Jahrelang konnten sich Gastgewerbebetriebe auf Online-Reisebüros (OTAs) verlassen, um Buchungen zu generieren. Wo OTAs sich als große Hilfe dabei erwiesen, Zimmer zu füllen, fordern sie auch einen erheblichen Preis und vermindern so das Potenzial der unabhängigen Hotellerie, in ihr eigenes Wachstum zu investieren.

Während der Pandemie hat sich der Trend hin zu Direktbuchungen verlagert − eher aus verständlichen und der Situation geschuldeten Gründen, als auf Bemühungen der Gastgeber zurückgehend. Tatsächlich zeigt sich, dass die OTAs seit 2021 wieder Anteile zurückgewinnen, auch wenn Direktbuchungen im europäischen Durchschnitt weiterhin rund 60 % aller Reservierungen ausmachen.

Gibt es Möglichkeiten, diesen Moment zu nutzen, um sich strategisch auf eine höhere Unabhängigkeit von OTAs auszurichten?

Auch wenn wirksame Instrumente zur Abkopplung von OTAs bereits seit einiger Zeit zur Verfügung stehen, tun sich viele Beherbergungsbetriebe immer noch schwer damit, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Was hindert Gastgeber daran, sich von OTAs zu lösen?

Um Buchungen ohne den Weg über OTAs zu generieren, muss alles, was diese im großen Stil und mit Routine abwickeln, selbst übernommen werden: vom digitalen Marketing zur Generierung von Sichtbarkeit und einem reibungslos funktionierendes Buchungssystem bis hin zur Vermarktung von attraktiven Angeboten. Es gilt, all dies neben dem Führen der Unterkunft und auf professionellem Niveau zu stemmen.

Es ist klar, dass vor allem kleine und mittlere Betriebe dabei an die Grenzen ihrer personellen und finanziellen Ressourcen stoßen.

Genau hier kommt die Digitalisierung als Grundpfeiler der Disintermediations-Strategie ins Spiel. Wo Buchungen zum Großteil online getätigt werden, stehen digitale Tools zur Erzeugung von Sichtbarkeit und Traffic sowie der Optimierung des Buchungsvorgangs notwendigerweise an erster Stelle. Der Fokus liegt also darauf, die eigene Gewinnspanne zu verbessern und dabei den Zeit- und Schulungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Wie können Gastgeber die Unabhängigkeit zurückgewinnen?

Die Kombination von Buchungsmaschine, Channel Manager und Revenue Management System bildet das Herzstück einer digitalen Strategie, mit deren Hilfe Betriebe ihren Umsatz steigern und langfristiges Wachstum sichern können.

1) Revenue Management Software

Revenue Management Software nimmt Gastgebern eine riesige Last ab: Mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen wird die Berechnung und Verwaltung der Zimmerpreise mittlerweile fast vollständig autonom gehandhabt.

Statt täglich Stunden mit der Ermittlung der Preise zu verbringen, übernimmt die Software die Analyse riesiger Datenmengen, sodass sich für den eigenen Betrieb eine personalisierte Preisstrategie entwickeln lässt, die den Umsatz optimiert.

Die Preisvorschläge des Revenue Management Systems basieren im Idealfall auf internen Faktoren wie Belegung und Buchungshistorie sowie auf externen Faktoren wie Nachfrage, Durchschnittspreis und verfügbaren Zimmern auf dem Markt.

Dank der Kapazitäten in der Datenverarbeitung ermöglicht ein RMS auch genauere Prognosen, basierend auf Daten zur Buchungshäufigkeit, On-the-Book-Reservierungen und weiteren Kennzahlen.

So wirkt sich das RMS nicht nur positiv auf den Umsatz aus. Bessere Prognosen tragen auch dazu bei, den gesamten Betrieb zu optimieren und durch mehr Präzision beim Einkauf und bei der Verwaltung der finanziellen und personellen Ressourcen Kosten zu senken.

2) Buchungsmaschine

Um von den Vorteilen der automatischen Preisverwaltung zu profitieren, benötigt ein Revenue Management System eine Verbindung zu zwei weiteren essenziellen Tools: der Buchungsmaschine und dem Channel Manager.

Eine Buchungsmaschine ermöglicht es, Direktbuchungen zu erhalten und trägt so bereits dazu bei, die Gewinnspanne zu erhöhen.

In der Praxis begleitet diese Software potenzielle Kunden durch den Buchungsprozess, zeigt alle verfügbaren Zimmer, Preise und Angebote an und wickelt schließlich die Buchung und Zahlung ab. Auf Gastgeberseite ermöglicht die Software, den Verkaufsprozess mit präzisen Verkaufsstatistiken zu tracken.

Eine Buchungsmaschine hat erheblichen Einfluss darauf, ob Website-Besucher sich in Gäste verwandeln lassen: Dazu muss die Nutzeroberfläche möglichst ansprechend, zuverlässig und einfach zu bedienen sein. Nichts darf potenzielle Gäste durch unnötige Klicks und Umwege vom Buchungsprozess ablenken.

3) Channel Manager

Ein Channel Manager vollendet das Paket der Software-Lösungen: Er verwaltet automatisch und in Echtzeit die Zimmerverfügbarkeit auf allen Vertriebskanälen und entlastet Gastgeber damit von der Aufgabe, diese selbst auf den verschiedenen Portalen zu aktualisieren.

So verringert der Channel Manager nicht nur das Risiko von Fehlern wie etwa Überbuchungen, darüber hinaus erleichtert es auch die Erschließung neuer Vertriebskanäle. Für die Unterkunft bedeutet das eine größere Sichtbarkeit und ein Plus an Buchungen ohne höheren Arbeitsaufwand.

Bei der Wahl des Channel Managers ist absolut darauf zu achten, dass er sich nahtlos mit der Buchungsmaschine und dem PMS verbinden lässt. Denn er muss sowohl Informationen auf den Portalen aktualisieren als auch Daten über getätigte Buchungen empfangen können.

Warum ist die Zeit jetzt reif für digitale Lösungen?

In den letzten Jahren haben sich digitale Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Betriebe im Gastgewerbe zugeschnitten sind, durchgesetzt.

Durch die Automatisierung und Digitalisierung vielfältiger Aufgaben geben sie Gastgebern die Möglichkeit, das Management von Unterkünften und Hotels neu zu gestalten.

Dank ihrer Rechenkapazität ermöglichen diese Lösungen im Vergleich zu manuellen Prozessen Effizienzsteigerungen und präzisere Ergebnisse, die zur Maximierung der Einnahmen beitragen. Zusätzliche Gewinne können wiederum direkt in Bemühungen reinvestiert werden, die das Unternehmenswachstum unabhängig von OTAs unterstützen.

Dies gibt Gastgebern die Möglichkeit, Kontrolle zurückzugewinnen. Durch den geschickten Einsatz digitaler Lösungen können Betriebe ihre Abläufe rationalisieren, Zeit und Geld sparen und sich auf die Verbesserung des Gästeerlebnisses konzentrieren. Heutzutage können Softwarelösungen einfach und kostengünstig eingeführt werden, da sich der Bedarf an Schulung und Support durch intuitives und benutzerfreundliches Design minimiert hat. Gleichzeitig ermöglicht eine ausgereifte Konnektivität zwischen verschiedenen Anbietern und Softwaretypen, neue und bestehende Systeme nahtlos zusammenarbeiten zu lassen.