieben sowie wechselnden Lieferdiensten und Fahrern nicht wirklich umsetzen. Diese Vorgehensweise setzt nicht nur hohes Vertrauen in die Logistik-Partner voraus. Der Schlüssel muss auch zwischen Personen hin und her gegeben werden, falls nicht immer die gleiche Person die Lieferfahrt übernimmt. Geht ein Schlüssel verloren, entstehen zudem hohe Kosten für den Austausch der gesamten Schließanlage. Das gilt natürlich nicht nur für die Lieferanten, sondern auch für den Fall, dass ein Mitarbeiter einen Schlüssel verliert.

Hoher Aufwand bei Token-Lösungen

Ein erster Schritt in Richtung digitale Lösungen, um Schlüssel zu ersetzen, sind Schlösser mit Zahlenkombinationen oder Token, die programmiert werden. Bei wechselnden Zugangs-Codes müssen jedoch alle Mitarbeiter und Lieferanten zuverlässig informiert werden, und es gibt keine Kontrolle darüber, wer seinen Code eventuell an Dritte weitergibt. Bei Token ist die Problematik ähnlich. Die Weitergabe ist zwar schwieriger als bei einem reinen Code, dafür sind die Kosten für das System und der Aufwand für die Programmierung jedoch noch höher.

Keine Kontrolle über Zeitfenster für den Zugang

Bei der Vergabe von Schlüsseln, Codes oder Token gibt es zudem meist keine Möglichkeit, ein bestimmtes Zeitfenster für eine bestimmte Lieferung festzulegen. Bei Token ließe sich dies mit hohem Aufwand umsetzen – sollte es aber beispielsweise zu einer Verzögerung der Lieferung kommen, ist zu diesem Zeitpunkt nicht immer jemand von der IT erreichbar, der das Zeitfenster anpassen könnte. Im Großen und Ganzen besteht daher bei all diesen Optionen ein hohes Risiko, dass sich nicht regulieren lässt, zu welchen Zeiten und zu welchem Zweck Mitarbeiter und externe Partner ihren Zutritt zum Gebäude oder bestimmte Räumlichkeiten nutzen.

Fehlende Transparenz über erfolgte Lieferungen

Ein weiteres Manko bei vielen bisherigen Methoden ist, dass die Verantwortlichen nicht aus der Ferne kontrollieren können, ob eine Lieferung eingetroffen ist und ob die Waren ordnungsgemäß abgelegt wurden – beispielsweise in der Kühlung. Wird das Fehlen einer Lieferung oder eine unsachgemäße Handhabung bemerkt, ist die Ware vielleicht bereits nicht mehr brauchbar oder kann nicht rechtzeitig ersetzt werden. Bei einer Kantine in einem großen Unternehmen, dem Catering für eine wichtige Veranstaltung oder der Lieferung an eine große Fast Food- oder Supermarkt-Kette kann ein solcher Ausfall enorme Kosten und Reputationsverluste nach sich ziehen.

„Viele größere Betriebe haben bereits stärkere Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Bisher war dies aber oft mit hohen Kosten und erheblichem Aufwand verbunden“, erklärt Ingo Meijer, VP of EMEA Sales bei Brivo. „So hat sich etwa eine große Restaurantkette an uns gewendet, da es im Schnitt 30 Minuten Aufwand mit sich bringt, einen Fahrer für das Zutrittssystem zu registrieren und mit dem notwendigen Token auszurüsten. Da die Fahrer aber immer häufiger wechseln, war das bisherige System nicht mehr praktikabel. Aus diesem Grund haben sie sich für die Umstellung auf ein Mobile Access System entschieden.“

Ein modernes System zur mobilen Zutrittskontrolle bietet den Vorteil, dass keine dedizierte Hardware benötigt wird. Die Zutrittsberechtigung und Authentifizierung wird über die Smartphones der Mitarbeiter oder Lieferanten umgesetzt. Wenn der Besitzer die notwendigen Zugangsrechte hat, dient das Smartphone quasi als Schlüssel für den Zugang zu Gebäuden oder extra gesicherten Bereichen. Eine mobile App kommuniziert mit dem Lesegerät an der Tür und ermöglicht den Nutzern den Zugang zu Räumlichkeiten – ohne die herkömmlichen Plastikkarten, Token, etc., die übergeben und programmiert werden müssen. Über die Cloud können die Zutrittsrechte in Echtzeit vergeben und angepasst werden, ohne dass ein internes IT-Team benötigt wird. Damit liefern Mobile Credential-Systeme die Basis für ein ganzheitliches und integriertes Zutrittskontrollsystem, das sowohl die Sicherheit als auch den Komfort für Mitarbeiter und externe Partner erhöht.

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