Seit Anfang des Jahres sind lediglich der Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro oder mehr auch E-Rechnungen ausstellen, zwölf Monate später dann alle Betriebe.
Digitalisierung ohne Mehraufwand
„Auch wenn diese Fristen auf den ersten Blick noch weit entfernt scheinen: Die zusätzlichen Pflichten kommen. Wer jetzt handelt und die kommenden gesetzlichen Vorgaben schon heute erfüllt, stellt sich frühzeitig rechtssicher auf und kann der Zukunft deutlich gelassener entgegensehen“, sagt Fabian Geister von Gewinnblick. „Zudem schafft ein digitalisiertes Rechnungsmanagement zahlreiche Mehrwerte im Geschäftsalltag.“
In der Gastronomie zählt jede Minute – und genau hier zeigt sich bereits der Vorteil digitaler Prozesse wie der E-Rechnung. Denn moderne digitale Kassensysteme sind in der Lage, automatisiert rechtskonforme E-Rechnungen zu erzeugen und auch zu versenden. Sie sind somit nicht nur ein zentraler Bestandteil eines digitalen Bezahlprozesses, sondern auch ein wichtiges Puzzlestück bei der digitalen Transformation des Gastronomiebetriebs. Ein Beispiel aus dem Alltag: Nach dem Bezahlvorgang eines Geschäftskunden wird die Rechnung direkt als strukturiertes und rechtssicheres E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erzeugt und automatisiert per E-Mail versendet. Gleichzeitig werden alle notwendigen Daten revisionssicher archiviert. Der gesamte Prozess läuft ohne manuelle Nachbearbeitung im Hintergrund, sodass sich Servicekräfte weiterhin auf ihre Gäste und Betreiber sich auf wertschöpfende unternehmerische Tätigkeiten konzentrieren können. „Das spart schlussendlich bares Geld“, weiß der Gastronomieexperte Geister.
„Unternehmerische Verpflichtung“ zur E-Rechnung
Hinzu kommt: Gerade große Unternehmen und Konzerne haben bereits vollumfänglich auf die E-Rechnung umgestellt und können von ihren Geschäftspartnern E-Rechnungen für die Buchhaltung verlangen. Dazu gehören korrekte Angaben wie Teilnehmeranzahl, Datum, Leistung, Steuernachweis etc. „Eine sonstige Rechnung auszustellen, die nicht den rechtlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, ist zwar grundsätzlich noch möglich – aber eben nur dann, wenn der Empfänger dem Format zustimmt“, weiß Geister. Früher bedeutete das für das Gastro-Team zusätzlichen Aufwand: Rechnungen mussten manuell erstellt, angepasst oder nachgeliefert werden. Heute übernimmt das moderne Kassensystem diesen Schritt automatisch.
Gastronomiebetriebe, die in einem solchen Fall keine rechtskonforme E-Rechnung ausstellen können, laufen Gefahr, Aufträge, Umsätze und im schlimmsten Fall wichtige und zahlungskräftige Firmenkunden zu verlieren. Denn die werden ihre Konferenzen, Weihnachtsfeiern und andere Events dann lieber bei der Konkurrenz buchen. Jetzt aber kann das Kassensystem noch während der Feier die E-Rechnung auf Basis der gebuchten Leistungen erstellen und direkt digital versenden. Die Buchhaltung des Kunden kann die Rechnung sofort verarbeiten, Rückfragen entfallen und der gastronomische Betrieb profitiert von einem schnellen Zahlungseingang. Selbst für öffentliche Auftraggeber, die XRechnungen voraussetzen, sind Betriebe mit der richtigen Lösung bestens gerüstet. Laut Geister besteht für Gastronomiebetriebe daher schon heute eine unternehmerische Verpflichtung, E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen zu können.
Rückfragen vermeiden durch Klarheit und Transparenz
Auch abseits des klassischen Bezahlvorgangs bringt die E-Rechnung Mehrwert im Gastro-Alltag. Statt am Monatsende die Belege mühsam zu sammeln, lassen sich relevante Daten direkt aus dem Kassensystem exportieren. Der manuelle Aufwand entfällt fast vollständig und Bürokratie wird abgebaut. Geister ergänzt: „So verschafft man sich für die Ausgaben für Wareneinkäufe, Getränke oder Dienstleistungen einen Überblick und kann diese letztendlich einfacher auswerten. Dies unterstützt auch dabei, strategische Entscheidungen im Betrieb zu treffen.“
Ganzheitliche strategische Herangehensweise
Er empfiehlt Gastronomen, die Umsetzung der E-Rechnungspflicht strategisch und ganzheitlich anzugehen. Denn nur das reibungslose Zusammenspiel zwischen digitalem Kassensystem und weiteren relevanten Anwendungen – etwa Buchhaltungslösung und Archivierungssystem – garantiert, dass technische Anforderungen genauso erfüllt sind wie die gesetzlichen Vorgaben. Spezialisten wie Gewinnblick können Gastronomiebetriebe bei der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie und der praktischen Umsetzung unterstützen – in Sachen E-Rechnungspflicht, aber auch bei der digitalen Transformation in Service, Küche und Backoffice.
