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Einfach und dezentral: Digitales Rechnungsmanagement für das Gastgewerbe

Gastronomie- und Hotelleriebetriebe sehen sich in Sachen Rechnungsfreigabe häufig mit einer beträchtlichen Papierflut konfrontiert. Konsequente Digitalisierungsmaßnahmen sind hier also dringend nötig. Das Stuttgarter Familienunternehmen Wilhelmer Gastronomie arbeitet aus diesem Grund seit einigen Monaten mit dem Workflow-System FLOWWER. Mit diesem können die verschiedenen Locations und Betriebe ihre Buchhaltung nun unkomplizierter und dezentraler denn je organisieren.
Wilhelmer

Bereits seit über 45 Jahren steht das Traditionsunternehmen Wilhelmer in der baden-württembergischen Landeshauptstadt für eine große Bandbreite an Gastronomiekonzepten. Im „Stuttgarter Stäffele“ erwartet die Gäste so etwa beste schwäbische Hausmannskost in traditionellem Ambiente. Die moderne, euroasiatische Fusion-Küche des „Amici“ überzeugt hingegen mit kreativen Fisch- und Fleischgerichten sowie einer erlesenen Auswahl internationaler Weine – hier ist für alle Genießer etwas geboten. In der „Ampulle“ im Stuttgarter Westen spielen wiederum Gin und Dry Aged Beef die Hauptrolle, inklusive einzigartiger Microdestillationsanlage mitten im Lokal. Der Stuttgarter Schlachthof kombiniert zuletzt feinste deutsche Küche mit ansprechenden Räumlichkeiten in einem Jugendstil-Gebäude. Neben den insgesamt vier klassischen Locations unterhält das Unternehmen außerdem ein Event-Catering sowie das beliebte „Schwabenwelt“-Festzelt auf dem Cannstatter Wasen, das sich mit prächtiger Altholz-Optik deutlich von den anderen Bierzelten abhebt. Möblierte Appartements für Kurzzeitmieter, ein Kantinenbetreiber sowie das kultige „Schweinemuseum“ vervollständigen schließlich das umfangreiche Angebot.

Ein solches Portfolio an unterschiedlichen Betrieben bringt selbstverständlich einen beträchtlichen organisatorischen und buchhalterischen Aufwand mit sich. Insbesondere die Rechnungsfreigaben erforderten vor der Einführung von FLOWWER eine Menge Arbeit, Zeit und Papier. „Unser Rechnungsmanagement war überwiegend analog. Das bedeutet, Kreditoren wurden nach dem Posteingang in Papierform an den Besteller der jeweiligen Abteilung gegeben, der dann die Rechnung kontrollierte. Danach ging diese wieder zur Finanzbuchhaltung, wo sie schließlich weiterbearbeitet wurde“, erläutert Gabriele Breh, Executive Assistant bei der Wilhelmer Gastronomie GmbH. Mit der Zeit ergab sich hieraus zudem ein Platzproblem: „Unser Archiv platzte praktisch aus allen Nähten.“ Spätestens mit dem Beginn der Corona-Pandemie wurde außerdem das Thema Dezentralität immer drängender. „Unsere Mitarbeiter sind zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten und können nicht immer schnell ins Büro kommen. Logischerweise blieben so öfter Freigaben liegen, wodurch die Auswertungen verfälscht wurden, etwa wenn Erlöse und Aufwände nicht rechtzeitig beim Steuerberater waren, damit dieser sie verbuchen konnte“, so Breh.

Auch auf Seiten des Steuerbüros von Wilhelmer Gastronomie wurde dieses Problem erkannt. „Besonders wenn viele Rechnungen gleichzeitig verarbeitet werden mussten, konnte man schnell den Überblick verlieren. Die Mitarbeitenden bei Wilhelmer mussten immer genau im Blick behalten, welche Belege sie schon kontrolliert hatten, welche bereits dem Steuerberater übermittelt wurden, und so weiter. Es war also naheliegend, eine Software anzuschaffen, die für strukturiertere Abläufe und einfachere Kontrolle sorgt“, so Simon Sawatzki, zuständiger Steuerfachangestellter bei der WINHELLER Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. Neben vollständig digitalisierten Workflows sollte es diese vor allem ermöglichen, das gesamte Team an allen Standorten und auch unterwegs unkompliziert in die Freigabeprozesse einzubinden. Aufgrund vorhergegangener, positiver Erfahrungen riet die Steuerkanzlei ihrem Klienten hier direkt zum Rechnungsfreigabe-Tool FLOWWER. Diese Empfehlung wurde von Wilhelmer Gastronomie gut aufgenommen. „Bei unserem Senior-Chef mussten wir zwar etwas Überzeugungsarbeit leisten, an sich war jedoch klar, dass digitale Rechnungsprüfung der Weg in die Zukunft ist“, beschreibt Gabriele Breh.

Im Vergleich zu ähnlichen Lösungen hebe sich FLOWWER besonders durch sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ab, so Breh: „Bei anderen Anbietern zahlt man oft wesentlich mehr, nur um ein paar Zusatzfunktionen zu bekommen, die man eigentlich gar nicht braucht. Für ein KMU wie uns stehen dabei die potenziellen Einsparungen aber in keinem Verhältnis zu den Kosten mehr.“ Die hohe Anwenderfreundlichkeit des Programms überzeugte das Team von Wilhelmer Gastronomie ebenfalls: „Man braucht keine aufwendigen Schulungen oder ähnliches, alles ist sehr einfach zu verstehen. Das ist wichtig, denn unser Personal kommt aus der Gastronomie und Hotellerie, das sind weder IT-Profis noch Buchhalter. Und gibt es doch einmal Schwierigkeiten, ist der Support von FLOWWER äußerst hilfsbereit.“ Anfängliche Komplikationen seien demnach auch eher technischer Natur gewesen, wobei vor allem der Austausch mit dem Buchhaltungssystem zu Beginn nicht immer reibungslos ablief. „Wir hatten FLOWWER hier zum ersten Mal in Kombination mit Addison im Einsatz. Zu Beginn hakte es deshalb noch gelegentlich an der Schnittstelle, etwa beim Abrufen von Belegen. Seit Mai läuft jetzt aber alles wie es soll“, so Sawatzki. Gabriele Breh ergänzt: „Das Team von FLOWWER hat sofort reagiert und eine Lösung für das Problem gefunden, sodass wir schnell einsatzfähig waren.“

Nachdem Wilhelmer Gastronomie das Tool nun seit einiger Zeit nutzt, zieht Breh ein positives Zwischenfazit: „Ich möchte es nicht mehr missen, denn unsere Arbeit ist jetzt wesentlich einfacher geworden. Eine alte Rechnung nochmal herauszusuchen war etwa früher sehr aufwendig. Heute ist das nur noch eine Frage von wenigen Klicks.“ Dabei hebt sie besonders hervor, dass sich FLOWWER laufend verbessere und Anregungen der Anwender direkt in die Weiterentwicklung der Software einbezogen würden. So wurde beispielsweise auf Initiative von Wilhelmer die Möglichkeit umgesetzt, Lieferantendaten direkt bei der Eingabe zu speichern, um diese nicht immer wieder neu eingeben zu müssen. Der Steuerfachangestellte ist ebenfalls äußerst zufrieden. „Was sich in meinem Arbeitsalltag am meisten bemerkbar macht, ist, dass die Belege bereits vom Mandanten vorsortiert und mit den korrekt erfassten Daten bei uns ankommen. Im Gegensatz zu vollautomatisierten Systemen, die alles nur über KI zuordnen, ist die Fehlerquote hier deutlich niedriger“, so Sawatzki.

Auf Basis dieser Erfahrungen sieht sich Wilhelmer Gastronomie in Sachen digitaler Buchhaltung gut für die Zukunft aufgestellt. Nachdem bereits fünf der Betriebe mit FLOWWER arbeiten, sollen in absehbarer Zeit auch die restlichen umgestellt werden. „Vor allem bei unserem Kantinenbetreiber, der Gastro Campus Solution GmbH, mit Sitz in Eschborn (Hessen) bedeutet die digitale Rechnungsfreigabe eine große Erleichterung, es funktioniert jetzt wesentlich schneller und zuverlässiger. Zukünftig werden deshalb alle unsere Betriebe eine eigene Lizenz bekommen“, so Breh. Ein Zurück zum Papier soll es dann nur noch in Ausnahmefällen geben. Während des großen Volksfests auf dem Cannstatter Wasen sind etwa Rechnungen über bis zu 200 Seiten nicht ungewöhnlich. Da diese sich am Bildschirm nur schwer aufmerksam prüfen lassen, will das Team von Wilhelmer hier, zumindest vorläufig, analog arbeiten. Auch Simon Sawatzki ist von den neuen Prozessen überzeugt und sieht nur im Detail Optimierungspotential: „Es gibt sicher noch Kleinigkeiten, die man anpassen könnte. Aber aufgrund des hervorragenden Supports von FLOWWER bin ich sicher, dass das zukünftig alles abgerundet wird.“

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