Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beleuchtet die digitalen und steuerrelevanten Prozesse eines Unternehmens und stellt diese transparent dar. Dabei werden die organisatorischen und technischen Prozesse Ihres Unternehmens beschrieben, wie bspw. die Entstehung, die Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und die Archivierung Ihrer Daten.

Betriebsprüfer*innen sollten sich mit Hilfe der Verfahrensdokumentation innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle verschaffen können. Darum sollten die einzelnen Geschäftsvorfälle von der Entstehung bis in die Bilanz – dokumentiert durch einen Beleg – verfolgen lassen. Die Verfahrensdokumentation bietet die Grundlage, um diese Nachvollziehbarkeit und gleichzeitig auch eine Nachprüfbarkeit Ihrer Prozesse zu gewährleisten.

Benötige ich nur eine Verfahrensdokumentation für die Kasse oder auch für die Belegablage?

Bargeldintensive Betriebe benötigen sowohl für das Kassensystem als auch für die Belegablage in Unternehmen jeweils eine eigene Verfahrensdokumentation. Seit 2018 kann das Finanzamt innerhalb Ihrer Geschäftszeiten unangekündigt Ihre Kasse überprüfen. Dabei ist die Verfahrensdokumentation die optimale Vorbereitung und gleichzeitig die Orientierung für den Betriebsprüfer, wie das Kassensystem konkret arbeitet.

Welche Fördergelder stellt der Staat für die Erstellung zur Verfügung?

Da die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation aufwendig und zeitintensiv ist, machen sich Unternehmer häufig Sorgen um hohe Kosten. Die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) bietet staatliche Fördermöglichkeiten an, um die Kosten für die Erstellung der Verfahrensdokumentation zu senken. Deren Fördersätze richten sich nach den maximal förderfähigen Beratungskosten (Bemessungsgrundlage), Standort und Alter des Unternehmens und umfasst dabei bis zu 80 % (maximal 3.200 EUR BAFA-Förderung). Dabei wird nicht die Erstellung an sich, sondern der meist am zeit- und kostenintensivste Optimierungs- und Beratungsprozess gefördert. Hierüber können Sie feststellen, mit welcher Förderung Sie rechnen können.

Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation vorlegen kann?

Fehlt die Verfahrensdokumentation und Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sind darum nicht gegeben, kann die Buchführung formell gesehen als mangelhaft eingestuft werden und Ihr Unternehmen ist in der Beweispflicht. Im schlimmsten Fall kann es zu Hinzuschätzungen zwischen 5 % und 10 % des Umsatzes kommen. In der Praxis ist es nahezu unmöglich Prozesse und Vorgehensweisen über mehrere datenverarbeitende Systeme hinweg transparent darzulegen, darum sollten Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation zur Hand haben, um diese erheblichen Zusatzkosten (Hinzuschätzungen) zu vermeiden.

Welche Vorteile habe ich als Unternehmen, wenn eine Verfahrensdokumentation erstellt wird?

Neben der möglichst reibungslosen Abwicklung der Betriebsprüfung und Vermeidung von Hinzuschätzungen, ergeben sich auch mehrere betriebswirtschaftliche Vorteile für Ihr Unternehmen.

• Guten und strukturierten Überblick über eigene unternehmerische Abläufe: das ermöglicht eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und gleichzeitig einen umfangreichen Wissenstransfer zwischen allen Kolleg*innen.
• Erkennen von Optimierungspotenzialen: die ausführliche Dokumentation des Ist-Zustandes deckt überflüssige, aufwändige und fehleranfällige Prozesse auf. Auf dieser Basis können Prozessanpassungen und Optimierungen durchgeführt werden.
• Erhöhter Schutz: durch die konkrete Betrachtung der Prozesse können Schwachstellen wie Sicherheitslücken, mögliche Datenmanipulationen und Mitarbeiter*innenbetrug aufgedeckt werden.
• Kosteneinsparung: durch die Standardisierung der Prozesse können Sie effizienter arbeiten. Durch konkret formulierte Aufgabenfelder können alle Mitarbeitenden ihre Arbeitsprozesse reibungslos und effizient bearbeiten.

Gerne übernehmen wir die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation für Sie. Fordern Sie jetzt Ihr persönliches Angebot an – ganz unverbindlich. Sie benötigen Beratung oder haben Fragen zu der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation? Rufen Sie uns gerne an 07021 9987039 oder schreiben Sie uns an info@verfahrensdoku24.de