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Mit digitaler Lösung Wartung und Prüftermine organisieren und Dokumentationspflicht erfüllen

Sanitär, Lüftung, Lift – in Gastbetrieben steckt eine Menge Technik. Termingerechte Wartung der facettenreichen technischen Elemente beugt Schäden, Schimpftiraden der Gäste oder hohen Strafen vor. Auch Prüforganisationen und Gesundheitsämter fordern regelmäßig Auffrischung. Im Alltagstrubel aber verschwindet die Erinnerung an Fristen hinter spontanen Ereignissen, die keinen Aufschub dulden. Eine digitale Lösung sorgt nun Ordnung.
Dr. Eckhardt + Partner GmbH

Die sofortige Dokumentation aller getätigten Aufgaben sowie rechtzeitige Erinnerung an anstehende Termine ermöglicht Excelation:assets. Die praxisorientierte Digitallösung erleichtert Managern im Gastgewerbe das Organisieren, Kontrollieren, Kommunizieren und Dokumentieren fälliger Wartungsarbeiten und sämtlicher Prüftermine – ohne handschriftliche Eintragungen oder Lastenhefte. Via PC oder App nehmen sie ihre Betreiberverantwortung wahr, dirigieren Techniker, laden Dokumente zur Einsicht hoch, halten sich auf Stand und Termine im Blick.

Kühlen Kopf behalten

In der Tiefgarage des Hotels brennt ein E-Auto. Der Schaden ist groß. Wer zahlt? Weist der Hotelbetreiber der Versicherung die termingemäße Wartung seiner Ladestation nach, klärt sich die Schuldfrage schneller. Zettelwirtschaft wird hier zur Hürde. Mit Excelation:assets gelingt sowohl das Einhalten der Wartungsfrist als auch die sofortige Dokumentation terminsicher – mit Historie und ohne Papier. Digital organisieren und kontrollieren Verantwortliche alle anfallenden Instandhaltungsaufgaben und geforderten Prüfungen: Per „Manager-Ansicht“ weisen sie an Handy oder PC Aufträge zu, werten Arbeitsaufwand aus, behalten Einsatzkosten im Blick, verfolgen Aktionen zurück. NutzerInnen der „Assistant-Ansicht“ erkennen auf einen Blick ihnen zugewiesene offene Aufgaben, tauschen Informationen aus, dokumentieren vor Ort Kosten und Auffälligkeiten – alles am Smartphone und ohne zeitraubende handschriftliche Eintragungen. Ein priorisierendes, farbenbasiertes Ampelsystem erinnert beide Seiten an Kontrolltermine.

Aktuelles Update: erweitertes Rechtemanagement und individuelle Eingabemasken

Wer auf der anderen Seite sitzt und Einblick erhält, darüber bestimmen die „Manager“: Soll sich der Service Manager der Region Süd-West nur um ihm zugewiesene Standorte in Mainz und Wiesbaden kümmern? Widmet sich der Zuständige einem thematischen Aufgabensegment wie etwa Spa oder Heizung? Nach Bedarf gestalten Verantwortliche Masken und Aufgaben. Ausführungszyklen wählen sie frei: So verlangt die Betriebssicherheitsverordnung eine zweijährliche Prüfung der Aufzüge – freiwillige Zwischenprüfungen schützen vor Unannehmlichkeiten wie im Lift steckenbleibenden Gästen. Problemlos ordnen Anwendende die beiden Tasks nun parallel zu. Automatisch erinnert die Cloudlösung alle konkret Beteiligten an den jeweils nächsten Termin im hinterlegten Rhythmus. Der Preis für die Basic-Version startet bei 19,90 Euro pro User und Monat.

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