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Hinweisgeberschutzgesetz, Nachweisdokumentation, Datenschutz – wie digitale Lösungen in Personalabteilungen die Arbeit erleichtern

Die gesetzlichen Pflichten für Unternehmen nehmen immer weiter zu – gerade im Bereich Personal. Doch auch die Digitalisierung ist im HR-Bereich angekommen: Software-Plattformen versprechen Erleichterung durch Automatisierung. Doch wie genau unterstützen die Tools und was ist bei deren Auswahl wichtig? Technologie-Insider erklären, worauf Personalverantwortliche achten müssen.
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Unternehmen ächzen unter der zunehmenden Last von Bürokratie und Regulierung. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist dabei ein aktuelles Thema, das den Verwaltungsaufwand weiter erhöht. „Mit dem ‚Hinweisgeberschutzgesetz‘ ist die Whistleblower-Richtlinie der EU in deutsches Recht übertragen worden. Ab dem 2. Juli 2023 gilt dieses Gesetz für Unternehmen ab 250 Mitarbeitende. Ab dem 17. Dezember wird es verbindlich auch für Betriebe mit 50 bis 249 MitarbeiterInnen. Es dient unter anderem dazu, Meldekanäle bereitzustellen, über die Personen aus dem Unternehmen Rechtsverstöße sicher und anonymisiert melden können“, sagt Bjarne Wilhelm. Der Experte ist CPO und Mitgründer des Rostocker Start-ups Sawayo. Mit seinem Team hat er eine Software-Plattform entwickelt, die Unternehmen ihre Informations-, Dokumentations- und Nachweispflichten erleichtert.

Plattform-Lösungen für Hinweisgeberschutz und mehr

Seit 2017 betreibt die Inproma GmbH erfolgreich die Datenschutz Management Plattform PRO-DSGVO guide. Mit der Erweiterung PRO-DSGVO Whistle wurden die Anforderungen an das  Whistleblower-Gesetz vollständig in die Plattform integriert. „Prozesse für das Einreichen von Hinweisen per Telefon, E-Mail oder sogar persönlich vorgetragen lassen sich nicht verwalten. Einzig ein sicheres und datenschutzrechtlich unanfechtbares System kann den Schutz der Hinweisgeber gewährleisten und verspricht einen vollumfänglich dokumentierbaren und händelbaren Prozess für Unternehmen und Hinweisgeber“, so Datenschutz-Experte Eberhard Fiedler, Geschäftsführer der Inproma GmbH.

Sawayo und PRO-DSGVO Whistle bieten die Möglichkeit, Regelverstöße innerhalb eines Unternehmens vollkommen anonym zu melden. Es können damit aber auch Hinweise zu Qualitätsproblemen oder zu Verbesserungspotenzialen bei der Produkt- und Prozessqualität gegeben werden. „Wenn Personalverantwortliche nach einer Lösung für ihr Unternehmen suchen, um dem Whistleblower-Gesetz zu genügen, würde ich empfehlen, noch einen Schritt weiter zu denken. Es sollte eine leicht zugängliche Lösung gesucht werden, die sich auch allgemein als anonymes Feedback-Tool für alle MitarbeiterInnen nutzen lässt. Neben der Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflicht können Unternehmen das Feature dann auch zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und der eigenen Weiterentwicklung einsetzen“, so Bjarne Wilhelm. 

Ergänzend hierzu stellt PRO-DSGVO Whistle verschiedene Kanäle auch zur Verwaltung von Auskunftsersuchen nach der DSGVO zur Auswahl. Angepasst auf die unterschiedlichen Unternehmensgrößen wird PRO-DSGVO Whistle mandantenfähig und mehrsprachig angeboten. So können z.B. Sammelmeldestellen in der Systemgastronomie und bei Franchisegebern aufgebaut werden. Auch kleinere Unternehmen oder Anwälte können sich zusammenschließen und ebenfalls Sammelmeldestellen gründen, um Personal und Kosten einzusparen. „Da viele Unternehmen aus unserer Branche den Datenschutz bisher noch nicht wirklich ernst genommen haben, bietet die Datenschutz Management Lösung DSGVO Guide + Whistle eine einfache Möglichkeit „Nägel mit Köpfen“ zu machen“, beschreibt Eberhard Fiedler die Situation. Natürlich gibt es auch eine Stand Alone Version für diejenigen, die kein Datenschutz Management System benötigen.

Eberhard Fiedler sieht in der schnellen und in der einfach zu händelnden Einrichtung der Portallösung einen eindeutigen Vorteil: „Mit dem digitalen Hinweisgebersystem PRO-DSGVO Whistle reduzieren Unternehmen und Konzerne den Umsetzungsaufwand für die interne Meldestelle auf ein Minimum. Wir helfen den Betrieben bei der Implementierung und stellen die notwendigen Infos für die Webseite zur Verfügung. Der Umgang mit der Whistleblower Software ist kinderleicht.“

Aufwand durch Regularien wird weiter wachsen

Die Experten wissen aus eigener Erfahrung und dem ständigen Austausch mit Kunden und Partnern, wie hoch der Aufwand durch entsprechende Regularien geworden ist. „Die Zahl an Gesetzen hat sich in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Dieser Trend wird sich wohl auch auf absehbare Zeit fortsetzen. Dadurch werden die Anforderungen an die Erfüllung und der Arbeitsaufwand im Betrieb immer höher. Je nach Größe eines Unternehmens wird meist die Assistenz der Geschäftsleitung oder die Personalabteilung mit diesen Arbeitgeberpflichten betraut. Schmerzhaft für Unternehmen ist, dass es sich hierbei um Tätigkeiten handelt, die rein wirtschaftlich nichts einbringen und lediglich Zeit und Geld kosten. Deshalb werden effiziente Möglichkeiten zur Arbeitsentlastung immer gefragter“, sagt der Technologie-Insider Bjarne Wilhelm.

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