Zum Jahresende ziehen viele Betriebe Bilanz. Die Themen ähneln sich: zu viele Systeme, zu wenig Zeit, zu wenige verlässliche Daten. Eine Unternehmens- und Verbraucherumfrage von Access Hospitality bestätigt diesen Eindruck. Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten demnach im Durchschnitt mit rund fünf verschiedenen Tools. Das Wechseln zwischen diesen Lösungen sowie das Zusammenführen von Datensätzen kostet Betriebe pro Teammitglied jährlich mehr als 500 Arbeitsstunden.
Wenn jedes Jahr mehr als ein Monat Arbeitszeit im „Systemdschungel“ verschwindet, stellt sich die Frage, wo KI konkret entlasten kann und welche Voraussetzungen dafür im Betrieb geschaffen werden müssen. Damit KI im Alltag tatsächlich Wirkung entfaltet, gehört die Konsolidierung der Tool-Landschaft bei vielen Betrieben auf die Vorsatzliste für 2026. Nur mit integrierten System kann die KI dabei unterstützen, Arbeitszeit zurückgewinnen, die Mitarbeitende den Gästen widmen können.
Aus den Erkenntnissen der Umfrage lassen sich drei zentrale KI-Entwicklungen für das Gastgewerbe 2026 ableiten:
- Die KI-gestützte Steuerung der Warenverfügbarkeit gewinnt an Bedeutung. Dieser Bereich zählt in vielen Betrieben zu den drängendsten Herausforderungen.
- KI wird vermehrt „still“ automatisieren, also Prozesse im Hintergrund vereinfachen und Backoffice-Teams entlasten.
- KI sorgt für schnellere und fehlerärmere Abläufe entlang der Guest Journey.
1. Optimierung der Warenverfügbarkeit durch KI-gestützte Planung
Unter den weltweit befragten Hoteliers nennen sechs von zehn die Lagerbestände von Produkten als größtes wiederkehrendes Problem. In der Gastronomie sieht das mit 52 Prozent kaum besser aus. Insgesamt geben 56 Prozent der Hoteliers und Gastronomen an, dass ihnen regelmäßig Upselling-Potenziale entgehen, weil Produkte aufgrund von Lagerengpässen nicht verfügbar sind.
Gleichzeitig sind 40 Prozent der deutschen Hotelteams der Meinung, dass ihr Haus im Durchschnitt 17 Prozent der Betriebskosten aufgrund nicht integrierter Systeme verliert. In der Schweiz sind es 18 Prozent, in Österreich 19 Prozent. Kleinere Betriebe sehen sich stärker betroffen als größere.
Entsprechend werden Bestandsmanagement und PMS 2026 stärker zusammenrücken. Wenn Buchungslage, Veranstaltungen, historische Verbräuche und saisonale Muster in einem integrierten System zusammenlaufen, können KI-gestützte Lösungen für das Frühstücksteam, die Lobby oder das Bankett sehr konkrete Bedarfsvorschläge ableiten.
Ein Stadthotel, das Messegäste erwartet, muss die Kaffeebestellung dann nicht mehr „auf Verdacht“ erhöhen, sondern erhält einen Vorschlag auf Basis vergangener Messetage, aktueller Reservierungen und relevanter Umsatzdaten. Das reduziert sowohl Ausfälle durch fehlende Ware als auch Überbestände, die am Ende entsorgt oder rabattiert verkauft werden müssen. So entwickelt sich die Waren- und Bedarfsplanung von einem Kostenfaktor zu einem messbaren Umsatz- und Effizienzhebel.
2. Daten, denen das Team vertraut
Viele Hotelteams vertrauen den unternehmenseigenen Daten nur eingeschränkt. Sie zweifeln an der Zuverlässigkeit, kämpfen mit Schwierigkeiten bei der Integration von Datensätzen und erleben eine hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse. Gründe sind häufig fehlende Standards und historisch gewachsene Insellösungen.
Das fehlende Vertrauen führt dazu, dass das Team viel Zeit in das manuelle Kontrollieren und Zusammenführen von Daten investiert. Dies kann zu verzögerten Entscheidungen, ungenutzten Chancen, Frustration im Team und sinkender Produktivität führen. Entsprechend betrachten 23 Prozent der befragten Hoteliers und Gastronomen konsolidierte Echtzeitdaten als echten Gamechanger für den eigenen Betrieb. Mehr als drei Viertel (76 Prozent) geben an, dass konsolidierte Daten ihnen eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen würden.
2026 wird KI in vielen Häusern die Rolle eines Co-Piloten übernehmen. Sie wird Daten bereinigen, Zusammenhänge sichtbar machen und das Hotelteam bei der automatisierten Zusammenführung von Informationen unterstützen. Ein integriertes, KI-gestütztes System kann beispielsweise automatisch erkennen, dass die Absatzmengen im Restaurant an bestimmten Tagen vom erwarteten Niveau abweichen, dass bestimmte Upselling-Produkte zwar regelmäßig gebucht werden, aber unterdurchschnittliche Margen erzielen oder dass in einer Abteilung regelmäßig Überstunden anfallen, obwohl die Auslastung dies nicht erfordert. Anstatt sich durch seitenlange Reports zu arbeiten, erhalten Hoteliers klare Hinweise, wo sie genauer hinschauen sollten.
Die Voraussetzung bleibt jedoch, dass diese Erkenntnisse an einem Ort zusammenlaufen. Wer 2026 Property Management, Reservierungen, Warenbestände und Kassensysteme isoliert voneinander betreibt, kann das Potenzial von KI nur eingeschränkt nutzen und wird das Vertrauen in die Daten kaum erhöhen. Der erste Schritt ist daher die Konsolidierung auf eine moderne, cloudbasierte Plattform, auf der KI sinnvoll aufsetzen kann.
3. Schnellerer Service, persönlicher Kontakt
Mehr als die Hälfte der befragten Gäste sagt, dass Technologien wie Apps, digitale Speisekarten oder kontaktloses Bezahlen das Erlebnis im Gastgewerbe deutlich verbessert haben. 46 Prozent erhoffen sich durch KI eine schnellere Gästebetreuung, 41 Prozent eine einfachere Kommunikation über Sprachbarrieren hinweg, 37 Prozent genauere Informationen oder Empfehlungen. Gleichzeitig bleibt der Wunsch nach menschlichem Kontakt bestehen, auch wenn 37 Prozent der Meinung sind, KI könne ein besseres Gästeerlebnis bieten als das menschliche Team.
2026 wird KI dazu beitragen, den Service zu beschleunigen, ohne die persönliche Note zu verdrängen. KI-gestützte Antworten auf häufige Anfragen entlasten Teams und verhindern, dass Nachrichten lange unbeantwortet bleiben. Übersetzungsfunktionen helfen, internationale Gäste besser zu verstehen. Bei Buchung und Bezahlung werden Fehler seltener, weil Daten nur einmal erfasst und anschließend konsistent genutzt werden. Wo es sinnvoll ist, ergänzen Self-Service-Optionen den klassischen Empfang – etwa beim Online-Check-in oder beim Bezahlen der Rechnung.
Gäste wünschen sich kürzere Wartezeiten, aber keine Betriebe ohne Personal. KI sollte dort eingesetzt werden, wo sie Komfort und Tempo erhöht. Wo Emotionen, Beziehung und individuelle Empfehlungen gefragt sind, bleibt das Team im Mittelpunkt.
Das Jahr der stillen Automatisierung
2026 wird kein Jahr sein, in dem Roboter spektakulär den Empfang übernehmen. Es wird ein Jahr sein, in dem im Hintergrund viel passiert. Betriebe, die zunächst Systeme und Daten zusammenführen, zentrale Kennzahlen definieren und anschließend gezielt einen Bereich – etwa Warenverfügbarkeit oder Backoffice-Prozesse – optimieren, werden schnell Effekte sehen. Die Branche ist dafür aufgeschlossen: 96 Prozent der Hotelbetriebe und 88 Prozent der Gastronomieunternehmen sind überzeugt, dass integrierte IT-Systeme bei der Skalierung unterstützen können.
Wer darauf aufbauend KI-gestützte Lösungen nutzt, für den heißt es im nächsten Jahr: weniger „haben wir heute leider nicht mehr“, weniger Datendschungel und weniger Wartezeit für Gäste. Stattdessen: mehr genutzte Upselling-Chancen, mehr datenbasierte Entscheidungsfindungen und mehr Tempo im Gästeservice. Und somit letztlich mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: echte, persönliche Gastfreundschaft.
