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Wie die Gastronomie der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einfach nachkommen kann

Seit April dieses Jahres liegt der lang erwartete Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums für eine Reform des Arbeitszeitgesetzes vor [1]. Demnach soll die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland künftig elektronisch aufgezeichnet werden. Über den Gesetzesentwurf wird nun innerhalb der Bundesregierung debattiert und dieser inhaltlich final ausgekleidet. Nun stellt sich die Frage nach der Umsetzbarkeit.
Pylyp Sukhenko Y XZF, Unsplash
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Im Gastgewerbe erfassen die meisten Betriebe die Arbeitszeit bereits. Schließlich besteht die Aufzeichnungspflicht für Arbeitsbeginn, -ende und -dauer für die Branche seit der Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG), weil insbesondere die Hotellerie und Gastronomie als eine sogenannte Schwarzarbeit gefährdete Branche klassifiziert wird [2]. Allerdings besteht hier die gängige Praxis zur Erfassung meist aus Zettel und Stift in Kombination mit händisch abgetippten Kalkulationstabellen. Ist das noch zeitgemäß oder müssen Unternehmen hier jetzt auf andere Tools umstellen?

Eine Umfrage aus dem Januar 2023 von tisoware, Experte für Zeiterfassung und Gruppenunternehmen von proALPHA, bestätigt ebenfalls: 89 Prozent der Arbeitnehmenden mittelständischer Unternehmen in Deutschland dokumentieren ihre Arbeitszeit bereits. Jedoch vornehmlich auf die altmodische Art und Weise – so erfasst fast die Hälfte ihre Stunden noch analog auf Papier (25 Prozent), über eine Stechuhr (24 Prozent) oder mit Hilfe von Excel-Tabellen (12 Prozent) [3].

Hinsichtlich Arbeitsaufwand, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind diese Methoden nicht empfehlenswert und sollten auch – insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen der Gesetzgebung und dem anstehenden Gesetzesentwurf – dringend von der Geschäftsführung adressiert werden. Zudem ist es in Zeiten von Remote- und Hybrid-Arbeit unvorstellbar, dass nur elf Prozent eine App zur Arbeitszeiterfassung nutzen. Auch andere digitale Lösungen wie beispielsweise ein zentrales Erfassungssystem (18 Prozent), oder die Erfassung der Stunden über den Webbrowser (16 Prozent) kommen noch zu selten zum Einsatz. Die Arbeitnehmenden sehen das ähnlich, denn 38 Prozent sind der Meinung, dass ihr jetziges System zur Arbeitszeiterfassung dringend verbessert werden muss.

Arbeitnehmende stehen der Zeiterfassung grundsätzlich positiv gegenüber

Eine weitere wichtige Erkenntnis aus der tisoware-Studie: Arbeitnehmende stehen der Arbeitszeiterfassung eher positiv gegenüber. Lediglich jeder Dritte (33 Prozent) sieht in ihr keinen Sinn, doch 41 Prozent widersprechen dieser Aussage.

Dabei finden vor allem Themen wie die Überstundentransparenz (69 Prozent) und -ausgleich – zum Beispiel Urlaubsausgleich oder Gleitzeitstunden – (46 Prozent) große Zustimmung unter den Befragten.

Laut der Studie sollten Arbeitgebende auf folgende Aspekte besonders Acht geben, wenn sie ihre Arbeitszeiterfassung neu aufsetzen: Zum einen sollten sie Mitarbeitende über die Gesetzgebung und die neuen Anforderungen genaustens informieren, damit diese Bescheid wissen, was genau wie dokumentiert werden muss. Zum anderen wäre es optimal, die Mitarbeitenden bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung – so gut wie möglich – miteinzubeziehen. Denn trotz gesetzlicher Vorschriften könnte es zu individuellen Anforderungen kommen, was erfasst werden sollte – sowohl von den Arbeitgebenden als auch seitens der Arbeitnehmenden.

Beispielsweise ist Rauchen während der Arbeitszeit immer noch ein diskutiertes Thema – so fänden es laut der Befragung 45 Prozent der Befragten gut, wenn die Rauchpausen erfasst würden. 47 Prozent sagen zudem, dass eine Arbeitszeiterfassung für Nichtraucher*innen gerechter wäre. Jedoch würden 21 Prozent der Arbeitnehmenden kündigen, wenn sie ihre Rauch- oder Toilettenpausen erfassen müssten. Ein gutes Beispiel dafür, dass sich die Arbeitgebenden am besten im Dialog mit ihrer Belegschaft Gedanken machen, wie sie das vor dem Hintergrund maximaler und nachhaltiger Akzeptanz regeln wollen. Denn nur wenn Belegschaft, Geschäftsführung und die für die Erfassung genutzten Tools optimal zusammenspielen, wird die Arbeitszeiterfassung problemlos für beide Parteien ablaufen.

Doch was bedeutet das konkret für die Gastronomie, in der die Arbeitnehmenden nicht alle vor dem PC sitzen und Excel-Tabellen ausfüllen beziehungsweise digitale Tools bedienen können, sondern in der Küche, am Gast oder im Kühlhaus gearbeitet wird? Wie können also Restaurants, Hotels und Co. eine Arbeitszeiterfassung stemmen, ohne dass die Küche kalt bleiben muss?

Wie das richtige Tool die Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie vereinfacht

Im Schlossbergrestaurant Dattler in Freiburg beispielsweise sind je nach Saison 30 bis 40 Mitarbeitende tätig. Dabei sind die Arbeitszeiten sehr flexibel. Es gibt Veranstaltungen, Tagungen, Seminare und verschiedene andere Evens – wer in der Gastronomie arbeitet, weiß, dass das kein klassischer Nine-to-five-Job ist. Die Personalbuchhaltung ist bei Dattler daher alles andere als unkompliziert: die Angestellten arbeiten spät abends, an Wochenenden und Feiertagen. Die Kernbelegschaft wird je nach Bedarf durch Saison- oder Zeitkräfte ergänzt. Dadurch fallen viele Überstunden an, für die es tarifliche Zuschläge zu berücksichtigen gilt. Die händische Abrechnung war bis dato mühsam und zeitaufwändig, Fehlbuchungen waren daher keine Seltenheit. Um den Vorgang schneller und effizienter zu gestalten, entschied sich die Geschäftsleitung im Schlossbergrestaurant Dattler für eine elektronische Zeiterfassung von tisoware. Die dafür notwendige Hardware war zum Teil schon vorhanden: Wer bei Dattler beschäftigt ist, besitzt einen Mitarbeiterausweis, der in das neue System problemlos eingebunden werden konnte. Die Mitarbeitenden buchen sich über Zeiterfassungs-Terminals in das neue System ein und wieder aus. Die erfassten Arbeitszeiten werden direkt an die Lohn- und Gehaltsschnittstelle weitergeleitet.

Für die Mitarbeitenden war die Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung aufgrund der reibungslosen Implementierung ein voller Erfolg. Mit Hilfe der ergonomischen Benutzeroberfläche lassen sich verschiedenste Abrechnungsarten abbilden – zum Beispiel ob Sonntags- und Nachtzuschläge als Vorschuss oder nachträglich gezahlt werden. Der wichtigste Vorteil: Dank der Lösung hat die Geschäftsleitung immer einen aktuellen Überblick über die flexiblen Arbeitszeiten. Sie lassen sich exakt und ohne Rechenfehler differenzieren – in Urlaubs-, Gleit- oder Fehlzeiten. Soll- und Ist-Zeiten sind immer sofort ersichtlich, auch bei Mitarbeitenden, die als „Springer“ arbeiten. Die Abrechnungen sind somit zügig durchgeführt. Eventuelle Abweichungen werden in etwa durch die Kontrolle von Arbeitszeitverstößen und den Check der elektronischen Stempelkarten schnell erkannt. Mit dem neuen System sind auch die Mitarbeitenden sehr zufrieden, denn für sie zählt die durchgängige und fehlerfreie Dokumentation sowie Transparenz. Damit verbunden ist eine faire Abrechnung gemäß Arbeitszeitkonten über das Lohn- und Gehaltssystem. Jeder Mitarbeitende weiß nun genau, wann und wie viele Stunden man gearbeitet hat und wie der Mehrarbeit entsprechend vergütet oder ausgeglichen wurde. Das bringt Vorteile in der Küche und im Küchenablauf, zum Beispiel wenn Gäste mittags oder abends länger bleiben. Hier kann situationsbedingt reagiert und das erforderliche Personal effizient eingesetzt werden. Über die Lösung ist eindeutig zu ersehen, welche Mitarbeitenden wie lange im Einsatz waren. Im Ergebnis fällt weniger Mehrarbeit an, die Überstunden müssen nicht mehr mühsam handschriftlich erfasst und ausgewertet werden.

Die Implementierung solcher Arbeitszeiterfassungs-Tools zeigt, dass die Dokumentation der Arbeitszeit auch in der Gastronomie einfach umgesetzt werden kann. Zudem lassen sich wichtige Informationen schnell abbilden, die beispielsweise die Abrechnung erleichtern. Auch für die Mitarbeitenden sind diese Art Lösungen nur von Vorteil, da sie ihre Stunden unkompliziert einsehen und überprüfen können. Die passende Lösung sollte also Gastronomiebetrieben möglichst viele manuelle Prozesse ersparen, Verwaltungsaufwand und Kosten reduzieren und selbst bei größeren Betrieben in wenigen Wochen einsatzbereit sein. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind bei einer zuverlässigen Arbeitszeiterfassung dabei ebenfalls wichtige Stichwörter. Aus wirtschaftlicher Sicht sind vor allem Flexibilität, Arbeitserleichterung und Integrierbarkeit entscheidend. Damit die Küche also nicht kalt bleibt und alle Mitarbeitenden zufrieden sind, sollten sich die Betriebe für ein rechtskonformes und für Mitarbeitende anwendungsfreundliches und damit software-gestütztes Werkzeug zur Arbeitszeiterfassung entscheiden.

[1] https://www.spiegel.de/karriere/arbeitszeiterfassung-elektronische-erfassung-der-arbeitszeit-wird-pflicht-a-a263c319-feed-4104-bee0-3520e3abd0c2

[2] https://www.tageskarte.io/zahlen/detail/aufzeichnungspflicht-der-arbeitszeit-wie-gut-ist-das-gastgewerbe-vorbereitet.html

[3] Die Umfrage wurde im Januar 2023 von Arlington Research im Auftrag von tisoware, einem Unternehmen der proALPHA Gruppe, online durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 1.000 Arbeitneh-mende in Deutschland aus diversen Branchen im Mittelstand zu Themen rund um die Arbeitszeiterfassung befragt. Die Beschäftigten sind im so genannten Mittelstand tätig – zu 33 Prozent in kleinen Unternehmen (10 bis 49 Beschäftigte), zu 44 Prozent in mitt-leren Unternehmen (50 bis 249 Beschäftigte) und zu 23 Prozent in größeren Unter-nehmen (250 bis 499 Beschäftigte). Die Umfrage ist hinsichtlich Geschlechts-, Alters-struktur sowie Regionen repräsentativ.

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