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Wiedereingliederung im Unternehmen – wo greift der Datenschutz?

Nicht nur nach Corona-Infektionen sind Mitarbeiter zum Teil für viele Wochen arbeitsunfähig, auch ein Beinbruch oder andere Krankheiten können eine lange Auszeit bedingen. Wenn die Wiedereingliederung ansteht, stellt sich schnell die Frage nach den zu beachtenden Aspekten des Datenschutzes. Was muss berücksichtig werden?
LuckyLife11, Pixabay

Was ist überhaupt Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)?

Wenn Mitarbeiter:innen länger als sechs Wochen oder wiederholt krank sind und ihrer Arbeit nicht nachgehen konnten, muss das Unternehmen Betriebliches Eingliederungsmanagement betreiben. Auf diesem Weg soll dem Beschäftigten der sanfte Wiedereinstieg ermöglicht und ein Krankheitsrückfall vermieden werden. Laut der Deutschen Rentenversicherung gilt dieses Gebot nach §167 Abs. II SGB IX ohne Einschränkung für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße oder Branchenzugehörigkeit.

Müssen Beschäftigte das BEM in Anspruch nehmen?

Nein, denn nach §167 Abs. II SGB IX ist die wichtigste Voraussetzung für Betriebliches Wiedereingliederungsmanagement das Einverständnis und die Beteiligung der betroffenen Person.

Was muss aus Sicht des Datenschutzes geschehen, damit die Daten des Beschäftigten verarbeitet werden dürfen?

Da beim BEM Daten verarbeitet werden müssen, ist eine Ermächtigungsgrundlage erforderlich. Dies kann entweder eine Betriebsvereinbarung oder die schriftliche Einwilligung des Angestellten sein.

Bei der Nutzung der Betriebsvereinbarung als Ermächtigungsgrundlage muss diese unbedingt die Grundsätze der DSGVO berücksichtigen, besonders relevant ist der Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Empfohlen wird jedoch die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a) iVm. § 26 Abs. 2 BDSG. Dafür ist es nötig, den/die Mitarbeiter:in genauestens darüber aufzuklären, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des BEM verarbeitet werden und wie im Anschluss an das Verfahren mit den Daten umgegangen wird.

Der sogenannte Zweckbindungsgrundsatz verweist eindeutig darauf, dass die Daten nur für den festgelegten Zweck, also die BEM, erhoben und nicht für andere Zwecke genutzt werden dürfen (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Es muss beachtet werden, dass neben der Einwilligung zum Wiedereingliederungsverfahren auch auf Basis vollständiger Datenschutzhinweise die Einwilligung in die Datenverarbeitung einzuholen.

Wie darf der Arbeitgeber die Daten im Rahmen der BEM erfassen und ablegen?

Wichtig ist, dass die Daten zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement getrennt von der eigentlichen Personalakte abgelegt werden. Es sollte also nach Einwilligung in die Maßnahme eine gesonderte BEM-Akte für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erstellt werden. So werden die sensiblen und in der DSGVO als schutzwürdige gekennzeichneten Gesundheitsdaten datenschutzkonform erfasst. Die BEM ist eine der Ausnahmen, die die Verarbeitung der ansonsten für den Arbeitgeber untersagten Gesundheitsdaten ermöglicht.

Welche Anforderungen werden an die BEM-Akte gestellt?

Wie bereits erwähnt ist die Trennung der Personal- von der BEM-Akte unabdingbar, es dürfen keine Inhalte der Akte zur Betrieblichen Eingliederung in die Personalakte übernommen werden und auch die Aufbewahrung ist räumlich und funktional zu trennen. Es müssen getrennte Schränke für die jeweilige Art der Akte vorhanden sein, wobei der Schrank mit den BEM-Akten im Sicherheitsbereich eines BEM-Verantwortlichen aufzustellen ist.

Der Zugriff auf die BEM-Akte ist nur für eine fest definierte und limitierte Personenzahl zulässig, die erfolgten Zugriffe müssen schriftlich mit Datum und Unterschrift protokolliert werden.

Achtung Ausnahme!

Ist das BEM ordnungsgemäß abgeschlossen, dürfen einige Angaben in die Personalakte übernommen werden. Dazu zählen Datum und Ergebnis des Angebotes zum betrieblichen Eingliederungsmanagement sowie die Aufführung der konkreten angebotenen und umgesetzten Maßnahmen.

Darf ich den Beschäftigten nicht kündigen, wenn das BEM durchgeführt wurde?

Doch, eine Kündigung ist auch nach einem BEM möglich, selbiges ist nur die Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Erfolgt die Kündigung aus unabhängigen Gründen, ist das BEM keine formelle Voraussetzung für deren Wirksamkeit.

Wichtig: die während des BEM gesammelten Gesundheitsdaten dürfen nicht zur Vorbereitung einer Kündigung genutzt werden. Es ist nur die Information über die Durchführung des BEM gestattet, Inhalte der BEM-Akte dürfen hier nicht wiedergegeben werden.

Wie lange darf die BEM-Akte aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist ist laut Datenschutz-Grundverordnung bis zu dem Zeitpunkt festgelegt, zu dem der Zweck der Speicherung der Daten endet. Theoretisch endet mit dem BEM-Verfahren also auch die Aufbewahrungsfrist. Die praktischen Erfahrungen haben jedoch gezeigt, dass bei erfolgreicher Durchführung des BEM eine Aufbewahrung für drei Jahre sinnvoll ist. Wurde das angebotene BEM vom Beschäftigten abgelehnt oder die Einwilligung widerrufen, sollte die BEM-Akte gelöscht werden. Wichtig ist hier eine Notiz in der Personalakte über das erfolgte Angebot des Verfahrens zur Wiedereingliederung.

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