Nach intensiven Diskussionen in der Politik sowie mit Branchenvertretern entschloss sich die Bundesregierung im Rahmen eines Bürokratieabbauprogramms, die Meldescheinpflicht ab dem 01. Januar 2025 abzuschaffen. Ziel der Reform war es, vor allem kleine und mittelständische Betriebe von administrativen Aufgaben zu entlasten.

Doch wie sieht die Realität nach dieser Reform aus? Wie haben mittelständische Hoteliers die Umstellung bisher aufgenommen und welche Herausforderungen sind dabei aufgetreten? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, hat das HoGa-Netz im Januar 2025 eine Umfrage unter den rund 350 Mitgliedern aus der mittelständischen Hotellerie durchgeführt. Die Ergebnisse bieten spannende Einblicke in die Umsetzung der Reform und geben Hinweise darauf, welche Verbesserungen im Bereich der Bürokratieentlastung noch notwendig sind.

Analoge Meldescheine weiterhin im Einsatz

Eine der zentralen Fragen der Umfrage lautete, ob die Hoteliers seit dem 01. Januar 2025 auf digitale Meldescheine umgestiegen sind. Die Antwort ist eindeutig: 87,5 % der Befragten bleiben weiterhin bei der analogen Papierform. Nur 12,5 % haben bereits auf digitale Lösungen umgestellt. Diese Zahlen deuten darauf hin, dass der Großteil der Betriebe entweder technische oder organisatorische Hürden bei der Digitalisierung sieht.

Digitale Meldescheine: Eine seltene Ausnahme

Die geringe Nutzung digitaler Meldescheine setzt sich in den Antworten zur Frage nach der Verfügbarkeit digitaler Alternativen fort: Auch hier gaben 87,5 % der Hoteliers an, keinen digitalen Meldeschein einzusetzen. Die geringe digitale Durchdringung zeigt, dass die Branche in diesem Bereich noch großen Nachholbedarf hat. Hoteliers sollten prüfen, ob digitale Lösungen den Verwaltungsaufwand und die Kundenfreundlichkeit verbessern können.

Staatsangehörigkeit wird häufig nicht abgefragt

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Umfrage war die Frage, ob bei Buchungen per Telefon oder Walk-Ins die Staatsangehörigkeit der Gäste abgefragt wird. Hier zeigt sich ein uneinheitliches Bild: Während 37,5 % der Hoteliers diese Information erheben, verzichtet die Mehrheit (62,5 %) darauf. Dies könnte darauf hindeuten, dass viele Betriebe auf eine Vereinfachung der Abläufe setzen und den Fokus auf das Wesentliche legen möchten, oder aber, dass die von ihnen verwendete Buchungsmaschine die Staatsangehörigkeit nicht abfragt.

Meldeschein weiterhin für alle Gäste – Gesetzesänderung kaum umgesetzt

Mit der Abschaffung der Meldepflicht für deutsche Staatsbürger seit dem 01. Januar 2025 wollte die Bundesregierung den administrativen Aufwand für Hotels reduzieren. Ausländische Gäste hingegen sind weiterhin verpflichtet, einen Meldeschein auszufüllen. Dennoch zeigen die Umfrageergebnisse, dass 87,5 % der befragten Hoteliers auch weiterhin von deutschen Gästen einen Meldeschein verlangen. Nur 12,5 % haben die Gesetzesänderung tatsächlich umgesetzt und verzichten auf Meldescheine für inländische Gäste.

Dieses Ergebnis lässt darauf schließen, dass viele Hoteliers sich entweder noch nicht ausreichend mit der neuen Regelung auseinandergesetzt haben oder bewusst an den gewohnten Prozessen festhalten. Gründe dafür könnten sein, dass sich das manuelle Ausfüllen von Meldescheinen für alle Gäste bisher als bewährte Routine etabliert hat und eine Umstellung als wenig vorteilhaft empfunden wird. Ein weiterer Faktor könnte sein, dass die Systeme zur Gästeerfassung und Buchungsverwaltung bislang nicht angepasst wurden, was die Umsetzung der neuen Regelung erschwert.

Keine Kreditkartenpflicht für Walk-Ins – ein Risiko, das viele Hoteliers eingehen

Keiner der befragten Hoteliers verlangt bei Walk-Ins eine Kreditkarte als Sicherheitsleistung. Dies mag zwar kundenfreundlich erscheinen, birgt jedoch das Risiko von Zahlungsausfällen. Mögliche Gründe für diesen Verzicht sind eine lange Tradition der Gastfreundschaft, fehlende technische Infrastruktur oder die Einschätzung, dass Walk-Ins selten vorkommen und das Risiko daher überschaubar bleibt. Gegebenenfalls sollten Hoteliers überlegen, ihr Risikomanagement durch digitale Prozesse und klare Zahlungsrichtlinien zukünftig zu verbessern.

Abschaffung der Meldepflicht als Bürokratiebremse?

Zum Abschluss der Umfrage wurde die Einschätzung zur Abschaffung der Meldescheinpflicht abgefragt. Die Antworten lassen darauf schließen, dass viele Hoteliers skeptisch sind, ob dies tatsächlich eine spürbare Erleichterung bringen würde. 75 % der Befragten stimmten mit „eher nein“. Es scheint, dass die Herausforderungen nicht nur im Ausfüllen der Scheine liegen, sondern auch in der generellen Verwaltung, Übermittlung, Digitalisierung und Archivierung der Daten.

Viel Arbeit für wenig Entlastung

Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass die Meldescheinpflicht nach wie vor eine bürokratische Belastung für viele mittelständische Hotels darstellt. Gleichzeitig zeigt sich, dass nur wenige Betriebe bisher auf digitale Prozesse umgestiegen sind. Die Branche sollte sich daher intensiver mit der Frage auseinandersetzen, wie langfristig Verwaltungsaufgaben durch Digitalisierung und Reformen vereinfacht werden können. Dennoch bleibt die Skepsis gegenüber einer tatsächlichen Entlastung hoch.
Für Hoteliers und Verbände könnten diese Erkenntnisse ein Anstoß sein, stärker auf politische Veränderungen zu drängen und gleichzeitig interne Prozesse zu modernisieren.