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Erfolgreich im Geschäft: Mit digitalen Kassensystemen

Strahlender Sonnenschein und volles Haus? Angesichts des Starts in die warme Jahreszeit und gelockerter Corona-Auflagen lässt der nächste Besucher*innenansturm nicht lange auf sich warten. Digitale Kassensysteme wie MagentaBusiness POS können Gaststätten in gleich mehreren Bereichen Arbeit abnehmen – und damit gerade an stressigen Tagen Personal entlasten. Praxistipps für den Einsatz geben Marcus Raspel, Senior Partnermanager Startup Kooperationen Telekom Deutschland, und Christian Albrecht, Head of Sales enfore, in der neuen Folge des Podcasts #digitalrenovieren.
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Komplettlösung – was geht alles mit MagentaBusiness POS?

Mit dem digitalen Kassensystem bietet die Telekom ein umfassendes Paket an: Sie übernimmt Beratung, Implementierung und technischen Support. Kern der Lösung sind dabei Geräte wie mobile Bezahlterminals und Bondrucker. Eine cloudbasierte Software bündelt verschiedene Funktionen, die Gastronom*innen den Betrieb erleichtern: Das System begleitet alle wichtigen Schritte der Kundenreise – von der Reservierung bis zur Bezahlung. Zudem lassen sich Personalbedarf und Warenwirtschaft vorausschauend planen und die Buchhaltung übersichtlich dokumentieren. Auf diese Weise erleichtert die Lösung die Zusammenarbeit sowie den Service und sorgt für zufriedene Gäste. Besonders hilfreich ist die Lösung auch, wenn Unternehmen viele Standorte betreiben und jederzeit sowohl den Überblick als auch die Kontrolle über das Geschäft behalten müssen.

Online reservieren, bestellen und bezahlen

Der digitale Service beginnt mit der Reservierung: Dieses Feature lässt sich entweder auf der eigenen Website einbinden oder über die Webpräsenz bereitstellen. So stoßen Gäste nicht auf ein volles Restaurant und die Küche kann im Voraus planen.

Der nächste Schritt in der Gast-Journey ist die Bestellung: Hier bietet die Lösung ebenfalls verschiedene Möglichkeiten. Um die Bestellung der Gäste aufzunehmen, können diese per QR-Code am Tisch eine digitale Speisekarte am Endgerät aufrufen. Alternativ können Betriebe Kund*innen auch direkt zu einem Webshop weiterleiten, wo sie die Produkte auswählen. Dabei gibt es die Option, die Tische zusätzlich mit Tablets auszustatten, sodass die Gäste nicht am eigenen, sondern am bereitgestellten Gerät bestellen. Das hat den Vorteil, dass alle Besucher*innen die gleiche – bestmögliche – User Experience bei der Bestellung haben. Durch diese Funktion spart das Personal Zeit und kann sich auf das Servieren und andere Service-Aufgaben konzentrieren.

Auch bezahlen können die Gäste direkt im Webshop. Haben sie ihre Gerichte und Getränke ausgewählt, werden sie zur Zahlungsmethode weitergeleitet – dazu zählen PayPal, Apple Pay, EC- oder Kreditkarte. Wer nicht online zahlen möchte, kann dies auch im Anschluss bei der Servicekraft tun: entweder bar oder am Kartenlesegerät. Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage gehört das bargeldlose Zahlen mittlerweile zum Alltag vieler Kund*innen – besonders seit der Corona-Pandemie. Außerdem lassen sich digitale Stempelkarten oder Angebot-Coupons in den Webshop einbinden und beim Kassiervorgang berücksichtigen.

Nachhaltig mit Take-away

Von Online-Liefer- und Abholservices haben Restaurants besonders während der Lockdown-Wochen profitiert. Auch diese Features lassen sich in das Webportal des Kassensystems integrieren. Nach der Produktauswahl müssen die Kund*innen nur noch angeben, ob sie das Essen abholen oder geliefert bekommen möchten. Für die Bezahlung gilt wieder: entweder bar, online oder per Karte am Terminal. Dadurch, dass die mobilen Geräte an flächendeckendes LTE-Netz angebunden sind, können die Gäste selbst an der Türschwelle das gelieferte Essen mit Karte zahlen.

Ob Mehrweg-Tassen oder -Schüsseln: Weil Nachhaltigkeit mittlerweile auch in der Gastronomie einen hohen Stellenwert hat, reduzieren viele Restaurants und Cafés den Einsatz von Einweggeschirr und -verpackungen. Nutzen die Betriebe zu diesem Zweck ein Pfandsystem, bekommen die Kund*innen ihr Geld bei Rückgabe der Verpackung wieder zurücküberwiesen oder ausgezahlt. Auch dieser Vorgang lässt sich mithilfe des digitalen Kassensystems automatisch abbilden. Wünschen Gäste einen Beleg, ist auch das ressourcensparend möglich: Per QR-Code, SMS oder Mail können Kund*innen einen digitalen Bon papierlos am Smartphone abrufen.

Welche nützlichen Features hält das System noch bereit?

Vorteilhaft besonders bei trubeligem Betrieb sind zwei weitere Funktionen von MagentaBusiness POS: Beim digitalen Rechnungssplit müssen die Servicekräfte nicht mehr per Zettel und Stift die einzelnen Bestellungen voneinander trennen, sondern können sie im System nacheinander abkassieren. Ist zudem ein digitales Warenwirtschaftssystem in der Kasse integriert, stellt das Modul eine direkte Verbindung zwischen Bestellung und Warenbestand her. Sind noch ausreichend Cola-Flaschen im Lager? Braucht das Café neue Kaffeebohnen? Sind noch Tortilla-Wraps im Food-Truck vorrätig? Nach jeder Bestellung aktualisiert die Technologie die noch vorhandenen Zutaten im Warensystem. Sind beispielsweise einzelne Getränke nicht mehr lieferbar, sperrt die Software die entsprechende Bestellfunktion.

Beratung zu Kosten und Kassenfunktionen

Auf der zentralen Cloud-Plattform des Kassensystems behalten die Betriebe die unterschiedlichen Informationen im Blick. Sie können also zum Beispiel ihre Lagerbestände checken oder mithilfe der Reservierungsfunktion prüfen, wie voll die Gaststätte beispielsweise am nächsten Wochenende wird. Neben den im Podcast beschriebenen Anwendungsmöglichkeiten gibt es noch viele weitere wie eine Online-Umsatzübersicht oder Auftragsbons, die die Küche unmittelbar über die eingegangenen Bestellungen informieren.

Damit Gastbetriebe das passende Kassen- und Preismodell finden, berät die Telekom sowohl telefonisch als auch in Telekom Shops vor Ort. Daneben stehen in rund 80 Shops für Geschäftskunden Demo-Kassen zum Testen bereit. Hier einen kostenlosen Beratungstermin vereinbaren.

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