Laut der Verordnung darf es nicht möglich sein, digitale Grundaufzeichnungen nachträglich zu manipulieren, beispielsweise zu verändern oder zu löschen. In elektronischen Kassensystemen müssen diese somit manipulationssicher gespeichert werden. Seit dem 1. Januar 2020 waren grundsätzlich die neuen regulatorischen Anforderungen aus der Kassensicherungsverordnung für alle elektronischen Registrierkassen umzusetzen. Dementsprechend waren unter anderem Unternehmen der Gastronomie seit Januar 2020 dazu angehalten, zu diesem Zweck eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu integrieren, soweit es deren Bauart zulässt. Ursprünglich galt die Vorgabe, die Maßnahme bis zum 29. September 2020 umzusetzen. Nur in einigen Bundesländern wurde die sogennante „Nichtbeanstandungsregelung“ unter bestimmten Voraussetzungen von den Finanzbehörden der Länder bis zum 31. März 2021 verlängert. Oracle Food and Beverage zeigt, was Gastronomen bei der Umsetzung beachten sollten.
1. Schnell Handeln
Grundsätzlich gilt: Für die Umsetzung bleibt Gastronomen nicht mehr viel Zeit und auf eine weitere Verlängerung dürfen sie nicht hoffen. Außerdem kann es derzeit zu Engpässen bei der Lieferung beziehungsweise Einrichtung der verfügbaren Lösungen für den Manipulationsschutz kommen, da die Nachfrage jetzt logischerweise hoch ist. Das heißt, Gastronomen müssen nun zügig die verfügbaren Angebote miteinander vergleichen, eines auswählen und die Lösung integrieren. Die Zeit drängt also – vor allem, da das zuständige Finanzamt nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist die Buchungen von Gastronomen als unrechtmäßig einstuft, wenn sie ohne funktionsfähige, technische Sicherheitseinrichtung erfolgt sind und gegebenenfalls ein Bußgeld auferlegen kann.
2. Richtige Wahl treffen
Wichtig ist, dass die elektronischen Kassensysteme der Gastronomen mit den jeweiligen technischen Sicherheitseinrichtungen kompatibel sind. Bei neueren Modellen ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass dies bereits der Fall ist. Andere benötigen dagegen ein Update ihrer Software. Falls ein Update nicht möglich sein sollte, bedarf es eines Austauschs der Geräte.
Hier hat der Anwender die Wahl zwischen zwei Realisierungsformen. Technische Sicherheitseinrichtungen gibt es zum einen als Hardware-Lösung in Form eines zusätzlichen Moduls für Kassen, das per USB oder als SD-Karte angeschlossen wird. Zum anderen existieren sie als reine Cloud-Lösung. Beide Varianten funktionieren prinzipiell aber gleich: Sie stehen mit Kassen im ständigen Austausch. Dabei empfangen sie Daten, verschlüsseln und speichern sie, erzeugen Signaturen und schicken diese zurück. Damit das Finanzamt jederzeit Zugriff auf die Daten hat, besitzt jede technische Sicherheitseinrichtung eine digitale Schnittstelle. Entscheidend: Die jeweilige technische Sicherheitseinrichtung muss durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein.
Vor- und Nachteile haben beide Varianten. Bei einem Hardware-TSE-Modul werden die anfallenden Daten entweder lokal gesichert oder regelmäßig automatisch in einen externen Speicher exportiert. Dabei kann es sich um einen Speicher in der eigenen Kassenverwaltung oder um einen in der Cloud handeln. Der Export schafft Platz auf dem Modul, der somit wieder zur Verfügung steht. Werden die Daten ausschließlich lokal verwaltet, ist der entsprechende Speicher irgendwann voll. Dann wird ein neues, kostspieliges Modul oder eine Speichererweiterung erforderlich. Das Problem: Bei lokaler Datenhaltung besteht grundsätzlich die Gefahr des Verlustes oder der Beschädigung. Deshalb müssen regelmäßige Backups erstellt werden, was ebenfalls Aufwand und Kosten verursacht. Abhilfe bietet an der Stelle die Sicherung der Daten in der Cloud. Auch für Betriebsprüfer ist dies von Vorteil, denn sie können die Daten direkt aus der Cloud auslesen. Das bedeutet, das Modul muss dafür nicht abgezogen und damit außer Betrieb genommen werden, sodass eine Geschäftsunterbrechung vermieden werden kann.
Eine reine Cloud-TSE-Lösung hat dagegen ebenfalls Vorzüge: So fallen keine Kosten für die Hardware sowie für die Einrichtung an. Darüber hinaus sind Cloud-basierte TSE-Lösungen meist Teil einer vollständigen Software-Suite, die Gastronomen zusätzliche Features bietet, mit denen sie ihre Betriebsprozesse und die Kundenbeziehung optimieren können. Hier fallen monatliche Gebühren an, die sich aber üblicherweise individuell am Geschäftsmodell, am tatsächlichen Nutzen und an den jeweiligen Wünschen hinsichtlich der weiteren Services orientieren. Zudem ist die Sicherheit der Daten ohne jeden weiteren Aufwand garantiert, denn der Verlust oder eine Beschädigung von Datenträgern spielt keine Rolle. Eine Cloud-TSE-Lösung eignet sich insbesondere für elektronische Kassensysteme auf mobilen Geräten, denen ein Anschluss für das Modul fehlt.
3. Weitere Auswahlkriterien abwägen
Für Gastronomen sind mit der neuen Kassensicherungsverordnung auch Vorteile verbunden. Neben der Manipulationssicherheit können Gastronomen ihre Daten nun einfacher verwalten, auslesen und interpretieren.
Wenn im Zuge der Kassensicherungsverordnung eine neue PoS-Lösung angeschafft werden soll, dann sollten Gastronomen darauf achten, welche am besten zu ihnen passt und ihnen einen Mehrwert bietet. Hilfreich ist beispielsweise, wenn das Kassensystem für Mitarbeiter selbsterklärend ist. Ein weiterer Pluspunkt stellt eine Option für das kontaktlose Zahlen dar, das heute vielerorts Standard ist. Idealerweise eignet sich die Lösung auch für den Einsatz in Big-Data-Umgebung, denn dies eröffnet Anwendern völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung des eigenen Geschäftsmodells. Mit Echtzeitanalysen etwa des Kundenaufkommens, der Produktfavoriten und mehr können Gastronomen sich gezielt nach den Wünschen und Bedürfnissen ihrer Gäste ausrichten. Auch die Umsetzung von Bonus- bzw. Loyalitätsprogrammen ist hiermit auf einfache Weise machbar. In der Regel ist dies mit Cloud-Lösungen möglich. Diese bieten darüber hinaus oft die Option, die Daten der elektronischen Kassensysteme unter anderem mit einem ERP-System zu verbinden. Insbesondere für Großgastronomien und ihre Finanzabteilungen verhilft dies auch auf der Planungsseite zu mehr Transparenz und bietet weitergehende Möglichkeiten für die Datenauswertung.
„Noch ist es nicht zu spät, das Thema Kassensicherungsverordnung anzugehen – auch wenn die Zeit knapp wird. Gastronomen sollten bei der Auswahl einer Lösung dennoch nichts überstürzen“, erklärt Markus Aehling, Sales Manager bei Oracle Food and Beverage. „Besser ist es, aus der Not eine Tugend zu machen. Daher ist es empfehlenswert, gleich in eine moderne Lösung mit Potenzial zu investieren, die sich langfristig bezahlt macht und Zusatzvorteile bietet, die über die reine Dokumentation für das Finanzamt hinausgehen.“
