Digitalisierung ist in aller Munde – doch in puncto Zeiterfassung haben viele Unternehmen Nachholbedarf. Gleichzeitig verändern sich die Strukturen auf dem Arbeitsmarkt: Hybride Zeitmodelle fordern mehr Flexibilität vonseiten der Unternehmen. „Entsprechend modern und digital müssen sich Arbeitgeber aufstellen, um nicht nur die erforderliche Dokumentation sowie Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, sondern auch auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu sein“, weiß Marc Hoffmeister, Geschäftsführer der Miditec Datensysteme GmbH.

Von der Kür zur Pflicht

Spätestens mit Implementierung der Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes im deutschen Arbeitszeitgesetz müssen Unternehmen eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeit ihres Personals vorweisen können, ansonsten drohen entsprechende Bußgelder. „Für Unternehmer lohnt es sich daher, zeitnah zu handeln und gut vorbereitet zu sein“, erklärt Marc Hoffmeister. „Wie die systematische Erfassung erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings sollte die Lösung rechtlich sicher sein und sich für jegliche Arbeitsform – mobil oder standortgebunden – eignen. Die Zukunft der Zeiterfassung wird daher digital sein.“

Bürokratie abbauen − Effizienz steigern

Smarte Softwaresysteme bieten bei der Zeiterfassung nicht nur maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sondern sparen Unternehmen auch Zeit und Geld. „Viele unterschätzen den Aufwand für eine manuelle Zeiterfassung beispielsweise in Excel-Tabellen“, erklärt der Experte. „Ausfüllen, korrigieren, zusammenführen, überprüfen – alle diese Arbeitsschritte kosten Unternehmen bares Geld und sind zudem fehleranfällig.“ Bei einer smarten Lösung laufen alle Prozesse automatisiert. Wer sich digital aufstellt, sollte allerdings auf eine übersichtliche Benutzeroberfläche sowie eine einfache Bedienbarkeit für eine möglichst effiziente Abwicklung setzen.

Human Ressource

Nicht nur für Personalabteilungen kann eine smarte Zeiterfassung eine enorme Entlastung bedeuten. „Beim Einsatz einer zentralen Web-Software haben Mitarbeiter ortsungebunden Zugriff und können ihre Arbeitszeiten auch im Homeoffice oder im Außendienst entsprechend festhalten“, erläutert der Experte. „So können Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel bestimmen und entweder per Browserlösung oder über eine gekoppelte App dokumentieren.“ Gleichzeitig sorgt die neue geschaffene Transparenz für klare Strukturen und Absprachen und beugt Missverständnissen vor. Auch die Korrektur von Fehlzeiten, die Beantragung von Urlaub oder der Eintrag von Abwesenheitszeiten wird durch das flexible Zeiterfassungssystem enorm vereinfacht. Dank übersichtlicher Planungsansicht ist der Status der Mitarbeiter jederzeit einsehbar.

Individuelle Skalierbarkeit

Smarte Software passt sich an die internen Strukturen von Betrieben an und nicht umgekehrt. „Parametrierbare Module wie MTZ Time lassen sich bezüglich der Arbeitszeitmodelle individuell konfigurieren“, erklärt Marc Hoffmeister. „Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten werden dann automatisch berechnet.“ Bereits bei der Installation sollten allerdings klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen erhalten.

Digitale Personalarbeit?

Smarte Zeitwirtschaftslösungen sind nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen, sondern sie verringern zugleich den Administrationsaufwand und sorgen für mehr Flexibilität. Die gespeicherten Informationen finden beispielsweise Verwendung für die weiterführende Datenverarbeitung in einem entsprechend integrierten Lohn- und Gehaltssystem. „Wer hier auf integrierte Systeme statt auf einzelne Lösungen setzt, kann die Funktionen jederzeit nach Bedarf erweitern“, erklärt Marc Hoffmeister. „Dank vielfältiger Software-Schnittstellen lassen sich Zeiterfassung, Personalmanagement, Zutrittskontrolle und Gebäudesicherheit effizient miteinander verknüpfen.