Entsendebescheinigung

A1-Bescheinigung: So verhindern Sie hohe Bußgelder bei Dienstreisen

Bereits seit 2010 gibt es A1-Bescheinigungen für Mitarbeiter oder Selbstständige bei Dienstreisen in der EU. Jetzt wird es ernst – mit einer digitalisierten Antragstellung, verschärften Kontrollen und Bußgeldern. Was eine A1-Bescheinigung ist, welchen Zweck sie erfüllt, wer für die Antragstellung verantwortlich ist und was passiert, wenn sie fehlt – wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.

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Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweis für die Sozialversicherung. Zweck des A1-Formulars ist, gegenüber ausländischen Sozialbehörden nachzuweisen, dass der Selbstständige oder Arbeitnehmer in Deutschland sozialversicherungspflichtig ist. Eine Anmeldung bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates ist deshalb entbehrlich. Die A1-Bescheinigung hat das Ziel, Sozialversicherungsbetrug zu verhindern. Bereits seit 2010 muss bei einem beruflich bedingten Grenzübertritt eine A1-Bescheinigung mitgeführt werden, was bislang locker gehandhabt wurde. Doch seit einiger Zeit werden vermehrt Kontrollen durchgeführt. Die A1-Bescheinigung ist deshalb ein Muss für Selbstständige und angestellte Mitarbeiter.

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A1-Bescheinigung – was hat sich zum 1. Januar 2019 geändert?

Über viele Jahre wurden A1-Bescheinigungen in Papierform beantragt. Kontrollen wurden selten oder nicht durchgeführt. Bereits seit dem 1. Januar 2018 hatten Arbeitgeber die Möglichkeit, die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen. Was bislang freiwillig war, ist seit dem 1. Januar 2019 verpflichtend. Nur in Ausnahmefällen können papiergebundene Anträge noch bis zum 30. Juni 2019 beantragt werden.

Bis zum Jahr 2020 soll die Beantragung der A1-Bescheinigung in allen europäischen Ländern, in der Schweiz sowie in den EFTA-Staaten nur noch elektronisch möglich sein. Von dieser Regelung ausgenommen sind Selbstständige, die die A1-Bescheinigung auch weiterhin in Papierform mit Papiervordrucken und nicht elektronisch beantragen. Einerseits wird auf diese Weise dem Sozialversicherungsbetrug ein Riegel vorgeschoben, andererseits steigen damit die Kontrollmöglichkeiten. Da wundert es nicht, dass die Kritik an den verschärften Regelungen massiv ist. Deshalb haben sich die Europäische Kommission und der Rat auf eine Reform der Verordnung geeignet. Wann und wie sie stattfinden soll, ist indes offen.

Wer braucht eine A1-Bescheinigung, und für welche Anlässe?

Die A1-Bescheinigung geht auf die EU-Verordnung 883/2004 zurück. Sie besagt, dass für jeden grenzüberschreitenden Einsatz eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Insoweit ist sie sowohl für ins Ausland entsendete Angestellte als auch für Selbstständige von Bedeutung. Notwendig ist die Bescheinigung für Geschäftsreisen in die Mitgliedsländer der EU (Europäische Union), für die EFTA-Staaten (Europäische Freihandelsassoziation), nämlich Norwegen, Island und Liechtenstein sowie für Geschäftsaufenthalte in der Schweiz. Für die A1-Bescheinigung spielt es keine Rolle, ob der grenzüberschreitende Einsatz wenige Stunden oder mehrere Wochen dauert. Im sozialversicherungsrechtlichen Sinne handelt es sich bei im Ausland stattfindenden Personaleinsätzen immer um eine Entsendung, sodass eine A1-Bescheinigung zwingend benötigt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die Teilnahme an einem Workshop, einem Seminar oder an einer Fortbildungsveranstaltung handelt. Auch auf kurzen Dienstreisen mit einer Dauer von wenigen Stunden oder bei längeren Projektmeetings ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Wer als Gast oder Aussteller in den genannten Ländern eine Messe besucht oder als Fahrer eines Busses oder Lkw auf ausländischen Straßen unterwegs ist, wer mit dem Geschäftswagen während der Dienstzeit zum Tanken über die Grenze fährt oder einen Kunden besucht, muss eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Wichtig zu wissen ist außerdem, dass für jeden Einsatz und für jedes Land immer eine neue A1-Bescheinigung beantragt werden muss.

Wo und wie wird kontrolliert, ob man eine A1-Bescheinigung dabei hat?

Mit der Digitalisierung der A1-Bescheinigung sind auch die Kontrollen intensiviert worden. Es waren Frankreich und Österreich, die angefangen haben, Bußgelder zu erheben, wenn Selbstständige und Mitarbeiter keine A1-Bescheinigung vorweisen können. Auch in Rumänien und in der Schweiz wird verstärkt kontrolliert. Das gilt insbesondere für Handwerker, die auf Baustellen im Ausland beschäftigt sind, sowie für die Logistikbranche. Kontrollen finden nicht nur auf Baustellen, sondern auch am Eingang von Messegeländen, aber auch auf Konferenzen und in Hotels statt. So kann es vorkommen, dass Rezeptionisten Gäste nach einer A1-Bescheinigung fragen, wenn sie mitteilen, dass der Grund ihres Aufenthalts im Ausland dienstlich motiviert ist.

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Was sind die Folgen, wenn die A1-Bescheinigung fehlt?

Fehlt die A1-Bescheinigung, kann das unterschiedliche Rechtsfolgen auslösen, denn eine einheitliche Handhabung gibt es in den betroffenen Ländern nicht. Fehlt eine A1-Bescheinigung, verlangt zum Beispiel Frankreich ein Bußgeld von 3.269 Euro. Bezahlen muss das der Mitarbeiter, wobei dieser Betrag pro fehlender Bescheinigung in Rechnung gestellt wird. In Österreich liegen die Bußgelder zwischen 1.000 und 10.000 Euro, die sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Unternehmen gefordert werden. Andere Länder verhängen keine Bußgelder, sondern erheben Sozialversicherungsbeiträge. Denn wer nicht nachweisen kann, dass er im Heimatland sozialversichert ist, unterliegt als Arbeitnehmer den im Ausland geltenden Vorschriften. Das bedeutet, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zur Zahlung von Sozialversicherungsabgaben im Einsatzland verpflichtet werden können. Darüber hinaus kann Mitarbeitern der Zutritt zu einer Baustelle oder einem Messegelände verweigert werden. Es ist damit zu rechnen, dass die Kontrollen zunehmen. Das geschieht auch vor dem Hintergrund, dass bereits seit Juli 2017 ein digitaler Datenaustausch zwischen europäischen Sozialversicherungsträgern stattfindet. Dafür hat die Europäische Kommission ein System zur Verfügung gestellt, das bis spätestens Juli 2019 in die nationalen Systeme eingebunden werden musste.

Wo beantragen Arbeitgeber die A1-Bescheinigung?

Nach Artikel 12 der EU-Verordnung wird für jede berufliche Entsendung eine A1-Bescheinigung benötigt. Wo sie beantragt werden kann, hängt von der Versicherung des Mitarbeiters ab. Antragsberechtigt ist der Arbeitgeber, der die A1-Bescheinigung für gesetzlich Versicherte bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers beantragt. Für privat Versicherte, die nicht Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk sind, erfolgt die Antragstellung bei der Deutschen Rentenversicherung. Für nicht gesetzlich versicherte Mitarbeiter, die aufgrund einer Mitgliedschaft in einem berufsständischen Versorgungswerk versichert und von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreit sind, wird der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt.

Die Antragstellung erfolgt über Lohnabrechnungsprogramme unter der Voraussetzung, dass der Antrag in die Software integriert ist. Rentenversicherungsträger und Krankenkassen haben drei Arbeitstage Zeit, um die A1-Bescheinigung an das Unternehmen zu übermitteln. Dort wird die Bescheinigung ausgedruckt und dem Mitarbeiter übergeben. Ist eine Dienstreise kurzfristig anberaumt, helfen eine Kopie des Antrags oder ein Screenshot. Voraussichtlich ab 2020 sollen Arbeitgeber bereits bei der Übermittlung des Antrags eine Bestätigung erhalten.

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