Das Digitalisieren der Qualitätskontrollen an Lebensmitteln und der dahinterstehenden Prozesse steht in vielen Unternehmen des Lebensmittelbereichs auf der Agenda. Ziel dabei ist es, die Lebensmittelsicherheit und Zufriedenheit der Gäste zu wahren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Denn Gastronomie- und Versorgungsbetriebe, Freizeiteinrichtungen und Bistros in der Verkehrsgastronomie sehen sich mit steigenden internen als auch externen Anforderungen (bspw. von Behörden) konfrontiert. Die zusätzliche Zeit, die auf der einen Seite in ausgeklügelte Eigenkontrollsysteme gesteckt wird, geht auf der anderen Seite beim Kunden verloren. Und das, obwohl die Branche weiß: Mit dem Kommen und Gehen, mit der Zufriedenheit der Kundschaft, steht oder fällt der Erfolg des Betriebes.
Das Qualitätsmanagement in Gastronomien, das nicht selten vom Chef persönlich übernommen wird, ist vielfältig: Einhaltung der Kühlkette bzw. Temperaturüberwachung, Kategorisieren der Ware nach Mindesthaltbarkeitsdatum, Wareneingangskontrollen, Sicherstellen der Frittieröl-Qualität, Beseitigen von technischen Mängeln etc. Kurz – sämtliche Hygienestandards und HACCP-Vorgaben müssen eingehalten werden. Der Qualitätsmanager ist die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter bei Abweichungen oder erforderlichen Korrekturmaßnahmen und letzten Endes liegt es an ihm, Audits vorzubereiten, zu begleiten und erfolgreich abzuschließen sowie unnötige Kosten, die bspw. durch Lebensmittelverderb entstehen, zu vermeiden.
Digitale Systeme können hier optimal unterstützen. Durch das Digitalisieren von Qualitätskontrollen werden Prozesse vereinfacht, Mitarbeiter entlastet, Kosten eingespart und die Sicherheit von Lebensmitteln gewährleistet, was zu einer hohen Gästezufriedenheit beiträgt.
Welche digitale Qualitätsmanagement-Lösung ist die richtige?
Bei der Auswahl eines geeigneten digitalen Systems sind einige entscheidende Fragestellungen zu beantworten, denn obwohl jedes System verspricht, die Lebensmittelsicherheit zu verbessern und Kontrollpflichten zu verbessern, bestehen doch gravierende Unterschiede im jeweiligen Erfüllungsgrad. Wichtig ist stets der Blick auf die individuelle Unternehmenssituation, denn diese gibt Anhaltspunkte auf die bestmögliche Lösung, die das Unternehmen nach vorne bringt und Abläufe verbessert.
Ein digitales Qualitätsmanagement-System muss die Möglichkeit bieten, Workflows und Prozesse so zu gestalten, dass…
- die Compliance gesichert wird sowie Richtlinien und Gesetze zu jeder Zeit eingehalten werden
- eine höchste Sicherheit der CCP ́s entsteht
- relevante Erkenntnisse zur kontinuierlichen Optimierung abgeleitet werden können
- geplanten sowie unangekündigten Audits entspannt entgegentreten werden kann
- die Qualität der Speisen sichergestellt und absolute Gästezufriedenheit erreicht wird
Wichtige Schritte im Auswahlprozess eines digitalen Qualitätsmanagement-Systems
Der erste Schritt auf dem Weg zur Auswahl einer Qualitätsmanagement-Lösung sollte immer die Erstellung eines Lastenheftes sein. Welche individuellen Anforderungen werden an die Lösung gestellt? Welche Leistungs- und Qualitätsstandards werden erwartet?
Empfehlenswert in der Umstellung von einem analogen zu einem digitalen Qualitätsmanagement ist es sicherlich, einen Anbieter zu wählen, der neben der Expertise in erforderlichen Messinstrumenten und Technologie, auch Know-how im gesamten Change Prozess aufweist. Die Transformation von einem papierbasierten HACCP-Konzept, das in der Regel aus Formblättern und papierbasierten Checklisten besteht, hin zu einem digitalen HACCP-Konzept erfordert auch ein Umdenken in der Unternehmenskultur.
Die Technologien zur Qualitätserfassung (bspw. Temperaturerfassung oder die Erfassung des TPM, um die Frittieröl-Qualität zu bestimmen) sollten über den gesamten Lifecycle optimiert sein. Das Ziel eines digitalen Qualitätsmanagement-Systems ist es, einen positiven Wandel im Qualitätsmanagement zu schaffen. Die Lösung sollte mithilfe der Erfassung und Auswertung der aggregierten Daten wichtige Erkenntnisse zum Qualitätsniveau und Optimierungsmöglichkeiten zeigen.
Empfehlenswert ist es auch, darauf zu achten, dass zusätzliche Messstellen und -größen unproblematisch erweitert werden können, sollte sich der Betrieb in seiner Größe und in Prozessen verändern.
Software
Eines der Schlüsselthemen der digitalen Ökonomie ist die Manipulationssicherheit der eingesetzten Systeme. Das grundsätzliche Framework sollte sich hierbei am Kriterienkatalog Cloud Computing C5 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik orientieren. Das bedeutet, dass Systeme innerhalb ihrer Kommunikationswege oder dem Ort, an dem sie gehostet werden, keine Sicherheitslücken aufweisen sollten und keine Störanfälligkeiten oder zu viele manuelle Schritte zulassen. Von dem anvisierten Anbieter sollten daher neben den technischen Spezifikationen stets auch Security Dossiers und Sicherheitszertifikate der eingesetzten Technologie angefordert werden.
Außerdem ist es wichtig, dass über ein Dashboard auf generierte Qualitätsdaten flexibel je nach Anforderung Einsicht genommen werden kann. Das Informations-Dashboard sollte genau zu den jeweiligen Wünschen des Betriebes einrichtbar sein und die Flexibilität aufzeigen, individuelle Analysen fahren zu können, Ausstattungen und Bereiche miteinander vergleichen können, um neue Erkenntnisse über den Betrieb zu gewinnen und KPI’s zu monitoren.
Damit das Dashboard optimal in den Arbeitsalltag integriert werden kann, sollte das Dashboard über gängige Berechtigungskonzepte verfügen und relevante Qualitäts-Prozesse, deren Ergebnisse und Fortschritte auf einen Blick aufzeigen und bei Bedarf weitere Analysen ermöglichen.
Messtechnik
Die Messtechnik zur Erfassung der Qualitätsparameter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Qualitätsmanagement-Systems. Die Messtechnik stellt den unmittelbaren Kontakt zwischen Produkt und Anwender, der die Messungen durchführt, dar. Sie muss präzise, reaktionsschnell und im rauen Küchenalltag sehr robust sein. Ein intuitives Handling, Stoßunempfindlichkeit und Wasserschutz der Messtechnik sowie die Möglichkeit einer direkten Integration der Messtechnik in das Gesamtsystem sind entscheidend für den Erfolg eines digitalen Qualitätsmanagement-Systems.
Gerade bei den Datenaufzeichnungsgeräten (i.d.R. konfigurierbare Datenlogger) in Kühlräumen muss bereits bei der Installation ein hoher Hygienestandard verfolgt werden, um Keimen und Verschmutzungen keine Fläche zu bieten. Die Erfahrungen zeigen, dass sich der hohe Hygienestandard positiv auf die Arbeit der Mitarbeiter auswirkt und ein zu einem hohen Qualitätsbewusstsein beträgt.
Service
Das Anbieten einzelner Serviceleistungen macht kein Unternehmen zum Lösungsanbieter. Lösungsanbieter weisen ein etabliertes Service-Portfolio auf, das optimal auf die eingesetzten Produkte abgestimmt ist und dem Kunden eine umfassende Sicherheit rund um das Qualitätsmanagement bietet. Bei der Auswahl einer Qualitätsmanagement-Lösung sollte daher darauf geachtet werden, dass der Anbieter bereits mehrere Jahre im Lebensmittelmarkt aktiv ist, die Herausforderungen der Branche sowie das Projektmanagement kennt und über Erfahrung in der Installation von Qualitätsmanagement- Systemen verfügt. Der Change Prozess bei der Einführung eines digitalen Qualitätsmanagement-Systems endet nicht bei der Platzierung des Datenloggers in der Kühltruhe, sondern entwickelt sich entlang des kompletten Life-Cycles. Viele Betriebe lassen ihre Geräte beispielsweise entsprechend der DIN-Norm jährlich kalibrieren, um die Genauigkeit nachzuweisen. Hierzu ist ein passendes Konzept zu erstellen, um die Verfügbarkeit und Logistik der Messtechnik zu gewährleisten.
Zwischenfazit: Digitale Systeme unterstützen das Qualitätsmanagement in Gastronomien optimal. Sie vereinfachen Prozesse, sparen Zeit und Kosten und gewährleisten die Sicherheit von Lebensmitteln. Die Auswahl eines digitalen Qualitätsmanagementsystems sollte stets auf Basis einer genauen Analyse des Bedarfs erfolgen und Anbieter umfassend auf verschiedene Themenstellungen wie u.a. Messtechnik, Software und Service geprüft werden.
Über den Autor:
Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt sich Manuel Bednarz intensiv mit Qualitätsmanagement-Lösungen insbesondere in Gastronomie, Hotellerie, Versorgungsbetrieben, Tankstellen und dem Einzelhandel, um höchste Produkt- und Servicequalität sicherzustellen. Manuel Bednarz ist für die Testo SE & Co. KGaA tätig, einem weltweit führenden Unternehmen für hochpräzise Messtechnik und innovative Messlösungen. Als Key Account Manager begleitete der gelernte Betriebswirt bereits zahlreiche Unternehmen auf dem Weg zu einem digitalen Qualitätsmanagement.
