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Mehr Effizienz durch besseres Datenmanagement in der Gastronomie

Die britische Gastgewerbekette Mitchells & Butlers ist in Deutschland mit dem Konzept ALEX vertreten. Das Unternehmen profitiert von der Einführung eines einheitlichen Stammdatenmanagements. Welche Vorteile haben die Briten durch die Einführung der Master Data Management-Lösung STEP von Stibo Systems erzielt? Die Antworten hat Adrian Carr, CEO von Stibo Systems.
Stibo Systems
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Wie erfolgreich ist Mitchells & Butlers?

Die in Deutschland mit ihrem Ganztages-Gastronomiekonzept ALEX vertretene Gruppe ist die führende Restaurant- und Kneipenkette in Großbritannien ­– mit rund 1.700 Bars und Restaurants sowie 17 Marken wie All Bar One, Toby Carvery, Harvester oder Browns. Das Unternehmen mit Sitz in Birmingham serviert jährlich rund 120 Millionen Speisen sowie über 380 Millionen Getränke und ist einer der größten Anbieter im 85 Milliarden Pfund großen britischen Gastronomiemarkt.

Welche Herausforderungen gibt es beim Thema Daten?

Die Gastronomie muss vieles beim Thema Datenmanagement berücksichtigen. Es gibt Daten von Lieferanten, Produktgruppen, Speise- und Getränkekarten sowie von Marken. Diese komplexen Datenbestände werden oft noch in veralteten Produktdaten-Systemen verwaltet, die dann durch Excel-Tabellen ergänzt werden.

Das kann im Ergebnis zu einer mangelnden Flexibilität führen, etwa wenn es um die schnelle Einführung neuer Speise- und Getränkekarten geht. Uneinheitliche Produktinformationen führen zu Fehlern und haben ineffiziente Arbeitsabläufe zur Folge. Das Fehlen einer zentralen Produktdatenbank macht die Verwaltung der Datensätze unwirtschaftlich und führt zu Mehrkosten. Da viele Kunden Wert auf Nachhaltigkeit, Tier- und Umweltschutz legen, benötigt man transparente Lieferketten, die dokumentierte Daten ermöglichen.

Welche Daten fallen bei Mitchells & Butlers an?

Mitchells & Butlers verwaltet permanent rund 30 Speise- und Getränkekarten, 1.300 Rezepte und mehr als 80.000 Produkte. Jahr für Jahr werden daran mehr als 100 Veränderungen – unter anderem im Wein- und Bierangebot – vorgenommen, was regelmäßige Aktualisierungen und ein konstantes Management erforderlich macht. Aufgrund des Unternehmenswachstums ist die Lieferkette immer komplexer geworden. Sie umfasst über 250 Lieferanten, 5.000 Liefer- und 3.500 Lagerartikel.

Wie wurden die Daten bei Mitchells & Butlers bisher verwaltet?

Zur Verwaltung der Produktdaten setzte das Unternehmen auf ein veraltetes System, ergänzt durch Excel-Tabellen, eine unflexible und unsichere Methode der Datenverwaltung, die zu Datensilos führte und letztlich die Anforderungen nicht mehr erfüllte.

 Wie kam es zur Entscheidung für das Master Data Management-System?

Auf der Suche nach einer Lösung prüfte Mitchells & Butlers vier verschiedene Master Data Management-Systeme und entschied sich am Ende für Stibo Systems. Eine große Rolle spielte dabei die Anwenderfreundlichkeit, insbesondere für die Mitarbeiter, die keine IT-Experten sind.

Die britische Gastgewerbekette hat „STEP“ zur Verwaltung von Produktdaten und Rezepte eingeführt. STEP ist die Master-Data-Management-(MDM-)Plattform von Stibo Systems. Diese ist nun die einzige vertrauenswürdige Quelle für strategisches Informationsmanagement. Die Plattform fasst die Daten aller Abteilungen zusammen und formt aus ihnen eine unternehmensweit gültige Datenbank, wodurch sich die Abläufe viel einfacher steuern lassen.

Was hat sich seit der Einführung geändert?

Seit der Umsetzung der Lösung wurden viele veraltete Prozesse und über 100 Tabellen abgeschafft, die zuvor für die Erstellung der Speise- und Getränkekarten eingesetzt wurden, da alle Daten nun in der STEP-Plattform zusammengefasst sind. Es gibt nun weniger Fehler in den Rechnungen, mehr Flexibilität, kürzere Time-to-Market sowie eine schnellere Zusammenstellung der Speise- und Getränkekarten.

Welche Vorteile haben die Änderungen?

Nun gibt es nur noch „eine einzige Version der Wahrheit“. Mitchells & Butlers erzielt eine verbesserte Genauigkeit und Validierung der Produktdaten, eine höhere Umsatzrendite aufgrund präziserer Produktinformationen und einheitlicherer Abläufe.

Die Transparenz über alle zur Gruppe gehörenden Marken hinweg hat sich erhöht, sodass sich die Verantwortlichen nun über das zentrale Systems Informationen zu jeder Kneipe und jedem Restaurant des Unternehmens anzeigen lassen können. Seit der Einführung von STEP gibt es eine bessere Transparenz hinsichtlich der Absatz- und Bevorratungsstrategien. Die Nachbestellung zentraler Artikel wie Lebensmittel und Getränke ist einfacher geworden. Außerdem konnte der Personalbestand verringert werden, da nicht mehr so viele Informationen manuell in ein Datenverwaltungssystem eingegeben werden müssen.

 Wie profitieren die Kunden davon?

Mitchells & Butlers kann durch STEP auch Nährwert- und Allergenangaben in den Speise- und Getränkekarten sowohl auf der Ebene der Inhaltsstoffe als auch für das gesamte Gericht angeben, die vor der Veröffentlichung einer Karte nur noch minimal bearbeitet werden müssen. Diese Transparenz wünschen sich viele Kunden und honorieren sie. Aufgrund der präzisen Produktinformationen und einheitlichen Abläufe ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferketten leichter. Auch die Nährwertangaben für die Zutaten und Gerichte können mit Hilfe von STEP zusammengestellt und berechnet werden.

Welches Fazit kann man ziehen?

Wer in der Gastronomie die technologische Infrastruktur des Unternehmens auf die Zukunft ausrichtet, profitiert dadurch auf vielfältige Weise. Die integrierte Vielfalt, die Fähigkeit zur Datenmodellierung und die Workflow-Funktionen ermöglichten Mitchells & Butlers, seine Einnahmen zu steigern, die Kosten zu verringern, dabei die Risiken zu reduzieren und die Flexibilität zu erhöhen, indem das Unternehmen strategische operative Informationen effizienter zusammenstellen, verwalten und austauschen kann.

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