Kassenstörungen und TSE-Ausfälle

Die laufende Kontrolle der Funktionalität Ihrer Kassen und der Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) ist unerlässlich. Die Finanzverwaltung zeigt ein zunehmendes Interesse an Fehlern und Ausfällen in diesen Bereichen. Fehlende Kasseneinzeldaten können als schwerwiegender Mangel bewertet werden und eine Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung zur Folge haben. 

Es ist deshalb wichtig, dass alle Kasseneinzeldaten und TSE-Daten regelmäßig geprüft, gesichert und transparent dokumentiert werden. 

Kassensturzfähigkeit und Wechselgeldbestand

Die Kassensturzfähigkeit, also die Möglichkeit, den tatsächlichen Ist-Bestand jederzeit mit dem rechnerischen Soll-Bestand abzugleichen, ist eine Grundvoraussetzung für die ordnungsgemäße Kassenführung. Besonders im Fokus stehen hier die Kellner-Portemonnaies. 

Bei einer Kassennachschau kann ein Kassensturz verlangt bzw. vom Prüfer durchgeführt werden. Festgestellte Fehlbeträge können so behandelt werden, als wären sie während des gesamten Prüfungszeitraums (der Vergangenheit!) vorhanden gewesen.

Unsere klare Empfehlung lautet deshalb: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse. Ist ein Kassensturz jederzeit durchführbar? Sind die Anfangsbestände und sonstigen Geldflüsse bekannt? Werden diese Informationen laufend und transparent dokumentiert? Sofern Anfangsbestände in den Portemonnaies im Eigentum der Kellner stehen, sind diese zwingend täglich vor Schichtbeginn aufzuzeichnen.

Zutreffende Verbuchung von Kassenentnahmen 

Immer wieder Gegenstand von Kassenfeststellungen ist die zutreffende Verbuchung von Entnahmen in der Kasse. Regelmäßig werden für kurzfristige Einkäufe Barmittel aus der Kasse verwendet, deren Entnahme in der Kasse zu vermerken sind. Gleiches gilt für EC-Karten-Trinkgelder. Zwar sind vom Mitarbeiter vereinnahmte Trinkgelder grundsätzlich nicht aufzeichnungspflichtig (s.u.), allerdings tangieren sie häufig die Kasse sowie die Geldflüsse innerhalb der Kasse. 

Werden Trinkgelder unbar vereinnahmt und am Ende der Schicht bar aus den Kassen entnommen, ist sicherzustellen, dass diese Geldflüsse ordnungsgemäß in der Kasse aufgezeichnet werden.

Dokumentationspflichten bei Trinkgeldern?

Grundsätzlich sind Trinkgelder an Arbeitnehmer – ohne betragsmäßige Begrenzung – nach § 3 Nr. 51 EStG in der seit 2002 geltenden Fassung steuerfrei, wenn die gesetzlichen Anforderungen im Übrigen erfüllt sind. Das gilt nicht für Trinkgelder an Unternehmer. Diese unterliegen stets der Steuerpflicht. Ob eine Aufzeichnungspflicht besteht, ist daher nach dem jeweiligen Einzelfall zu entscheiden. Zweifelsfrei sind aber EC-Karten-Trinkgeld und Trinkgeld an Unternehmer stets aufzeichnungspflichtig.

Fazit

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Gastronomen und Hoteliers ihre Prozesse und Abläufe kontinuierlich anpassen und optimieren, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Die Einhaltung der beschriebenen Prozesse und Empfehlungen trägt dazu bei, steuerliche und rechtliche Risiken zu minimieren und die Effizienz im Betrieb zu steigern. 

In weiterführenden Spezialbeiträgen zu diesen vier Themengebieten erhalten Sie in den kommenden Wochen noch mehr Details und weitere Handlungsempfehlungen.