Als E-Rechnungs-Experte bei der cisbox GmbH aus Solingen und mit jahrelanger Branchenerfahrung bei der Digitalisierung von Rechnungseingangs- und Verarbeitungsprozessen in der Hotellerie und Gastronomie, weiß Kay Höhmann, was Hoteliers und Gastronomen über die bevorstehende Umstellung wissen müssen. Dazu gibt er handfeste Tipps, wie man sich und den eigenen Betrieb in den nächsten Monaten optimal vorbereitet – und erklärt, warum auch der Blick über den 01.01.2025 hinaus für viele Unternehmen extrem wichtig werden dürfte.
Wann geht es los mit der E-Rechnungs-Pflicht?
Um den Übergang zu erleichtern, haben Bundesregierung und Finanzverwaltung einen Stufenplan erstellt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen akzeptieren – und das nahezu ohne Ausnahme. Diese erste Phase betrifft damit jedoch lediglich den elektronischen Rechnungsempfang im Business-to-Business-Bereich (B2B). Papierrechnungen und Rechnungen, die beispielsweise als PDF per E-Mail versandt werden, sind zunächst weiter erlaubt – sofern der Empfänger damit einverstanden ist.
Ein Jahr später, also ab dem 1. Januar 2026, dürfen schließlich auch keine Papierrechnungen mehr verwendet werden. Nach dem 1. Januar 2027 ist der digitale Rechnungsaustausch schließlich vollends verpflichtend. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt nur noch elektronische Rechnungen anerkannt und Papierrechnungen nicht mehr als Belege durch die Finanzbehörden akzeptiert werden – auch nicht eingescannt.
Wer ist alles betroffen – und wie?
Konkret bedeutet das, dass auch Hotels, Restaurants und andere Unternehmen im Gastgewerbe ab diesem Zeitpunkt verpflichtet sind, „echte“ elektronische Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.2) anzunehmen. Etwa, wenn Sie eine solche von einem Lieferanten erhalten. Ablehnen ist nicht möglich.
Sind PDF-Rechnungen per E-Mail auch E-Rechnungen?
In der Regel leider nicht. Denn bei den heutzutage weit verbreiteten PDF-Rechnungen per E-Mail handelt es sich meist nur um digital ausgegebene Standardrechnungen, die mit einem klassischen Text- oder Datenverarbeitungsprogramm erstellt und schließlich als PDF abgespeichert wurden.
Eine „echte“ E-Rechnung, wie sie zukünftig vorgeschrieben ist, besteht jedoch aus einem speziellen Datensatz, der gemäß der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut und maschinenlesbar ist. Lediglich das „hybride“ ZUGFeRD-Format enthält auch noch eine „Sichtvariante“ als PDF. Die von der deutschen Steuerverwaltung bevorzugte XRechnung kommt ganz ohne menschenlesbares Rechnungsdokument aus.
Kann man Eingangsrechnungen dann gar nicht mehr „manuell“ bearbeiten?
E-Rechnungen, die aus maschinenlesbaren Datensätzen bestehen, sind für Menschen nur sehr schwer bis gar nicht visuell erfassbar, da sie primär für die automatische Verarbeitung durch Computerprogramme erstellt wurden – und deshalb hauptsächlich aus kryptischem Code bestehen. Um diese Rechnungen als Mensch einsehen zu können, stehen jedoch verschiedene Methoden zur Verfügung, wie beispielsweise geeignete Visualisierungssoftware, Web-Portale oder die Umwandlung in ein PDF.
Doch Vorsicht: Diese Methoden erleichtern zwar die Ansicht von E-Rechnungen in einem vertrauten Rechnungsformat. Die visuelle Darstellung ersetzt jedoch nicht die Gültigkeit des elektronischen Datensatzes und dient laut Gesetz lediglich als Unterstützung (Buchungshilfe). Daher mein eindringlicher Rat: Verwenden Sie keinesfalls ausgedruckte E-Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Belegarchivierung!
Es gibt allerdings noch ein Problem: Zukünftig können Rechnungen nämlich auch auf ganz anderen Wegen als per E-Mail übertragen werden.
Mein Gastro-Software-Anbieter verspricht, den Empfang von E-Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Reicht das also gar nicht aus?
Die ehrliche Antwort: Zunächst wahrscheinlich schon. Mittel- bis langfristig aber auf keinen Fall! Schon aus Sicherheits- und Effizienzgründen bevorzugen viele der beteiligten Unternehmen nämlich bereits jetzt eine fehlerfreie und schnelle Übertragung per EDI, den direkten Upload in speziell bereitgestellte Empfangsportale oder den hochsicheren digitalen Austausch über das europäische PEPPOL-Netzwerk. Dennoch bleibt E-Mail als weiterer Übertragungsweg laut Gesetz – zumindest vorerst – bestehen.
Das Hauptproblem ist damit aber leider nicht aus der Welt. Denn bisher ist völlig unklar, ob Sender, Empfänger oder beide Parteien für die Sicherstellung der benötigten Versand- und Empfangskompatibilität verantwortlich sind. Sollte sich gegen Ende des Jahres im dazu erwarteten BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums herauskristallisieren, dass Rechnungsempfänger nicht die Wahl haben, auf welchem Weg sie E-Rechnungen empfangen möchten, könnte es für eine entsprechende Anpassung der eigenen Systeme knapp werden.
Und: Wer sich weigert, eine der neuen E-Rechnungen nach dem 01.01.2025 anzunehmen, könnte schnell das Nachsehen haben. Denn bereits im Vorfeld hat die Finanzverwaltung durchblicken lassen, dass dann auch kein Vorsteuerabzug möglich sein dürfte. Schlimmer noch: Unternehmen, die nach den festgelegten Stichtagen keine E-Rechnungen akzeptieren oder ausstellen, verstoßen damit gegen gesetzliche Vorschriften.
Das kann zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Aberkennung des Vorsteuerabzugs, der gänzlichen Ablehnung der erstellten Finanz- und Steuerbuchhaltung durch die Finanzbehörden bis hin zu empfindlichen Bußgeldern. Daher ist es auch für Gastronomen und Hoteliers essenziell, sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Das klingt äußerst komplex. Gibt es denn auch einfache Lösungen zur Umsetzung?
Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die den Übergang zur E-Rechnung erleichtern. Eine davon ist beispielsweise cisbox Invoice, die nicht nur den kanal- und übertragungswegübergreifenden Empfang von klassischen wie auch elektronischen Rechnungen aller Ausprägungen und Formate ermöglichen. Sie sorgen auch für eine automatisierte, schnelle und sichere Bearbeitung der eingehenden Belege.
Ein weiterer Vorteil: Solche Systeme integrieren sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Sie gewährleisten zudem, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Und: Gehört der entsprechende Service-Anbieter zu den zertifizierten „Access Points“ für das erwähnte PEPPOL-Netzwerk, ist auch diese „digitale Kuh“ im Handumdrehen wieder runter vom Eis.
Was soll die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch eigentlich bringen?
Einmal gemeistert, bringt die Umstellung auf E-Rechnungen tatsächlich viele Vorteile mit sich. Zu den wichtigsten zählen die Effizienzsteigerung durch Automatisierung, die Reduktion von Kosten für Druck und Versand sowie der Beitrag zum Umweltschutz durch den Verzicht auf Papier. Zudem minimieren automatisierte Prozesse das Risiko von Fehlern und sorgen für eine rechtliche Sicherheit bei der Rechnungsstellung und -annahme.
Darüber hinaus ist dem Gesetzgeber aber eine Sache besonders wichtig: Man möchte die deutsche Umsatzsteuerlücke in Höhe von mindestens zehn bis zwanzig Milliarden Euro pro Jahr schließen. Und das geht nur mit deutlich engmaschigeren Kontrollen, weniger Bürokratie und digitalen Übertragungs- und Prüfmechanismen – auch als „Continuous Transaction Controls“, kurz CTC, bekannt.
Konkret bedeutet das: Der deutsche Gesetzgeber führt ab dem kommenden Jahr die E-Rechnung ein, um spätestens nach Ende der definierten Übergangsfristen ab 2028 ein digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer in Deutschland zu etablieren. Damit können die steuerrechtlich relevanten Rechnungsdaten direkt an die Finanzbehörden übermittelt – und in Echtzeit automatisiert gegeneinander abgeglichen – werden. Bei jedem einzelnen Vorgang, wohlgemerkt.
Die Umstellung auf E-Rechnungen im Gastgewerbe ist unvermeidlich, eröffnet aber auch einige Chancen. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um rechtliche Risiken zu vermeiden und von den Effizienzgewinnen zu profitieren. cisbox bietet umfassende Lösungen und Unterstützung, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
