Gastgewerbe-Magazin: Das Thema Kassen-Systeme ist aktuell ein großes. Was muss aus Ihrer Sicht eine Kasse leisten können, damit die Finanzbehörden glücklich sind?
Michael Ebner: Grundsätzlich gilt ja für alle Unternehmen die GoBD und diese umfasst ein ganz wichtiges und oft unterschätztes Detail: Die Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorgänge. Das bedeutet vor allem, dass es keine Verdichtung von Daten geben darf und diese Dateien exportierbar sein müssen, damit der Prüfer das in seine Systeme übernehmen kann. Da haben einige Kassen-Systeme immer noch ihre Schwierigkeiten in der Datenaufbereitung.
Einzelfälle gibt es in der Gastronomie natürlich jede Menge. Wie groß ist diese Herausforderung für ein Kassensystem?
Das ist richtig, in der Gastronomie ist jeder Espresso schon ein Geschäftsvorgang, jede Beilagenänderung spielt eine Rolle. Aber moderne Kassen-Systeme erleichtern dem Gastronomen die Arbeit. Eine gute Kasse mit ausreichend Speicher sollte das können – und viele Systeme können das auch.
Bei einer Kasse denken viele nicht direkt an die Speichermöglichkeiten.
Das ist aber ein ganz wichtiger Punkt, denn die Datensicherung muss genauso gewährleistet sein. Viele, die sich mit dem Thema beschäftigen, haben es nicht auf dem Radar, dass alle Geschäftsvorgänge zehn Jahre lang aufbewahrt und unveränderlich abgespeichert werden müssen. Viele haben ein grenzenloses Vertrauen in die Kasse selbst oder den Aufsteller, sollten aber schon bei der Anschaffung hinterfragen, wie das Thema Datensicherheit gehandhabt wird – auch bei einem Ausfall des Gerätes. Da gibt es verschiedene Möglichkeiten. Gewinnblick bietet unseren Kunden einen Upload an, das ist zuverlässiger als eine externe Festplatte, die schnell kaputt gehen kann.
Unveränderbarkeit ist ein zweiter wichtiger Punkt bei der Kassenführung. Wie kann man das gewährleisten?
Das ist in der Tat ein ganz großes Thema, denn alle Daten sind per se erst einmal im Nachhinein veränderbar. Deshalb arbeitet man ja an einer sogenannten Krypto-Lösung, die ein bisschen nach dem 4-Augen-Prinzip funktioniert. Leider ist sich die Politik aber noch nicht klar, wie diese Regelung, die eigentlich ab 2020 gelten soll, konkret aussehen soll.
Das sorgt natürlich für Verunsicherung bei den Unternehmern. Was muss ein Gastronom beachten, wenn er sich heute eine neue Kasse anschafft?
Ich würde ihm vor allem raten, nicht nur auf die Konformität mit den Finanzvorschriften zu achten, sondern auch auf die Zukunftsfähigkeit und Innovationsmöglichkeiten. Denn die Kasse wird immer mehr zu einem zentralen und vernetzten Element, das auch andere operative oder administrative Vorteile bieten kann. Ich denke an Themen wie Küchenmonitoring oder Kassenbuch. Man sollte jetzt ein System kaufen, dass die aktuellen Anforderungen natürlich erfüllt und sich beim Verkäufer absichern, dass das System zukunftsfähig ist und auf neue gesetzliche Anforderungen upgedatet wird.
Die Kasse selbst ist das eine, das Handling sicherlich ein weiteres wichtiges Thema. Wie sollte der Gastronom mit der Kasse umgehen?
Grundsätzlich geht es darum, alles über die Kasse abzuwickeln. Es gilt natürlich der kaufmännische Grundsatz „Keine Ware ohne Bon“. Ich kann nur raten, alle Geschäftsvorgänge – sowohl im Einkauf wie auch im Verkauf – über die Kasse abzuwickeln, täglich abzurechnen und mit Hilfe eines digitalen Kassenbuches die ständige Kassensturzfähigkeit herzustellen. Ziel muss eine größtmögliche betriebswirtschaftliche Transparenz sein – das hilft nicht nur bei der Kassenprüfung, sondern auch bei Verhandlungen mit den Banken.
Stichwort Kassensturzfähigkeit: Kann eine Kasse zu 100 Prozent stimmen?
Technisch gesehen sollte jeder Betrieb eine Kasse haben, die alle Bedingungen erfüllt – auch wenn noch nicht alle Systeme am Markt so weit sind. Buchhalterisch muss man konstatieren, dass Fehler immer passieren können, sich die Abweichung aber immer in einem möglichst engen Rahmen bewegen sollte. Aber wer ein gutes System hat und es richtig führt, hat schon mal einen guten Stand, wenn der Prüfer in der Tür steht.
