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Kassensicherungsverordnung: Das sollten Gastronomen beachten

Mit dem Ziel, einen steuerkonformen Betrieb zu gewährleisten, sind im Rahmen der Kassensicherungsverordnung zu Beginn des Jahres 2020 eine Reihe von Auflagen in Kraft getreten. Zwar sind viele Gastronomen bereits mit der KassenSichV vertraut, jedoch gelten ab 2023 teilweise strengere Regeln. Marc Wittkamp, Gründer der B2B-Plattform tradingtwins, erklärt, was Gastronomen jetzt beachten müssen.
tradingtwins

Welche Anforderungen stellt die Kassensicherungsverordnung an Gastronomen?

Das Ziel der Kassensicherungsverordnung ist es, die Manipulation von Kassendaten zu verhindern und somit die Unterschlagung von Steuern zu unterbinden. Um dies zu gewährleisten, stellt der Gesetzgeber folgende Anforderungen an Gewerbetreibende:

Kassen und Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Achtung: Die Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer TSE ausgerüstet werden können, läuft Ende 2022 aus. Ab dem 01. Januar 2023 müssen alle Kassen mit einer TSE ausgestattet sein.

Nach § 146b Abs. 1 Satz 1 AO ist das Finanzamt berechtigt, jederzeit die Ordnungsmäßigkeit der Kassendaten zu überprüfen. Im Rahmen der Kassennachschau wird unter anderem überprüft, ob das Kassenbuch korrekt geführt wird und alle Zahlungsvorgänge vom System erfasst werden.

Gastronomen müssen sicherstellen, dass jeder Geschäftsvorgang mit der Ausstellung eines Belegs einhergeht. Der Kassenbon kann in elektronischer oder gedruckter Form ausgestellt werden.

Kassen und Kassensysteme müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht ist bis auf Weiteres ausgesetzt. Dies hat den Grund, dass der für die Anmeldung benötigte Vordruck aktuell nicht verfügbar ist. Eine digitale Übermittlungsmöglichkeit besteht nicht. Voraussichtlich ist eine Anmeldung ab Herbst 2023 möglich.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundauf­zeichnungen“ trat 2016 in Kraft und bildet eine wichtige Grundlage für die KassenSichV. Im Jahr 2017 wurde die “Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungs­systeme im Geschäftsverkehr ”erlassen. Diese ist auch als KassenSichV bekannt.

Somit war der rechtliche Grundstein für die Kassensicherungsverordnung gelegt, zentrale Beschlüsse traten jedoch erst zum 01. Januar 2020 in Kraft. So beispielsweise auch die Pflicht zur TSE sowie die Belegausgabepflicht.

Welche Kassen müssen mit einer TSE ausgestattet sein?

Grundsätzlich müssen alle Kassen und Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit einer TSE ausgestattet werden können, müssen ab dem 01. Januar 2023 durch eine Kasse mit TSE ersetzt werden. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich offene Ladenkassen.

Welche Fristen gelten bei der Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung geht mit unterschiedlichen Fristen für Gastronomen einher.

Bis Ende 2022 gilt eine Übergangsfrist für Registrierkassen:  Wenn die Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurde, diese jedoch bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden kann, darf das Modell noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.
Ab dem 01. Januar 2023 sind alle Gastronomen verpflichtet, eine gesetzeskonforme Kasse mit TSE zu verwenden.

Neue Pflichtangaben auf den Kassenbons mit Beginn des Jahres 2024

Der 01. Januar 2024 ist ein Datum, das sich alle Gastronomen merken sollten: Mit Beginn des Jahres 2024 ändern sich nämlich die Pflichtangaben auf Kassenbons. Ab diesem Stichtag muss jeder ausgestellte Beleg sowohl die Seriennummer des Kassensystems als auch die des Sicherheitsmoduls enthalten. Zusätzlich ist auch der Prüfwert sowie der fortlaufende Signatur­zähler auf dem Beleg abzudrucken.

Was hat es mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf sich?

Die Pflicht zur TSE zählt zu den zentralsten Beschlüssen der Kassensicherungsverordung und soll die Unterschlagung von Einnahmen verhindern. Dies gelingt, indem die TSE eine fort­laufende, manipulations­sichere und unveränderliche Aufzeichnung aller Geschäfts­vorgänge gewährleistet. Auf diese Weise werden alle Zahlungsvorgänge durch die TSE erfasst. Hierbei ist es unerheblich, ob Kunden mit Bargeld, EC- oder Kreditkarte zahlen. Ebenso werden Barentnahmen oder Retouren erfasst und aufgezeichnet.

Muss pro Kasse eine eigene TSE verwendet werden?

Die gute Nachricht für Gastronomen: Nicht jede Kasse benötigt eine eigene TSE. Laut Bundesfinanzministerium können mehrere Kassen an eine technische Sicherheitseinrichtung angebunden werden.

Hardware- oder Cloud-TSE?

Bei der Wahl der technischen Sicherheitseinrichtung können Gastronomen sich zwischen einer hardwarebasierten und einer Cloud-TSE entscheiden. Bei einer hardwarebasierten TSE gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie beispielsweise eine Integration in Speicherkarte oder USB-Stick. Auch eine Integration in Bondrucker ist, je nach Art des Druckers und der Kasse, möglich. Hier sollte jedoch beachtet werden, dass physische TSEs nur eine begrenzte Anzahl an Signaturen leisten können. Des Weiteren ist der Speicherplatz auf hardwarebasierten TSEs begrenzt, was einen regelmäßigen Export der gesammelten Kassendaten erfordert. Dies ist rechtlich unproblematisch, insofern die Kassendaten nach steuerlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert werden. Ist eine ordnungsgemäße Speicherung der Daten erfolgt, können diese von der TSE gelöscht werden. Zudem sollte zwingend beachtet werden, dass die verwendete TSE vom BSI zertifiziert werden muss. Die Zertifikate sind in der Regel auf 8 Jahre befristet und müssen nach 5 Jahren neu bewertet werden.

Eine cloudbasierte TSE stellt eine leistungsfähige Alternative zu Hardware-TSEs dar. Im Gegensatz zu einem physischen Speichermedium werden die gesammelten Kassendaten hier in einer Cloud gespeichert, was eine Internetverbindung erforderlich macht. Der Speicherplatz bei einer Cloudspeicherung ist unbegrenzt, wodurch ein regelmäßiger Export der Kassendaten entfällt. Auch Software-Updates lassen sich durch die Cloud schnell und bequem auf die TSE aufspielen. Ähnlich wie bei Hardware-TSEs sollte auch bei cloudbasierten TSEs darauf geachtet werden, dass die TSE vom BSI zertifiziert ist. Die Zertifikate für cloudbasierte TSEs sind ebenfalls auf 8 Jahre beschränkt und müssen nach 5 Jahren neu bewertet und ggf. rezertifiziert werden.

Wie wirkt sich ein Internetausfall auf eine Cloud-TSE aus?

Eine Cloud-TSE benötigt eine beständige Internetverbindung. Kommt es zu einem Ausfall des Internets, sind Gastronomen mit einer cloudbasierten TSE dennoch abgesichert. Sorgt der Internetausfall für eine Übertragungsstörung der TSE, wird dies automatisch im Protokoll festgehalten. Auf den Belegen findet sich zusätzlich ein Vermerk, der auf den kurzzeitigen Ausfall der Internetverbindung hinweist. Das Finanzamt beanstandet dies in der Regel nicht.

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